Elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering er å sende og motta fakturaer digitalt. En elektronisk faktura i egentlig forstand er strukturerte data som mottakerens økonomisystem kan behandle automatisk, slik som EHF mellom virksomheter og eFaktura til privatpersoner. En PDF på e-post er digital, men den må leses og registreres hos mottakeren.

Animasjonen viser forskjellen. Den strukturerte fakturaen går fra system til system og er klar til kontroll i det den kommer frem. PDF-en kommer raskt frem til innboksen, men stopper der til noen åpner den og fører opplysningene inn.

Kanalene side om side

En strukturert e-faktura har definerte felt for selger, kjøper, fakturanummer, datoer, varelinjer, MVA og referanser. En PDF viser de samme opplysningene som et bilde av et dokument.

Denne siden gir oversikten. Detaljene om hver kanal står i hva EHF er og hva eFaktura er.

Elektronisk fakturaflyt: fra ditt system til kundens

En EHF-faktura går gjennom fire ledd, slik animasjonen viser:

1. Ditt system lager fakturaen som strukturerte data og kontrollerer at formatet er gyldig.
2. Ditt aksesspunkt slår opp mottakerens organisasjonsnummer i adresseregisteret ELMA og finner hvilket aksesspunkt kunden bruker.
3. Kundens aksesspunkt tar imot fakturaen gjennom Peppol-nettverket og kvitterer for mottaket.
4. Kundens system leser feltene og legger fakturaen klar til kontroll og godkjenning.

Aksesspunktene fungerer som elektroniske postkontor. DFØ er norsk Peppol-myndighet og forvalter EHF-formatet, mens Digdir driver ELMA; se DFØs veiledning om aksesspunkt. Du trenger ikke avtale med et aksesspunkt selv når faktura- eller regnskapssystemet ditt har dette innebygd.

Mottakeren må være registrert for at fakturaen skal komme frem. Les mer om ELMA, eller sjekk en kunde direkte i EHF-oppslaget.

eFaktura til privatpersoner

eFaktura er løsningen for regninger til privatpersoner i nettbanken. Kunden får regningen i nettbanken med kontonummer, KID og beløp ferdig utfylt. eFaktura bruker ikke ELMA eller Peppol; de to kanalene har ulike mottakere, registre og tekniske flyter.

Elektronisk fakturabehandling hos mottakeren

Elektronisk fakturabehandling, også kalt digital fakturahåndtering, er arbeidet fra en leverandørfaktura kommer inn til den er betalt og bokført. Stegene er de samme uansett format, men hvor mye som går av seg selv, avhenger av hvordan fakturaen kommer inn:

Mottar du fortsatt mange PDF-er, kan en fakturatolk lese ut feltene, men resultatet må kontrolleres. Hele arbeidsgangen er beskrevet i behandling av inngående faktura.

Automatisering fjerner ikke behovet for kontroll. En teknisk gyldig EHF kan fortsatt ha feil kunde, MVA eller bestillingsnummer.

Krav til elektronisk faktura

Offentlig sektor. Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser definerer elektronisk faktura som et betalingskrav som er utformet, oversendt og mottatt elektronisk, og som kan behandles automatisk i mottakerens økonomisystem. Godkjente formater er EHF og Peppol BIS Billing; se forskriften på Lovdata. Praktiske råd står i faktura til offentlig sektor.

Mellom virksomheter. Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige utstede elektronisk faktura ved salg til andre bokføringspliktige. Skattedirektoratet fastsatte forskriften 29. september 2026. Hovedpunktene er:

• Godkjente standarder er EHF Fakturering og Peppol BIS Billing, og tilsvarende for selvfakturering, i versjon 3.0 eller nyere.
• Frem til 1. januar 2030 gjelder sendeplikten i praksis bare når kjøperen kan motta e-faktura, altså er registrert i ELMA.
• I samme overgangsperiode kan andre strukturerte formater brukes, for eksempel EDIFACT.
• PDF kan ikke brukes når den bokføringspliktige kjøperen kan motta elektronisk faktura.
• Det er unntak for blant annet bokføringspliktige med lav omsetning og for konkursbo, og egne regler for finansvirksomhet og forsikring.

Se Skatteetatens omtale av forskriftene for alle detaljene. Hva dette betyr for bedriften, står i obligatorisk e-faktura fra 2027 og i guiden til digital bokføring fra 2030.

Salg til privatpersoner er ikke omfattet av kravet. Der velger du selv mellom eFaktura, e-post og papir.

Slik sender du e-faktura selv

1. Sjekk mottakeren. Slå opp kundens organisasjonsnummer og se om kunden kan motta EHF.
2. Legg inn riktige referanser. Mange kunder krever bestillingsnummer eller kontaktperson i bestemte felt. Se fakturareferanse på faktura.
3. Send fra fakturasystemet. Velg EHF som sendemåte; du lager ingen egen fil. Se hvordan du lager og sender faktura i ReAI.
4. Følg med på status. En avvist faktura er ikke levert. Rett feilen og send på nytt.
5. Følg betalingen. Fakturaen står som åpen post i kundereskontroen til innbetalingen er koblet til den.

I ReAI henger utsending, bokføring, kundereskontro og bank sammen, slik at du ser teknisk status, åpen post og betaling på samme sted.

Vanlige årsaker til avvisning

• mottakeren er ikke registrert for EHF på organisasjonsnummeret du har brukt
• organisasjonsnummeret er feil
• kundens bestillingsnummer eller referanse mangler
• beløp og MVA summerer ikke
• vedlegg mangler eller har et format mottakeren ikke støtter
• fakturaen er sendt to ganger

Vanlige spørsmål

Er en PDF på e-post en elektronisk faktura?

Den er sendt elektronisk, men den er ikke en strukturert e-faktura. Mottakerens system kan ikke lese feltene direkte, og fra 2027 kan PDF ikke brukes mellom bokføringspliktige når kjøperen kan motta elektronisk faktura.

Hva er forskjellen på EHF og eFaktura?

EHF går mellom virksomheter og til offentlig sektor gjennom Peppol. eFaktura går til privatpersoner gjennom bankene og vises i nettbanken.

Må en liten bedrift ha et eget system for å sende EHF?

Du trenger et faktura- eller regnskapssystem som er koblet til et aksesspunkt. Selve formatet og oppslaget i ELMA håndteres av systemet.