Hva er kasseoppgjør og dagsoppgjør?

Kasseoppgjør er avstemmingen av kassen ved dagens slutt: Du sammenligner dagens salg ifølge kassasystemet med kontantene i skuffen og kort- og mobilbetalingene. Målet er at kassadagen kan forklares, og at eventuelle avvik blir dokumentert.

Kasseoppgjør og dagsoppgjør brukes om det samme. Bokføringsforskriften bruker ordet dagsoppgjør. Det er ikke det samme som å ferdigstille hele bedriftens regnskap hver kveld: et kortoppgjør kan for eksempel komme i banken senere.

X-rapport, Z-rapport og betalingsrapport

En X-rapport erstatter ikke Z-rapporten ved dagens slutt. Skatteetaten forklarer krav til rapporter og kassapunkter i sine spørsmål og svar om kassasystemer , og Altinn har en veiledning om kontantsalg og kassasystem .

Hva krever regelverket?

Virksomheter som må ha kassasystem, skal etter bokføringsforskriften § 5-3-14 :

• ta ut en Z-rapport fra hvert kassapunkt ved dagens slutt
• telle kontantbeholdningen daglig og sammenholde den med Z-rapporten
• avstemme hvert kassapunkt for seg
• datere dagsoppgjøret og vise hvem som har talt

Kontantsalg skal registreres fortløpende i et produkterklært kassasystem. Virksomheter med få kunder kan i stedet utstede kontantfaktura for hvert salg. Dagsoppgjørene er regnskapsmateriale og skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.

Slik gjør du kasseoppgjøret

1. Avslutt salget og sørg for at alle kjøp er fullført i kassasystemet.
2. Ta ut Z-rapporten for kassapunktet. En X-rapport kan brukes til kontroll underveis, men nullstiller ikke.
3. Tell kontantene med et telleskjema, gjerne to personer sammen.
4. Beregn forventet kontantbeholdning: vekselkasse ved start + kontantsalg − dokumenterte uttak.
5. Sammenlign kort og Vipps med betalingsterminalens rapport.
6. Forklar og dokumenter differanser.
7. Legg kontanter til side for bankinnskudd, og la vekselkassen ligge igjen til neste dag.
8. Signer og arkiver oppgjøret sammen med Z-rapporten.

Telleskjema

Eksempel

Håndtering av differanser

Tell på nytt før du konkluderer. Vanlige årsaker er feil vekslepenger, en retur som er betalt kontant men registrert som kort, eller et uttak uten kvittering.

• Årsaken er funnet: Rett den faktiske feilen, for eksempel med korrekt retur i kassasystemet.
• Årsaken er ikke funnet: Bokfør differansen som kassedifferanse og noter forklaring og hvem som har kontrollert.

Gjentatte differanser, særlig på samme kassapunkt eller samme ansatt, bør følges opp særskilt. Ikke endre salget vilkårlig for å få beløpene like.

Hvorfor kortsalget ikke alltid er likt bankinnbetalingen

Kortbetalingen registreres ved salget, mens bankoppgjøret kan komme senere og være redusert av gebyrer eller refusjoner. Dagens Z-rapport og dagens bankinnbetaling dekker derfor ikke nødvendigvis de samme betalingene. Følg oppgjørsreferanser og åpne beløp mellom perioder. Salg som allerede er bokført fra kassen, skal ikke bokføres på nytt når oppgjøret kommer.

Bokføring av kasseoppgjøret

Kasseoppgjøret gir grunnlaget for dagens salgsbilag. Med salg på 10 000 kroner inkludert 25 % MVA, hvorav 4 250 kontant og 5 750 med kort:

Kassedifferansen på 20 kroner:

Kortbeløpet lukkes når oppgjøret kommer i banken, fratrukket gebyrer. Se avstemming av kortoppgjør og hvordan du bokfører kortterminal-oppgjør .

Gode rutiner

• Fast vekselkasse, for eksempel 2 000 kroner, som telles både morgen og kveld
• Hver ansatt logger inn med egen bruker i kassasystemet
• Kontanter settes jevnlig inn i banken, slik at lite ligger i butikken
• Den som teller, er ikke alltid den samme som den som kontrollerer
• Kassaskuffen lukkes etter hvert salg, slik forskriften krever
• Oppgjøret skal kunne forstås av en annen person: noter dato, kassapunkt, rapportreferanser, differanse, forklaring og hvem som følger opp

Les også om kassebeholdning og kontantkasse .

Kasseoppgjør med ReAI

ReAI kassasystem har kvitteringer, elektronisk journal og X- og Z-rapporter, og salget føres rett i regnskapet. Du teller kontantene og forklarer eventuelle differanser, mens kort- og mobilbetalingene kan følges videre til banken. Selger du på farten med mobil som betalingsterminal , må salget fortsatt knyttes til kvittering og rapportering i kassasystemet. Vil du se produktet, be om en demo av ReAI kassasystem .