Hvordan bokføre kontantsalg

Kontantsalg er salg der kunden betaler ved levering, med kontanter, kort, Vipps eller lignende. Salget bokføres normalt én gang per dag med Z-rapporten fra kassasystemet som bilag. Rapporten viser salget fordelt på MVA-satser og betalingsmåter.

Kort svar

Eksempel

Z-rapporten for en butikk viser et salg på 12 500 kroner inkludert 25 % MVA. Kunden betalte 1 250 kroner kontant, 10 000 kroner med kort og 1 250 kroner med Vipps.

Når kortinnløseren og Vipps utbetaler oppgjøret, lukkes interimskontoene mot banken og gebyrene. Se kortterminaloppgjør og Vipps-oppgjør. Når kontantene settes i banken, føres 1920 mot 1900.

Selger du varer med ulike satser, for eksempel mat med 15 % og andre varer med 25 %, har Z-rapporten én linje per sats, og salget føres på hver sin inntektskonto.

Kassedifferanse

Tell kassen ved dagens slutt. Viser tellingen 1 230 kroner i stedet for 1 250 kroner, er det en differanse på 20 kroner.

Differansen påvirker ikke MVA-en. MVA beregnes av salget som er registrert. Store eller gjentatte differanser bør undersøkes og dokumenteres.

Krav til kassasystem

Virksomheter med kontantsalg må som hovedregel bruke et kassasystem med produkterklæring etter kassasystemlova. Kassasystemet må kunne lage Z-rapport, X-rapport og kvitteringer, og det må lagre en elektronisk journal. Z-rapporten skal tas ut hver dag det er salg, og den skal oppbevares som en del av regnskapsmaterialet. Det finnes unntak for virksomheter med svært lite kontantsalg, men de må vurderes konkret.

Vanlige feil

• Salget føres fra bankinnskuddene i stedet for fra Z-rapporten, slik at gebyrer og salg blir blandet.
• Kortsalg føres rett mot bank på salgsdagen, selv om oppgjøret kommer senere.
• Salg med ulike satser føres på samme inntektskonto.
• Kontanter tas ut av kassen til private formål uten bilag.

Se også kontantsalg og kasseoppgjør. ReAI kassasystem fører dagsoppgjøret rett i regnskapet.