KID på faktura
KID er en numerisk betalingsreferanse med kontrollsiffer som gjør automatisk avstemming av innbetalinger mulig.
KID står for kundeidentifikasjon. Nummeret følger betalingen fra kundens bank og gjør det mulig å matche innbetalingen automatisk mot riktig kunde og faktura.
KID er ikke det samme som fakturanummer, selv om fakturanummeret ofte inngår i KID-en. Det er heller ikke det samme som kundens bestillingsnummer eller fakturareferanse .
Hva består en KID av?
En KID er en tallrekke som kan inneholde:
- kundenummer
- fakturanummer
- eventuell type- eller avtaleinformasjon
- kontrollsiffer beregnet med MOD10 eller MOD11
Oppbygningen bestemmes av betalingsmottakeren innenfor avtalen med banken eller betalingstjenesten. Kontrollsifferet gjør at banken kan avvise mange tastefeil før betalingen sendes.
MOD10 og MOD11
| Metode | Kjennetegn | Bruk |
|---|---|---|
| MOD10 | Kontrollsiffer beregnes med vekter 2 og 1 | Vanlig for mange KID-oppsett |
| MOD11 | Kontrollsiffer beregnes med vekter 2–7 | Brukes når avtalen krever det; enkelte grunnlag kan ikke få gyldig siffer |
Du trenger normalt ikke beregne kontrollsifferet manuelt. Faktura- eller banksystemet gjør det etter oppsettet i KID-avtalen. Du kan bruke ReAIs KID-validator for å kontrollere en eksisterende referanse.
Slik følger KID betalingen
- Fakturasystemet genererer KID etter avtalt struktur.
- KID vises på fakturaen og følger med i eFaktura eller EHF.
- Kunden bruker KID ved betaling.
- Banken sender transaksjonen med KID til betalingsmottakeren.
- Regnskapssystemet finner den åpne fakturaen og avstemmer beløpet.
- Avvik, delbetaling eller feil beløp sendes til kontroll.
Automatisk avstemming forutsetter at banken og regnskapssystemet utveksler riktig betalingsfil eller API-data. En gyldig KID alene lukker ikke fakturaen hvis innbetalingen ikke importeres.
Må en faktura ha KID?
Nei. KID er nyttig, men ikke et generelt lovkrav til faktura. Små virksomheter kan bruke fakturanummer i meldingsfeltet og avstemme betalinger manuelt. Ulempen er mer arbeid og større risiko for at en betaling blir liggende uidentifisert.
KID er særlig nyttig når du:
- sender mange fakturaer
- har mange kunder med like beløp
- tilbyr delbetaling eller abonnement
- vil sende automatiske påminnelser basert på reell betalingsstatus
- trenger presis aldersfordelt kundereskontro
Når kunden betaler uten KID
Forsøk å finne riktig faktura ved hjelp av beløp, dato, avsenderkonto, fakturanummer og melding. Kontroller at betalingen ikke gjelder flere fakturaer eller et annet selskap i konsernet.
Les innbetaling uten KID før du bokfører beløpet på en midlertidig samlekonto.
Vanlige feil
- samme KID gjenbrukes på flere fakturaer når strukturen skulle vært unik
- kunden bruker fakturanummer i KID-feltet uten gyldig kontrollsiffer
- KID-avtalen i banken og oppsettet i systemet bruker ulik lengde eller metode
- en betaling blir purret fordi banktransaksjonen ikke er importert
- delbetaling lukker hele fakturaen
- KID forveksles med kundens PO-nummer
ReAI kobler KID, banktransaksjon og kundereskontro. Automatiske forslag bør fortsatt sende differanser, duplikater og uidentifiserte betalinger til kontroll i stedet for å tvinge gjennom en usikker avstemming.