Kontantkasse i regnskap – guide til bruk og håndtering

Kontantkasse er kassen der virksomheten oppbevarer sedler og mynter, enten det er skuffen i et kassasystem, en vekselkasse eller en liten kasse for småutgifter. I regnskapet føres kontantene på en egen konto, som 1900 Kontanter , og saldoen skal alltid kunne forklares med bilag og tellinger.

To typer kontantkasse

Salg skal ikke gå utenom kassasystemet og rett i en løs kontantkasse. Hvis virksomheten har kontantsalg, er hovedregelen at salget registreres i et kassasystem med produkterklæring. Se kontantsalg for hva som regnes som kontantsalg.

Krav i bokføringsreglene

• Dokumentasjon: Alle inn- og utbetalinger i kassen skal ha bilag, for eksempel Z-rapport, kvittering eller intern bekreftelse på innskudd i bank.
• Daglig telling ved kontantsalg: Bokføringsforskriften krever at kontantbeholdningen telles daglig og sammenholdes med Z-rapporten for hvert kassapunkt. Differanser skal forklares og dokumenteres med dato og signatur. Se kasseoppgjør .
• Avstemming i regnskapet: Saldoen på kontantkontoen skal stemme med talt beholdning. En kontantkonto kan aldri ha negativ saldo.
• Oppbevaring: Regnskapsmateriale og dokumentasjon skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.

Bokføring av kontantkasse

Eksemplene gjelder en butikk som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Kontantsalg på 2 300 kr inkludert 25 % mva:

Kjøp av kontorrekvisita fra kassen, 200 kr inkludert 25 % mva:

Innskudd i bank av 5 000 kr:

Kasseoverskudd og kassedifferanser føres på en egen konto og dokumenteres, slik at de ikke skjules i salget eller i en annen kostnad.

Eksempel på kontantkasseoversikt

Etter innskuddet er kassen tilbake på fast vekselbeholdning. Da er det lett å se om noe mangler.

Internkontroll

• Skill oppgavene: Den som teller kassen, bør ikke være den samme som bokfører den, hvis bemanningen tillater det.
• Fast vekselbeholdning: Start hver dag med samme kjente beløp.
• Hyppige innskudd: Sett overskytende kontanter i banken jevnlig, slik at det ligger lite penger i kassen.
• Låst oppbevaring og begrenset tilgang: Bare autoriserte personer bør ha tilgang.
• Stikkprøver: Uanmeldte tellinger avdekker svinn tidlig.

Kontantkassen i ReAI

I ReAI henger kassasystemet sammen med regnskapet. Z-rapporten danner grunnlag for bokføringen av salget, og kassedifferanser, innskudd og småkasseutgifter kan dokumenteres med bilag på samme sted. Les også dagsoppgjør og kassebeholdning .