Hva er datakasse (kassasystem)?

Datakasse er et eldre ord for et elektronisk kassasystem: programvare og utstyr som registrerer og dokumenterer salg der kunden betaler med en gang. Kassasystemet er ikke det samme som betalingsterminalen. Terminalen tar imot pengene, mens kassasystemet dokumenterer hva som er solgt.

Skal du velge løsning, se ReAI kassasystem og mobil som betalingsterminal.

Hvem må ha kassasystem?

Bokføringspliktige som har kontantsalg, skal som hovedregel bruke et kassasystem som oppfyller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Kontantsalg er ikke bare sedler og mynter. Betaling med kort, Vipps og andre betalingsløsninger ved salgsøyeblikket regnes også som kontantsalg.

Det finnes unntak, blant annet for virksomheter med svært lite kontantsalg og for enkelte typer salg utenfor fast utsalgssted. Kontroller om unntakene gjelder deg før du velger bort kassasystem.

Krav til kassasystemet

Brudd på reglene kan gi overtredelsesgebyr, og mangelfull dokumentasjon kan føre til at Skatteetaten skjønnsfastsetter omsetningen. Se kassasystemloven for mer om regelverket.

Dagsoppgjøret

Ved dagens slutt tas Z-rapporten ut, og kontantbeholdningen telles. Et eksempel på kasseoppgjør:

Differanser skal undersøkes og dokumenteres, ikke justeres bort. Se kasseoppgjør.

Bokføring av dagsoppgjøret

Z-rapporten viser dagens salg per MVA-sats og per betalingsmåte. Et salg på 12 500 kroner med 25 % MVA, der 10 000 kroner er betalt med kort og 2 500 kroner kontant:

Når kortoppgjøret kommer i banken, gjøres oppgjørskontoen opp, og gebyrene føres separat. Se bokføring av kontantsalg og kortterminal-oppgjør.

Daglige og månedlige rutiner

Hver dag:

• Kontroller vekselbeholdningen ved start.
• Ta ut Z-rapport og tell kassen ved slutt.
• Oppbevar kontanter sikkert og sett inn i banken jevnlig.

Hver måned:

• Avstem kasse, kortoppgjør og Vipps mot bank og regnskap.
• Kontroller at alle Z-rapporter er bokført, uten hull i nummerrekken.
• Oppdater priser og MVA-satser i produktregisteret.
• Gå gjennom brukerrettigheter i kassen.

Personalliste

Serveringssteder, frisører og skjønnhetspleie og bilverksteder skal i tillegg føre personalliste etter bokføringsforskriften. Den føres ofte i kassesystemet eller en egen app. Se regnskap for restaurant.

Oppbevaring

Den elektroniske journalen og Z-rapportene er regnskapsmateriale og skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Bytter du kassasystem, må dataene fra det gamle systemet kunne hentes frem i hele perioden.

Vanlige feil

• Kort- og Vipps-salg over disk registreres ikke i kassen fordi det «ikke er kontanter».
• Dagsoppgjøret bokføres fra bankutbetalingen i stedet for Z-rapporten.
• Kassedifferanser føres bort uten forklaring.
• Kassen brukes uten at leverandøren har levert produkterklæring.

Slik hjelper ReAI

ReAI kassasystem bruker terminal eller mobil, og salget går rett inn i regnskapet med riktige MVA-satser. Les mer om ReAI kassasystem og butikk og nettbutikk i ReAI.