Prøv gratis

Kontroll av leverandørbetalinger er rutinene som sikrer at bedriften bare betaler riktige, godkjente fakturaer, til riktig mottaker og til riktig tid. Feil her koster penger direkte: dobbeltbetalinger må kreves tilbake, og penger sendt til en svindler kommer sjelden tilbake.

Kontrollene i riktig rekkefølge

StegKontrollHvem
1. MottakFakturaen er registrert én gang, med riktig leverandør og organisasjonsnummerDen som mottar
2. AttestasjonVaren eller tjenesten er bestilt, levert og priset som avtaltDen som bestilte
3. AnvisningKjøpet er innenfor budsjett og fullmaktLeder med fullmakt
4. BokføringRiktig konto, mva-kode og periodeRegnskap
5. BetalingsforslagForfall, beløp, kontonummer og KID stemmer med fakturaenRegnskap
6. Godkjenning i bankenBetalingen godkjennes av en annen enn den som la den innLeder eller daglig leder
7. AvstemmingBankbetalingen er koblet til fakturaen i leverandørreskontroenRegnskap

I små bedrifter må én person ofte gjøre flere steg. Da bør i det minste registrering og godkjenning av betalingen deles, og systemet bør logge hvem som gjorde hva.

Kontonummer: den viktigste enkeltkontrollen

Den vanligste formen for fakturasvindel er en e-post som ser ut til å komme fra en kjent leverandør og melder om nytt kontonummer. Slik beskytter du deg:

  • Bekreft nytt kontonummer ved å ringe leverandøren på et nummer du allerede har, ikke nummeret i e-posten.
  • La en annen person enn den som endret leverandørkortet, godkjenne endringen.
  • Vær ekstra varsom når endringen kommer sammen med hastverk, et nytt betalingsland eller en ny kontaktperson.
  • Kontroller at kontonummer og leverandør på fakturaen er de samme som i leverandørregisteret.

Les mer om fakturakontroll og godkjenningsflyt.

Før betalingen sendes

  • Duplikater: samme leverandør, fakturanummer eller beløp i samme periode
  • Kreditnotaer: er åpne kreditnotaer trukket fra?
  • Forfall: betales fakturaen for tidlig eller etter forfall med påløpt rente?
  • KID og melding: har betalingen riktig KID eller fakturanummer, slik at leverandøren kan finne den?
  • Valuta: stemmer valuta, IBAN og BIC ved betaling til utlandet? Se betaling i valuta.
  • Betalingsfilen: er filen som godkjennes i banken identisk med betalingsforslaget? Se godkjenning av betalingsfiler.

Etter betalingen: avstemming

Når betalingen er gjennomført, bokføres den mot leverandørgjelden, og posten lukkes i leverandørreskontroen. Betaling av en faktura på 25 000 kr:

KontoDebetKredit
2400 Leverandørgjeld (leverandør og faktura)25 000
1920 Bankinnskudd25 000

Kontroller hver måned at leverandørreskontroen stemmer med konto 2400 i hovedboken, og se spesielt etter:

  • leverandører med debetsaldo, som ofte betyr dobbeltbetaling eller en kreditnota som ikke er brukt
  • betalinger som ikke er koblet til noen faktura
  • forfalte, ubetalte fakturaer uten forklaring

Hvis noe har gått galt

SituasjonTiltak
DobbeltbetalingBe leverandøren om tilbakebetaling eller motregning mot neste faktura, og dokumenter avtalen
Betaling til feil konto etter svindelKontakt banken straks for å forsøke å stanse betalingen, og anmeld forholdet til politiet
Feil beløpAvklar differansen med leverandøren før den kostnadsføres eller avskrives

Slik hjelper ReAI

I ReAI blir leverandørfakturaer registrert, attestert og godkjent i samme flyt som betalingen. Betalingsforslaget kan kontrolleres før det sendes til banken, og bankhendelsene kobles tilbake til fakturaen i leverandørreskontroen.

Les også inngående faktura og leverandørgjeld.