Regnskap for restaurant og servering

Restaurantbransjen har noen av de mest komplekse regnskapsutfordringene. Kontantsalg, høy varekostnad, tips til ansatte og mange ansatte i deltidsstillinger krever gode systemer og rutiner.

Kort oppsummert

• Kassasystem må oppfylle lovkravene og integreres med regnskap.
• Varekostnad bør følges tett for å holde marginer.
• Tips har egne skatteregler som må følges.
• Personalkostnader er ofte den største utgiftsposten.

Typiske transaksjoner for restaurant

Kassasystem og bokføring

Krav til kassasystem

Bokføringspliktige som har kontantsalg, må som hovedregel bruke et kassasystem som oppfyller kravene i kassasystemlova. Leverandøren skal ha sendt produkterklæring til Skatteetaten. Systemet må blant annet:

• Registrere alle salg og gi kunden kvittering
• Lagre alle transaksjoner i en elektronisk journal
• Kunne eksportere data i SAF-T Cash Register-format

Kortbetaling og Vipps i lokalet regnes også som kontantsalg.

Les om kassasystemloven.

Daglig kassaoppgjør

• Tell kontanter ved dagens slutt
• Avstem mot kassasystemets rapport
• Differanser må undersøkes og forklares
• Før oppgjøret i regnskapet daglig eller ukentlig

Integrasjon med regnskap

Et kassasystem som er integrert med regnskapet gir:

• Automatisk overføring av salg
• Riktig MVA-behandling
• Mindre manuelt arbeid
• Bedre kontroll

Varekostnad og svinn

Følg varekostprosenten

Varekostnad som prosent av omsetning er nøkkeltallet. Grove tommelfingerregler:

• 25–35 % for restauranter
• 20–28 % for kafeer
• 15–25 % for barer

Svinn og kontroll

Svinn i restaurant kommer fra:

• Kassering av utgåtte varer
• Feilproduksjon
• Tyveri (internt og eksternt)
• Feil i bestilling

Tips for å redusere svinn:

• Regelmessig varetelling
• Sammenlign teoretisk og faktisk varekostnad
• Gode rutiner for bestilling
• Kontroll av kassaoppgjør

Tips og skatt

Hvordan tips skal behandles

Tips er skattepliktig inntekt for den ansatte. Behandlingen avhenger av hvordan tipsen betales:

• Tips på kort eller Vipps går via arbeidsgiver. Den er lønn, og arbeidsgiver må rapportere den i a-meldingen, trekke skatt og betale arbeidsgiveravgift.
• Kontanttips som gjesten gir direkte til den ansatte, er også skattepliktig, men arbeidsgiveren har ikke de samme plikter. Den ansatte må selv sørge for at den kommer med i skattemeldingen.

Korttips som betales inn til restauranten, føres som gjeld til de ansatte til den utbetales med lønnen. Den er ikke restaurantens omsetning og skal ikke ha MVA.

Organisering av tips

Vanlige modeller:

• Individuell tips: Hver ansatt beholder egen tips
• Tips-pool: All tips samles og fordeles
• Fast prosent: Tips fordeles etter fastsatt nøkkel

Uansett modell må alt rapporteres og beskattes korrekt.

Personalkostnader

Den største utgiftsposten

Personalkostnader utgjør ofte 30–40 % av omsetningen i restaurant. God kontroll krever:

• Nøyaktig timeføring
• Planlegging av vakter
• Overvåking av overtid
• Oppfølging av sykefravær

Lønn og tillegg

Restaurantansatte har ofte:

• Kvelds- og helgetillegg
• Variabel lønn basert på timer
• Tips som del av inntekt

Les om lønn og arbeidsgiveravgift.

MVA i serveringsbransjen

Ulike satser

• 25 % MVA på servering, altså mat og drikke som spises i lokalet
• 15 % MVA på mat og alkoholfri drikke som selges som take-away uten servering
• 25 % MVA på alkohol, også ved take-away

Samme burger kan dermed ha to ulike satser avhengig av om gjesten spiser i lokalet eller tar den med. Kassasystemet må registrere riktig sats per salg. Se MVA på servering og take-away.

Omsetningskrav for MVA-registrering

Du må registreres i MVA-registeret når omsetning overstiger 50 000 kr. Les om MVA.

Personalliste

Serveringssteder skal føre personalliste etter bokføringsforskriften kapittel 8-3. Listen skal vise hvem som er på jobb, med start- og sluttidspunkt, og oppdateres fortløpende. Manglende personalliste kan gi overtredelsesgebyr ved kontroll.

Sjekkliste for restaurant-regnskap

• Kassasystemet oppfyller kassasystemlova
• Personalliste føres hver dag
• Daglig kassaoppgjør gjennomføres
• Varekostnad følges opp månedlig
• Tips rapporteres og beskattes korrekt
• Personalrutiner er på plass

Slik hjelper ReAI restauranter

ReAI støtter serveringsbransjen med:

• Kassasystem med salg direkte i regnskapet
• MVA-koder for servering og take-away
• Rapporter for varekostnad og marginer
• Lønnsstøtte inkludert tips-håndtering

Relaterte guider

Les om kassasystemloven, MVA og lønn.

For serveringssteder med mye kafésalg er regnskap for kaffebar også relevant.