Hva er kassebeholdning?
Hva kassebeholdning er, hvordan den telles og avstemmes daglig, hvilke kontoer den føres på og hvordan kassedifferanser bokføres.
Kassebeholdning er kontantene, altså sedler og mynter, som virksomheten har i kassen på et gitt tidspunkt. Begrepet brukes også litt bredere om alle likvide midler, altså kontanter og bankinnskudd. I årsregnskapet står begge deler samlet på linjen «Bankinnskudd, kontanter og lignende» i balansen.
I den daglige bokføringen er det nyttig å holde dem fra hverandre:
| Beholdning | Konto i NS 4102 | Kontroll |
|---|---|---|
| Kontanter samlet | 1900 Kontanter | Opptelling |
| Kasse i butikk eller småkasse | 1910 Kasse | Opptelling mot Z-rapport eller kasseliste |
| Bankkonto | 1920 Bankinnskudd | Bankavstemming mot kontoutskrift |
Kassebeholdningen er en eiendel og et omløpsmiddel. Saldoen på en kassekonto kan aldri være negativ. En negativ kasse betyr at noe er feilført, for eksempel at et utlegg er ført mot kassen selv om det ble betalt med kort.
Daglig telling ved kontantsalg
Virksomheter med kassasystem skal ta ut en Z-rapport fra hvert kassapunkt ved dagens slutt. Kontantbeholdningen skal telles daglig og sammenholdes med Z-rapporten, og dagsoppgjøret skal dateres og vise hvem som har talt. Dette følger av bokføringsforskriften § 5-3-14.
Forventet kassebeholdning regnes slik:
| Post | Beløp |
|---|---|
| Vekselkasse ved dagens start | 2 000 |
| + kontantsalg ifølge Z-rapport | 8 450 |
| − kontanter tatt ut til bankinnskudd eller utlegg (med bilag) | 0 |
| = forventet kassebeholdning | 10 450 |
| Talt kassebeholdning | 10 400 |
| Kassedifferanse | −50 |
Les hele rutinen i kasseoppgjør og dagsoppgjør med X- og Z-rapport.
Bokføring av kassebeholdning
Kontantsalg på 8 450 kroner inkludert 25 % MVA:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1910 Kasse | 8 450 | |
| 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig | 6 760 | |
| 2700 Utgående merverdiavgift | 1 690 |
Kassedifferanse på 50 kroner i minus, når årsaken ikke finnes:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7790 Diverse kostnader (eller egen konto for kassedifferanser) | 50 | |
| 1910 Kasse | 50 |
Finner du årsaken, for eksempel feil vekslepenger eller et salg som er slått inn feil, retter du den faktiske feilen i stedet. Store eller gjentatte differanser må undersøkes.
Innskudd av kontanter i banken på 8 000 kroner:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1920 Bankinnskudd | 8 000 | |
| 1910 Kasse | 8 000 |
Se også hvordan du bokfører kontantsalg.
Småkasse og kontantkasse
Mange kontorer har en liten kasse til frimerker, parkering og andre småkjøp. Også her gjelder:
- hvert uttak skal ha kvittering
- kassen telles og avstemmes jevnlig mot kvitteringene
- påfylling fra bank bokføres som flytting mellom 1920 og 1910
- én person bør ha ansvaret, og en annen bør kontrollere
Les mer om kontantkasse.
Kassebeholdning og likviditet
Kontanter og bankinnskudd er de mest likvide eiendelene. Når man analyserer likviditet, sammenlignes de ofte med kortsiktig gjeld:
Kontantgrad = (kontanter + bankinnskudd) / kortsiktig gjeld
Har bedriften 275 000 kroner i kontanter og bank og 500 000 kroner i kortsiktig gjeld, blir kontantgraden 0,55. Hva som er et fornuftig nivå, avhenger av bransje og hvor jevne innbetalingene er. Se likviditetsgrad og likviditetsbudsjett. En kassekreditt kan dekke kortvarige topper i behovet.
Vanlige feil
- Kontanter tas ut av kassen uten bilag
- Kortbetalinger føres mot kassekontoen i stedet for mot en mellomkonto for kortoppgjør
- Differanser «rettes» ved å endre salget uten dokumentasjon
- Kassen telles ikke daglig
- Private utlegg betales fra butikkassen
Kassebeholdning i ReAI
ReAI kassasystem lager kvitteringer, elektronisk journal og X- og Z-rapporter, og salget går rett inn i regnskapet. Da gjenstår bare å telle kontantene og forklare eventuelle differanser.