Hva er en faktura?
Fakturaen er salgsdokumentasjon i regnskapet og må identifisere partene, leveransen, beløpet, MVA-behandlingen og utstedelsen.
En faktura er et salgsdokument som beskriver en levert vare eller tjeneste og krever betaling fra kunden. For selger dokumenterer den inntekten og en kundefordring. For kjøper kan den dokumentere kostnaden og eventuell fradragsberettiget inngående MVA.
Fakturaen må bygge på et reelt salg og oppfylle kravene i bokføringsregelverket. Et dokument blir ikke riktig bare fordi det har overskriften «Faktura».
Dette skal en faktura inneholde
| Opplysning | Hva du bør kontrollere |
|---|---|
| Fakturanummer | Maskinelt tildelt med en kontrollerbar sekvens eller forhåndstrykt, slik at alle utstedte fakturaer kan etterprøves |
| Fakturadato | Datoen dokumentet faktisk utstedes |
| Selger | Navn og organisasjonsnummer; «MVA» etter nummeret når selger er MVA-registrert |
| Kjøper | Navn og adresse eller organisasjonsnummer |
| Leveransen | Tydelig beskrivelse av varen eller tjenesten |
| Tid og sted | Leveringsdato/-periode og sted når opplysningene har betydning |
| Vederlag | Pris og eventuelle rabatter |
| MVA | Grunnlag, sats og beløp per sats når MVA beregnes |
| Betaling | Totalbeløp, forfallsdato, konto og eventuell KID |
For aksjeselskap, allmennaksjeselskap og norskregistrert utenlandsk foretak gjelder ytterligere krav til foretaksopplysninger. Et faktura- eller regnskapssystem bør fylle disse feltene fra virksomhetsprofilen, men selgeren er fortsatt ansvarlig for at opplysningene er riktige.
Bruk sjekklisten før du sender faktura til den praktiske kontrollen.
Fakturanummer
Fakturanummeret skal gi en kontrollerbar nummerserie. Et Word- eller Excel-dokument der du skriver inn neste nummer manuelt, gir ikke automatisk en lovlig, maskinelt tildelt serie. Alternativet til systemgenerert nummerering er forhåndsnummererte blanketter, jf. bokføringsforskriften § 5-1-3.
En sendt faktura skal ikke slettes for å «frigjøre» nummeret. Hvis den er feil, må historikken bevares med kreditnota og eventuelt ny faktura.
Fakturadato, leveringsdato og forfall
Datoene beskriver ulike hendelser:
- Fakturadato: når dokumentet utstedes
- Leveringsdato: når varen eller tjenesten ble levert
- Forfallsdato: når kunden senest skal betale, se betalingsfrist og forfallsdato
Hovedregelen er at fakturaen skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Se fakturadato og leveringsdato og når faktura må sendes for eksempler.
MVA på fakturaen
En MVA-registrert selger skal vise organisasjonsnummeret etterfulgt av «MVA», og fakturaen skal spesifisere grunnlag, sats og avgiftsbeløp. Når flere satser brukes, skal de fremgå separat.
En virksomhet som ikke er registrert skal normalt ikke kreve inn MVA. Unntatt omsetning og fritatt omsetning med nullsats er egne vurderinger. Les faktura uten MVA før du bruker en generell «MVA-fri»-tekst.
Faktura, kvittering og proforma
| Dokument | Formål |
|---|---|
| Faktura | Dokumenterer kredittsalg og krever betaling senere |
| Kvittering | Dokumenterer at betaling allerede har skjedd, typisk ved kontantsalg |
| Kreditnota | Reverserer hele eller deler av en tidligere faktura |
| Proformafaktura | Informasjonsdokument, for eksempel til toll; er normalt ikke et betalingskrav eller salgsbilag |
| Tilbud | Beskriver en mulig leveranse før kunden aksepterer |
Se tilbud eller faktura hvis du vil rydde i dokumentene før salget.
EHF, eFaktura og PDF
Fakturaen kan sendes på flere måter. EHF er et strukturert format som systemer kan kontrollere og behandle automatisk. eFaktura brukes blant annet mot privatpersoner i nettbank og betalingsapper. PDF er en dokumentkopi som hovedsakelig er laget for menneskelig lesing. Kanalene er sammenlignet i elektronisk fakturering.
Fra 1. januar 2027 blir e-faktura obligatorisk ved salg mellom bokføringspliktige virksomheter. En PDF alene dekker ikke kravet til strukturerte fakturadata. Les obligatorisk e-faktura fra 2027 for godkjente formater, overgangsperioden frem til 2030 og unntak.
Etter at fakturaen er sendt
Kontroller at fakturaen faktisk er levert og ikke teknisk avvist. Når betalingen kommer, kan KID koble transaksjonen til riktig åpen post.
Hvis kunden ikke betaler, avklar først om fakturaen er mottatt og om kravet bestrides. Deretter kan du følge reglene for purring og purregebyr.
ReAI samler faktura, MVA, bokføring, bank og kundereskontro. Du kan også lage en faktura gratis hvis du bare trenger ett dokument.