Kreditnota og retting av faktura
Kreditnotaen reverserer hele eller deler av en sendt faktura og bevarer en sporbar nummerrekke i regnskapet.
En kreditnota er et salgsdokument som reverserer hele eller deler av en tidligere faktura. Hvis en sendt faktura skal erstattes, skal det normalt utstedes en kreditnota som viser til originalen, og deretter en ny korrekt faktura.
Du skal ikke slette, overskrive eller tilbakedatere en faktura som allerede er utstedt. Fakturanummerrekken og historikken må være sporbar.
Når trenger du kreditnota?
- fakturaen er sendt til feil juridisk kunde
- pris, mengde eller rabatt er feil
- feil MVA-sats er brukt
- MVA er lagt på uten grunnlag eller mangler
- hele eller deler av leveransen er returnert eller hevet
- fakturaen skal annulleres
- en tidligere faktura må erstattes med et nytt salgsdokument
Hvis fakturaen bare er lagret som et utkast og ikke utstedt, kan systemet normalt la deg rette utkastet. Skillet går ved om salgsdokumentet er utstedt og inngår i den kontrollerbare nummerserien.
Full eller delvis kreditnota
| Situasjon | Løsning |
|---|---|
| Hele fakturaen er feil | Kreditnota på hele beløpet, deretter ny faktura ved behov |
| Én varelinje eller rabatt er feil | Delkrediter den delen som skal reverseres |
| Kunden returnerer deler av leveransen | Kreditnota for returnert mengde og tilhørende MVA |
| Fakturaen er betalt | Kreditnota og tilbakebetaling eller dokumentert motregning |
| Fakturaen er ubetalt | Kreditnota reduserer eller nuller ut kundens åpne post |
Kreditnotaen bør inneholde de samme identifikasjonsopplysningene som en faktura og en tydelig referanse til fakturanummeret den korrigerer.
Slik gjør du det
- Stopp betalingsoppfølgingen mens feilen avklares.
- Dokumenter årsaken med avtale, kundemelding, retur eller intern godkjenning.
- Opprett kreditnota fra originalfakturaen, ikke som et fritt, løsrevet dokument.
- Bruk faktisk utstedelsesdato. Kreditnotaen skal ikke tilbakedateres til fakturadatoen på originalen.
- Send kreditnotaen til kunden, også når fakturaen ikke er betalt.
- Lag ny faktura med korrekt kunde, beløp, MVA, dato og referanse når salget fortsatt består.
- Avstem kundereskontroen slik at originalfaktura, kreditnota, ny faktura og betaling er koblet riktig.
MVA ved kreditnota
Kreditnotaen reduserer utgående MVA hos selger og tilsvarende inngående MVA hos en kjøper med fradragsrett. Korreksjonen hører til perioden kreditnotaen faktisk utstedes. Ikke flytt den tilbake ved å bruke en eldre dato.
Ved feilaktig oppkrevd MVA må feilen rettes overfor kjøperen. Les feil fakturert MVA og MVA ved kreditnota for avgiftsbehandlingen.
Når kunden allerede har betalt
En kreditnota skaper et tilgodebeløp. Avklar skriftlig om beløpet skal:
- tilbakebetales til kundens konto
- motregnes i en ny faktura
- stå som kredit på kundens reskontro
Koble bankbetalingen og tilbakebetalingen til de riktige postene. Ikke bokfør tilbakebetalingen som en ny kostnad uten sammenheng med salget.
Vanlige feil
- originalfakturaen slettes
- ny faktura sendes uten kreditnota
- kreditnotaen mangler referanse til originalfakturaen
- dokumentet tilbakedateres
- MVA korrigeres uten at kunden får kreditnota
- en betalt faktura krediteres uten at tilgodebeløpet gjøres opp
- purring fortsetter automatisk etter at fakturaen er bestridt eller kreditert
ReAI oppretter kreditnota fra originalfakturaen og beholder koblingen til kunde, MVA, reskontro og betaling. Det gir et tydelig revisjonsspor og reduserer risikoen for at et annullert krav fortsatt står til innfordring.