Elektronisk fakturering
Strukturerte fakturadata kan leses direkte av mottakerens system. Det skiller EHF og eFaktura fra en vanlig PDF.
Elektronisk fakturering er utsending og mottak av faktura i digitale kanaler. Begrepet brukes både om strukturerte e-fakturaer og om PDF på e-post, men løsningene gir svært ulik grad av automatisering.
Formatene side om side
| Kanal | Vanlig mottaker | Strukturert data | Typisk behandling |
|---|---|---|---|
| EHF via Peppol | Bedrift og offentlig sektor | Ja | Leses og valideres av økonomisystemet |
| eFaktura | Privatperson | Ja | Presenteres i nettbank eller betalingsflate |
| PDF på e-post | Bedrift eller privatperson | Nei | Leses av menneske eller tolkes med OCR |
| Papir | Bedrift eller privatperson | Nei | Manuell behandling eller skanning |
En PDF kan være elektronisk distribuert, men den er først og fremst en visuell kopi. En strukturert e-faktura inneholder definerte felt for blant annet avsender, mottaker, fakturanummer, datoer, varelinjer, MVA og referanser.
EHF mellom virksomheter
EHF er et norsk elektronisk handelsformat basert på europeiske standarder. Dokumentene sendes normalt gjennom Peppol-nettverket via et aksesspunkt. Offentlige virksomheter bruker EHF i anskaffelsesprosessen, og mange private bedrifter kan også motta formatet.
En EHF bør inneholde de samme korrekte salgsopplysningene som en annen faktura. I tillegg må strukturen validere og kundens obligatoriske referanser ligge i riktige felt.
eFaktura til privatpersoner
eFaktura er en løsning for å presentere regninger til privatpersoner i nettbank og andre betalingsflater. Kunden kan kontrollere og godkjenne betalingen uten å skrive inn kontonummer, KID og beløp manuelt.
eFaktura til privatpersoner skal ikke beskrives som det samme som EHF eller ELMA. De to kanalene har forskjellige mottakere, registre og tekniske flyter.
Obligatorisk e-faktura fra 2027
Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura ved salg til andre bokføringspliktige virksomheter. Regjeringen har opplyst at format, unntak og nærmere avgrensninger skal fastsettes i forskrift. Kravet om digital bokføring gjelder fra 1. januar 2030, og mottakskravet har en overgang frem mot samme dato.
Les obligatorisk e-faktura fra 2027 og sjekklisten for overgangen for vedtatte datoer, avgrensning og tiltak.
Fordeler med strukturerte fakturaer
- kundedata og beløp trenger ikke registreres manuelt hos mottakeren
- formatet kan valideres før og under levering
- fakturaen kan rutes til riktig virksomhet og godkjenningsflyt
- MVA, varelinjer og referanser kan kontrolleres maskinelt
- status og avvisninger kan følges mer systematisk
- kreditnota kan kobles til originalfakturaen
Automatisering fjerner ikke behovet for kontroll. En teknisk gyldig EHF kan fortsatt ha feil kunde, MVA eller bestillingsnummer.
Vanlige årsaker til avvisning
- mottakeren finnes ikke på oppgitt elektronisk adresse
- organisasjonsnummeret er feil
- kundens bestillingsnummer mangler
- fakturaen bruker et felt eller format mottakeren ikke støtter
- beløp og MVA summerer ikke
- vedlegg mangler eller har feil format
- fakturaen er duplikat
Bruk fakturareferanse på faktura og fakturasjekklisten for å redusere avvisninger.
I ReAI
ReAI kobler elektronisk utsending til bokføring, kundereskontro og bank. Da kan teknisk status, kundens åpne post og senere betaling følges i samme arbeidsflyt. For en enkelt faktura uten full systemflyt kan du bruke gratis fakturaverktøy .