Kontantkasse i regnskap – guide til bruk og håndtering
Hva kontantkasse er, lovkrav, internkontroll og beste praksis for sikker håndtering og avstemming i norsk regnskap.
Kontantkasse er kassen der virksomheten oppbevarer sedler og mynter, enten det er skuffen i et kassasystem, en vekselkasse eller en liten kasse for småutgifter. I regnskapet føres kontantene på en egen konto, som 1900 Kontanter, og saldoen skal alltid kunne forklares med bilag og tellinger.
To typer kontantkasse
| Type | Brukes til | Viktigste krav |
|---|---|---|
| Kasse for kontantsalg | Kontanter fra kunder ved salg over disk | Salget registreres i et kassasystem, og kassen telles og avstemmes daglig mot Z-rapporten |
| Småkasse (håndkasse) | Små utlegg som porto, parkering og kontorrekvisita | Hver utbetaling dokumenteres med kvittering, og kassen avstemmes før den fylles opp |
Salg skal ikke gå utenom kassasystemet og rett i en løs kontantkasse. Hvis virksomheten har kontantsalg, er hovedregelen at salget registreres i et kassasystem med produkterklæring. Se kontantsalg for hva som regnes som kontantsalg.
Krav i bokføringsreglene
- Dokumentasjon: Alle inn- og utbetalinger i kassen skal ha bilag, for eksempel Z-rapport, kvittering eller intern bekreftelse på innskudd i bank.
- Daglig telling ved kontantsalg: Bokføringsforskriften krever at kontantbeholdningen telles daglig og sammenholdes med Z-rapporten for hvert kassapunkt. Differanser skal forklares og dokumenteres med dato og signatur. Se kasseoppgjør.
- Avstemming i regnskapet: Saldoen på kontantkontoen skal stemme med talt beholdning. En kontantkonto kan aldri ha negativ saldo.
- Oppbevaring: Regnskapsmateriale og dokumentasjon skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.
Bokføring av kontantkasse
Eksemplene gjelder en butikk som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
Kontantsalg på 2 300 kr inkludert 25 % mva:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1900 Kontanter | 2 300 | |
| 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig | 1 840 | |
| 2700 Utgående mva, høy sats | 460 |
Kjøp av kontorrekvisita fra kassen, 200 kr inkludert 25 % mva:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6800 Kontorrekvisita | 160 | |
| 2710 Inngående mva, høy sats | 40 | |
| 1900 Kontanter | 200 |
Innskudd i bank av 5 000 kr:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1920 Bankinnskudd | 5 000 | |
| 1900 Kontanter | 5 000 |
Kasseoverskudd og kassedifferanser føres på en egen konto og dokumenteres, slik at de ikke skjules i salget eller i en annen kostnad.
Eksempel på kontantkasseoversikt
| Dato | Beskrivelse | Inn (kr) | Ut (kr) | Saldo (kr) |
|---|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | Vekselkasse, åpning | 3 000 | ||
| 01.09.2026 | Kontantsalg ifølge Z-rapport | 2 300 | 5 300 | |
| 01.09.2026 | Kontorrekvisita, kvittering 114 | 200 | 5 100 | |
| 02.09.2026 | Innskudd i bank | 2 100 | 3 000 |
Etter innskuddet er kassen tilbake på fast vekselbeholdning. Da er det lett å se om noe mangler.
Internkontroll
- Skill oppgavene: Den som teller kassen, bør ikke være den samme som bokfører den, hvis bemanningen tillater det.
- Fast vekselbeholdning: Start hver dag med samme kjente beløp.
- Hyppige innskudd: Sett overskytende kontanter i banken jevnlig, slik at det ligger lite penger i kassen.
- Låst oppbevaring og begrenset tilgang: Bare autoriserte personer bør ha tilgang.
- Stikkprøver: Uanmeldte tellinger avdekker svinn tidlig.
Kontantkassen i ReAI
I ReAI henger kassasystemet sammen med regnskapet. Z-rapporten danner grunnlag for bokføringen av salget, og kassedifferanser, innskudd og småkasseutgifter kan dokumenteres med bilag på samme sted. Les også dagsoppgjør og kassebeholdning.