Hva er en fakturatolk?
Slik gjør OCR og dokumentforståelse en PDF-faktura om til data som kan behandles i regnskapet.
En fakturatolk leser informasjon fra PDF-er og bilder av inngående fakturaer og gjør den om til strukturerte data. Løsningen bruker vanligvis OCR for å gjenkjenne tekst og regler eller maskinlæring for å finne felter som leverandør, fakturanummer, beløp, MVA, KID og forfallsdato.
Fakturatolk er særlig nyttig når leverandøren sender PDF. En EHF-faktura inneholder allerede strukturerte felter og trenger derfor ikke tolkes på samme måte.
Fra dokument til bokføringsforslag
En typisk arbeidsflyt består av fem trinn:
- Fakturaen mottas via e-post, opplasting eller dokumentmottak.
- OCR leser teksten og identifiserer dokumentets oppbygning.
- Fakturatolken foreslår sentrale felter og linjer.
- Systemet kontrollerer opplysningene mot leverandørregister, avtaler og tidligere bilag.
- En bruker attesterer, konterer og godkjenner før betaling og bokføring.
Fakturatolken bør være starten på kontrollen, ikke en erstatning for den. Les hele prosessen for behandling av inngående faktura.
Hvilke felter kan tolkes?
| Felt | Nyttig kontroll |
|---|---|
| Leverandør og organisasjonsnummer | Finnes leverandøren, og stemmer kontoen med registeret? |
| Fakturanummer | Er fakturaen allerede registrert? |
| Faktura- og forfallsdato | Er datoene sannsynlige og innenfor avtalen? |
| Nettobeløp, MVA og total | Summerer linjene og avgiftsbeløpene riktig? |
| KID og kontonummer | Matcher betalingsinformasjonen kjent leverandørinformasjon? |
| Varelinjer og referanser | Finnes bestilling, prosjekt eller kostnadssted? |
En god løsning viser både det tolkede feltet og stedet i originaldokumentet. Da kan brukeren raskt kontrollere usikre verdier.
Tolkning er ikke det samme som validering
OCR kan lese at et dokument sier «25 % MVA», men avgjør ikke nødvendigvis om satsen er riktig. På samme måte kan teknologien lese et kontonummer uten å vite om en svindler har byttet det ut.
Bygg derfor inn kontroller for:
- duplikater basert på leverandør, fakturanummer og beløp
- endring av bankkonto eller betalingsmottaker
- avvik mellom faktura, bestilling og varemottak
- uvanlig beløp, MVA-kode eller kontering
- manglende leveringsdokumentasjon og godkjenning
- kreditnotaer og negative beløp
Høy sikkerhet kan gi automatisk forslag. Lav sikkerhet eller regelbrudd bør sende fakturaen til manuell kontroll.
Fakturatolk, EHF og e-post
| Format | Datakvalitet | Behov for tolkning |
|---|---|---|
| EHF | Strukturerte felter fra avsender | Vanligvis lite eller ingen OCR |
| PDF med tekstlag | Lesbar tekst, men uensartet struktur | Ja |
| Skannet PDF eller bilde | Piksler uten pålitelig tekstlag | Ja, og oftere manuell kontroll |
| E-posttekst med vedlegg | Relevant informasjon kan ligge flere steder | Ja, og tydelig dokumentmottak |
Overgangen til obligatorisk e-faktura mellom bokføringspliktige virksomheter fra 2027 vil redusere behovet for å tolke PDF på enkelte transaksjoner. Fakturatolk vil fortsatt være relevant for eldre dokumenter, utenlandske leverandører, kvitteringer og avsendere uten strukturert format. Sammenligningen av elektronisk fakturabehandling viser steg for steg hva som skiller de to. Se hva e-fakturakravet betyr.
Slik velger du løsning
Test med egne dokumenter, ikke bare leverandørens standardeksempler. Ta med små og store leverandører, skannede fakturaer, kreditnotaer, utenlandsk valuta og dokumenter med flere MVA-satser.
Vurder deretter:
- hvor mange felter som blir riktige uten manuell retting
- om usikre felt markeres tydelig
- hvordan duplikater og endrede kontonumre oppdages
- om originaldokument, endringer og godkjenninger har et revisjonsspor
- integrasjon med leverandørreskontro, bank, betaling og arkiv
- hvordan personopplysninger og dokumenter lagres og sikres
- pris per dokument, bruker og integrasjon
Målet bør være kortere behandlingstid og bedre kontroll, ikke bare høyest mulig automatisk godkjenningsgrad.
Fakturatolk i en samlet arbeidsflyt
Tolkede data gir mest verdi når de går videre til attestering, leverandørreskontro, betaling og bokføring uten ny registrering. ReAI samler dokumentmottak, kontroll, regnskap og bank slik at avvik kan håndteres i samme system.
Se flere guider om digitalisering av regnskap eller sammenlign kravene du bør stille til et regnskapsprogram.