Tilbud eller faktura – hva er forskjellen?
Tilbudet blir et avtalegrunnlag når kunden aksepterer. Fakturaen kommer etter leveransen eller etter fakturaplanen i avtalen.
Et tilbud beskriver hva selgeren tilbyr, prisen og vilkårene før kunden har kjøpt. En faktura dokumenterer salget og krever betaling etter levering eller etter en avtalt fakturaplan.
Dokumentene kan inneholde mange av de samme opplysningene, men de har ulike formål. Et tilbud skal ikke bokføres som inntekt, og en faktura bør ikke brukes som erstatning for en uklar avtale.
Dokumentene i salgsprosessen
| Dokument | Når brukes det? | Hva bør det avklare? |
|---|---|---|
| Tilbud | Før kunden aksepterer | Leveranse, pris, gyldighet, forutsetninger og vilkår |
| Aksept eller avtale | Når partene blir enige | Hvilket tilbud som er akseptert og eventuelle endringer |
| Ordrebekreftelse | Når selger bekrefter bestillingen | Omfang, mengde, levering, pris og referanser |
| Faktura | Etter levering eller avtalt milepæl | Faktisk levert ytelse, beløp, MVA og betaling |
| Kreditnota | Når en sendt faktura må reverseres helt eller delvis | Kobling til originalfaktura og korreksjon |
Hva bør stå i tilbudet?
Et godt tilbud gjør faktureringen enklere. Ta med:
- tydelig beskrivelse av varen eller tjenesten
- mengde, timepris, fastpris eller beregningsmodell
- hva som er inkludert og ikke inkludert
- MVA og eventuell pris ekskludert og inkludert MVA
- leveringsdato eller fremdriftsplan
- betalingsplan, forskudd eller milepæler
- betalingsfrist
- hvor lenge tilbudet er gyldig
- regler for tillegg, endringer og avbestilling
- kundens juridiske navn og organisasjonsnummer
- bestillingsnummer eller annen fakturareferanse
For timebasert arbeid bør tilbudet si hvordan timer godkjennes og når de faktureres. For fastpris bør det fremgå hva som utløser en tilleggsbestilling.
Når kan fakturaen sendes?
Fakturaen sendes når leveransen eller den avtalte delen av leveransen gir grunnlag for betaling. Hvis avtalen har forskudd, delbetaling eller milepæler, må fakturateksten vise hvilken del kunden betaler for.
Hovedregelen er at salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Se når faktura må sendes for eksempler.
Kan du sende faktura uten tilbud?
Ja, et separat tilbudsdokument er ikke alltid nødvendig. En enkel bestilling, rammeavtale, muntlig avtale eller løpende kontrakt kan være grunnlaget. Men partene bør kunne dokumentere hva som er avtalt.
Risikoen øker når:
- pris eller omfang er uklart
- kunden mener arbeidet var inkludert i en tidligere leveranse
- det mangler dokumentasjon på tilleggsarbeid
- bestilleren ikke hadde fullmakt
- fakturaen mangler kundens interne referanse
- betalingsbetingelsene først blir presentert på fakturaen
Ved større leveranser bør du bruke skriftlig aksept eller ordrebekreftelse før arbeidet starter.
Skal fakturaen være lik tilbudet?
Fakturaen bør kunne avstemmes mot det aksepterte tilbudet, men den skal beskrive det som faktisk er levert. Hvis omfanget er endret, bør endringen være avtalt og dokumentert.
En ryddig faktura viser:
- referanse til tilbud, ordre eller kontrakt
- periode eller leveringsdato
- varelinjer som kan sammenlignes med avtalen
- godkjente tillegg som egne linjer
- eventuelt forskudd som allerede er fakturert eller betalt
- riktig MVA-behandling
Hvis en faktura er sendt med feil beløp eller innhold, skal den ikke bare overskrives. Se kreditnota og ny faktura .
Fra tilbud til faktura i ReAI
En sammenhengende flyt reduserer dobbeltregistrering. Kunde, produkter, priser, prosjekt og referanser bør følge med fra tilbud eller ordre til faktura og bokføring. Da blir det enklere å se hvorfor fakturaen ble opprettet og å svare dersom kunden har spørsmål.
Før utsending kan du bruke fakturasjekklisten for å kontrollere avtale, leveranse, MVA, mottaker og betalingsinformasjon.