Kontantfaktura
Kontantfaktura kan i enkelte tilfeller brukes som alternativ til kassasystem, men må utstedes for hvert salg med fullstendige kjøperopplysninger.
En kontantfaktura er et salgsdokument for et kontantsalg, altså et salg der kunden gjør opp ved levering med kontanter, betalingskort eller en mobil betalingsløsning som Vipps.
Ordet «kontant» viser til når oppgjøret skjer, ikke bare til sedler og mynter. Kontantfaktura er et særskilt alternativ til kassasystem og må ikke forveksles med en vanlig faktura som betales senere.
Kontantfaktura, kvittering eller kredittfaktura?
| Dokument | Når betaler kunden? | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Salgskvittering | Ved levering | Registreres normalt i produkterklært kassasystem |
| Kontantfaktura | Ved levering | Fullt salgsdokument med identifisert kjøper |
| Ordinær faktura | Etter levering | Oppretter normalt en kundefordring frem til betaling |
Når kan kontantfaktura brukes?
Bokføringsforskriften åpner for at kontantsalg ikke trenger å registreres i kassasystem dersom virksomheten utsteder kontantfaktura i samsvar med kravene til ordinær salgsdokumentasjon.
Det betyr i praksis:
- kontantfaktura må utstedes for hvert eneste kontantsalg
- fakturaen må identifisere kjøperen
- beløpets størrelse gir ikke unntak fra kjøperkravet
- fakturaen må ha maskinelt tildelt nummer i kontrollerbar rekke
- betaling og kassabeholdning må kunne avstemmes
For virksomheter med mange anonyme kunder er produkterklært kassasystem normalt mer praktisk.
Krav til innhold
Kontantfakturaen skal inneholde de samme opplysningene som en ordinær faktura, blant annet:
- fakturanummer og dato
- selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
- kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
- beskrivelse av varen eller tjenesten
- leveringstid og leveringssted når det er relevant
- pris, MVA-grunnlag, sats og beløp
- totalbeløp
- opplysning om at fakturaen er betalt og betalingsmåte
Se kravene til faktura for den fullstendige kontrollen.
Daglig avstemming
Når kontantfaktura brukes som alternativ til kassasystem, må oppgjøret kunne avstemmes. Altinn fremhever daglig opptelling av kassabeholdningen mot utstedte kontantfakturaer.
Kontroller per dag:
- Kontantfakturaer i nummerrekkefølge.
- Betaling fordelt på kontanter, kort og mobilbetaling.
- Faktisk kassabeholdning.
- Bank- og kortoppgjør.
- Returer, feil og kreditnotaer.
- Eventuelle differanser med forklaring og godkjenning.
En Vipps- eller korttransaksjon er betalingsdokumentasjon, men erstatter ikke salgsdokumentet.
Feil og retur
Ikke slett en utstedt kontantfaktura. Hvis salget må reverseres, opprett en kreditnota og dokumenter tilbakebetalingen.
Ved makulering før fakturaen er utstedt må nummeret og årsaken fortsatt kunne spores i serien.
Når bør du bruke kassasystem?
Velg kassasystem når:
- kundene normalt er privatpersoner som ikke skal registreres med navn
- salgsvolumet er høyt
- flere ansatte tar imot betaling
- retur, rabatt og dagsoppgjør må håndteres raskt
- bransjen har særskilte kassakrav
Kontantfaktura er bedre egnet for få, identifiserte kunder hvor fullt fakturainnhold kan registreres ved hvert salg.