Inngående faktura

En inngående faktura er en faktura virksomheten mottar fra en leverandør. Den dokumenterer et kjøp og kan opprette leverandørgjeld, kostnad eller eiendel og eventuell fradragsberettiget inngående MVA.

En god fakturaflyt har seks tydelige steg: mottak, kontroll, godkjenning, bokføring, betaling og avstemming.

Arbeidsflyten

Mottak uten duplikater

Bruk helst én hovedkanal per leverandør. Hvis samme faktura kommer som både EHF og PDF, må systemet kjenne igjen leverandør, fakturanummer og beløp før dokumentet bokføres eller betales to ganger.

• EHF gir strukturerte felt som kan valideres og bokføres automatisk.
• PDF må tolkes, og feltene bør kontrolleres mot originaldokumentet.
• Skannet papir krever både lesbar skanning og oppbevaring etter bokføringsreglene.

En PDF vedlagt e-post er ikke en strukturert e-faktura. Les elektronisk fakturering .

Kontroller leverandøren

Før fakturaen godkjennes, kontroller:

• juridisk navn og organisasjonsnummer
• at kontonummeret tilhører riktig leverandør
• at endret bankkonto er bekreftet i en separat kanal
• at leverandøren er registrert for MVA dersom MVA er spesifisert
• at fakturanummer og dato ikke er brukt tidligere
• at betalingsmottaker og leverandør kan forklares dersom de er ulike

Endring av bankkonto kombinert med hastverk er et vanlig svindelsignal. Ikke godkjenn kontonummerendringen bare fordi den står på en tilsynelatende kjent PDF.

Kontroller kjøpet og leveransen

Den som kjenner kjøpet bør bekrefte:

1. At varen eller tjenesten faktisk er bestilt.
2. At den er levert i avtalt mengde og kvalitet.
3. At pris, rabatt, frakt og gebyr følger avtalen.
4. At bestillingsnummer, prosjekt og avdeling er riktige.
5. At kreditnota eller tidligere delbetaling er trukket fra.

Ved ordrebaserte innkjøp kan fakturaen matches mot bestilling og varemottak. Avvik bør få en navngitt eier og ikke bare bli liggende ubetalt.

MVA og bokføring

Fakturaen må oppfylle dokumentasjonskravene for at den skal gi grunnlag for fradrag for inngående MVA. Kontroller blant annet selger, kjøper, organisasjonsnummer, leveranse, MVA-grunnlag, sats og beløp.

Vurder deretter:

• om kjøpet gjelder virksomheten
• om fradragsretten er full, delvis eller mangler
• hvilken periode leveransen tilhører
• om beløpet er kostnad, forskudd eller eiendel
• om prosjekt, avdeling eller annen dimensjon er nødvendig

Ikke rett leverandørens faktura ved å redigere PDF-en. Be leverandøren om kreditnota og ny faktura når dokumentet er feil.

Godkjenning og arbeidsdeling

Skille mellom:

• den som bestilte
• den som bekrefter leveransen
• den som konterer
• den som godkjenner betalingen

I små virksomheter kan én person ha flere roller, men systemet bør fortsatt vise hvem som utførte hver handling og når. Beløpsgrenser, stedfortreder og fraværsrutiner bør være dokumentert.

Betaling og avstemming

Før betaling kontrolleres forfallsdato, konto, KID, valuta og eventuelle kreditnotaer. Etter bankbetalingen skal leverandørreskontroen lukkes mot riktig faktura.

Vanlige avvik er:

• delbetaling eller samlet betaling av flere fakturaer
• bankgebyr og valutadifferanse
• betaling uten KID
• kreditnota som ikke er motregnet
• dobbeltbetaling
• betaling til gammel konto

Ikke bokfør differansen direkte som kostnad før årsaken er kjent.

Nøkkelkontroller hver måned

• duplikater og fakturaer med samme beløp
• fakturaer uten godkjenning
• forfalte leverandørposter
• debetsaldo hos leverandør
• betalinger uten faktura
• fakturaer med endret kontonummer
• MVA-koder som avviker fra leverandør eller kostnadstype
• gamle avvik som mangler eier

ReAI mottar EHF og dokumenter, foreslår leverandør, konto og MVA-kode, og sender avvik til godkjenning. Faktura, betalingsfil, bankhendelse og leverandørreskontro blir dermed én sporbar arbeidsflyt.

Kilder

• Bokføringsforskriften om kjøpsdokumentasjon
• Skatteetaten om inntekter, faktura og dokumentasjon
• Digdir om EHF og digitale anskaffelser