Avstemming av kortoppgjør

Avstemming av kortoppgjør betyr å kontrollere at betalingsleverandørens rapporter og bankutbetalinger stemmer med salgsgrunnlaget. Det er viktig både for nettbutikk , kassasystem og fakturaer betalt med betalingslenke .

Tre grunnlag, ikke én totalsum

Hvis salget allerede er bokført fra kassasystem eller nettbutikk, skal innbetalingen ikke bokføres som et nytt salg. Oppgjøret må knyttes til det eksisterende grunnlaget.

Eksempel på et oppgjør

Dette er et illustrativt avstemmingseksempel, ikke en full regnskapsføring eller en faktisk gebyravtale.

Differansen mellom kundebetalingene og banken er 1 400 kroner. Den er forklart av refusjonen og gebyrene. Den skal ikke gjemmes i en uspesifisert differansepost.

I et reelt oppgjør kan også valuta, tilbakeholdte beløp og andre justeringer spille inn. Bruk leverandørens rapport til å identifisere hva hver post gjelder.

Slik avstemmer du

1. Finn oppgjørsreferansen og perioden rapporten dekker.
2. Kontroller kundebetalingene mot riktig salgskanal eller fakturagrunnlag.
3. Skill ut gebyrer og refusjoner.
4. Match nettobeløpet mot bankinnbetalingen.
5. Dokumenter åpne beløp og tidsforskjeller.
6. Følg opp avvik før du avslutter perioden.

Start med samme valuta og avgrensning i rapportene. Dagens salg og dagens bankinnbetaling er ofte forskjellige størrelser fordi leverandøren betaler ut senere.

Autorisasjon, belastning og utbetaling

En autorisert kortbetaling betyr ikke at pengene allerede er utbetalt til bedriften. Betalingsløpet kan ha separate trinn for belastning og oppgjør. Adyen forklarer forskjellene i dokumentasjonen for betalingsstatuser .

I ReAI bygger betalingsbehandlingen på bekreftede hendelser fra betalingsleverandøren. Avstemmingen skal likevel forklare sammenhengen helt frem til bank, særlig ved refusjoner og tidsforskjeller.

Nettbutikk og fysisk butikk

For Shopify kan salgsgrunnlaget og gebyrer fra Shopify Payments komme gjennom Shopify-integrasjonen . Eksterne betalingsleverandører kan kreve egne rapporter.

I fysisk butikk trenger du kassasystemets rapporter i tillegg til terminal- og betalingsoppgjør. ReAI har kassasystem med terminal eller mobil og X- og Z-rapporter som del av kassaflyten.

Vanlige årsaker til differanser

• Oppgjøret gjelder salg fra en annen periode.
• En refusjon gjelder et tidligere salg.
• Et gebyr er trukket i oppgjøret, men ikke behandlet separat.
• Samme salg er bokført fra både butikkrapport og bank.
• En betalingsleverandør eller valuta mangler i kontrollen.
• Et oppgjør er ennå ikke utbetalt.

Lag en kort avviksliste med beløp, referanse og ansvarlig. Trenger du hjelp med den løpende kontrollen, kan Aiak hjelpe med betalingsoppgjør . Vil du se produktflyten, kontakt ReAI om nettbutikk eller kassasystem .