Hva er en fakturatolk?
Slik gjør OCR og dokumentforståelse en PDF-faktura om til data som kan behandles i regnskapet.
En fakturatolk leser informasjon fra PDF-er og bilder av inngående fakturaer og gjør den om til strukturerte data. Løsningen bruker vanligvis OCR for å gjenkjenne tekst og regler eller maskinlæring for å finne felter som leverandør, fakturanummer, beløp, MVA, KID og forfallsdato.
Fakturatolk er særlig nyttig når leverandøren sender PDF. En EHF-faktura inneholder allerede strukturerte felter og trenger derfor ikke tolkes på samme måte.
Fra dokument til bokføringsforslag
En typisk arbeidsflyt består av fem trinn:
- Fakturaen mottas via e-post, opplasting eller dokumentmottak.
- OCR leser teksten og identifiserer dokumentets oppbygning.
- Fakturatolken foreslår sentrale felter og linjer.
- Systemet kontrollerer opplysningene mot leverandørregister, avtaler og tidligere bilag.
- En bruker attesterer, konterer og godkjenner før betaling og bokføring.
Fakturatolken bør være starten på kontrollen, ikke en erstatning for den. Les hele prosessen for behandling av inngående faktura .
Hvilke felter kan tolkes?
| Felt | Nyttig kontroll |
|---|---|
| Leverandør og organisasjonsnummer | Finnes leverandøren, og stemmer kontoen med registeret? |
| Fakturanummer | Er fakturaen allerede registrert? |
| Faktura- og forfallsdato | Er datoene sannsynlige og innenfor avtalen? |
| Nettobeløp, MVA og total | Summerer linjene og avgiftsbeløpene riktig? |
| KID og kontonummer | Matcher betalingsinformasjonen kjent leverandørinformasjon? |
| Varelinjer og referanser | Finnes bestilling, prosjekt eller kostnadssted? |
En god løsning viser både det tolkede feltet og stedet i originaldokumentet. Da kan brukeren raskt kontrollere usikre verdier.
Tolkning er ikke det samme som validering
OCR kan lese at et dokument sier «25 % MVA», men avgjør ikke nødvendigvis om satsen er riktig. På samme måte kan teknologien lese et kontonummer uten å vite om en svindler har byttet det ut.
Bygg derfor inn kontroller for:
- duplikater basert på leverandør, fakturanummer og beløp
- endring av bankkonto eller betalingsmottaker
- avvik mellom faktura, bestilling og varemottak
- uvanlig beløp, MVA-kode eller kontering
- manglende leveringsdokumentasjon og godkjenning
- kreditnotaer og negative beløp
Høy sikkerhet kan gi automatisk forslag. Lav sikkerhet eller regelbrudd bør sende fakturaen til manuell kontroll.
Fakturatolk, EHF og e-post
| Format | Datakvalitet | Behov for tolkning |
|---|---|---|
| EHF | Strukturerte felter fra avsender | Vanligvis lite eller ingen OCR |
| PDF med tekstlag | Lesbar tekst, men uensartet struktur | Ja |
| Skannet PDF eller bilde | Piksler uten pålitelig tekstlag | Ja, og oftere manuell kontroll |
| E-posttekst med vedlegg | Relevant informasjon kan ligge flere steder | Ja, og tydelig dokumentmottak |
Overgangen til obligatorisk e-faktura mellom bokføringspliktige virksomheter fra 2027 vil redusere behovet for å tolke PDF på enkelte transaksjoner. Fakturatolk vil fortsatt være relevant for eldre dokumenter, utenlandske leverandører, kvitteringer og avsendere uten strukturert format. Se hva e-fakturakravet betyr .
Slik velger du løsning
Test med egne dokumenter, ikke bare leverandørens standardeksempler. Ta med små og store leverandører, skannede fakturaer, kreditnotaer, utenlandsk valuta og dokumenter med flere MVA-satser.
Vurder deretter:
- hvor mange felter som blir riktige uten manuell retting
- om usikre felt markeres tydelig
- hvordan duplikater og endrede kontonumre oppdages
- om originaldokument, endringer og godkjenninger har et revisjonsspor
- integrasjon med leverandørreskontro, bank, betaling og arkiv
- hvordan personopplysninger og dokumenter lagres og sikres
- pris per dokument, bruker og integrasjon
Målet bør være kortere behandlingstid og bedre kontroll, ikke bare høyest mulig automatisk godkjenningsgrad.
Fakturatolk i en samlet arbeidsflyt
Tolkede data gir mest verdi når de går videre til attestering, leverandørreskontro , betaling og bokføring uten ny registrering. ReAI samler dokumentmottak, kontroll, regnskap og bank slik at avvik kan håndteres i samme system.
Se flere guider om digitalisering av regnskap eller sammenlign kravene du bør stille til et regnskapsprogram .