Følgeseddel
En følgeseddel følger leveransen og gjør det enklere å kontrollere varer, antall, ordre og mottak, men erstatter normalt ikke fakturaen.
En følgeseddel er en oversikt som følger en vareleveranse. Den kalles også pakkseddel og hjelper avsender og mottaker med å kontrollere at riktige varer og antall er levert. Dokumentet er praktisk leveringsdokumentasjon, men er ikke i seg selv en faktura eller et betalingskrav.
Enkel følgeseddelmal
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Avsender | Eksempelbedriften AS, org.nr 123 456 789 |
| Mottaker | Kunden AS, Lagerveien 4, 0123 Oslo |
| Følgeseddelnummer | FS-2026-1042 |
| Ordrenummer | ORD-2026-1842 |
| Leveringsdato | 13. juli 2026 |
| Deres referanse | Kari Nordmann |
| Vare | Produkt A, varenummer 104 |
| Bestilt / levert | 12 / 10 |
| Restnotert | 2 |
| Kommentar | To enheter ettersendes 20. juli |
Ta bare med feltene som er relevante for leveransen. Pris og MVA kan utelates når mottakeren bare skal kontrollere innholdet i pakken. Hvis dokumentet også skal fungere som faktura, må det oppfylle alle kravene til en faktura og håndteres som salgsdokumentasjon.
Dette bør stå på følgeseddelen
- avsenders foretaksnavn og organisasjonsnummer
- mottakers navn og leveringsadresse
- dato for levering eller utsendelse
- et entydig følgeseddel- eller leveringsnummer
- kundens ordrenummer, PO-nummer eller kontaktperson
- varenummer og tydelig varebeskrivelse
- bestilt, levert og eventuelt restnotert antall
- kolli, serienummer eller batchnummer når sporbarhet er viktig
- kommentar om avvik, del-levering, retur eller ettersending
Foretaksnavn og organisasjonsnummer bør være med fordi følgeseddelen er et forretningsdokument. Bruk samme kundenavn, ordre- og varenummer som i ordre- og fakturasystemet. Da blir dokumentene lettere å koble sammen i ettertid.
Følgeseddel, ordrebekreftelse og faktura
| Dokument | Formål | Oppretter betalingskrav? |
|---|---|---|
| Ordrebekreftelse | Bekrefter hva partene har avtalt | Nei |
| Følgeseddel eller pakkseddel | Dokumenterer hva som følger leveransen | Nei, normalt ikke |
| Faktura | Dokumenterer salget og krever betaling | Ja |
| Kvittering | Dokumenterer at betaling har skjedd | Nei, betalingen er allerede gjennomført |
En signert følgeseddel kan være nyttig som bevis på mottak, men signaturen avgjør ikke alene alle spørsmål om kvalitet, mangler eller godkjenning. Noter avvik konkret og følg kontraktens rutine for reklamasjon.
Les forskjellen mellom tilbud og faktura og hva en kvittering er hvis du er usikker på hvilket dokument som passer.
Slik bruker du malen
- Hent avsender, kunde og ordre fra samme datagrunnlag som fakturaen.
- Registrer faktisk levert antall, ikke bare det kunden bestilte.
- Merk del-leveranser og restordre tydelig.
- Legg én kopi i sendingen eller gjør dokumentet tilgjengelig digitalt.
- Be mottaker notere synlige avvik ved varemottaket.
- Koble følgeseddelnummeret til ordre og senere faktura.
Unngå en løs Word-mal som utvikler sitt eget kundenavn og sine egne varelinjer ved siden av ordre- og fakturasystemet. Ett felles datagrunnlag reduserer feil og gjør det enklere å dokumentere hva som faktisk ble levert.
Skal pris stå på følgeseddelen?
Det kommer an på bruken. En pakke som går direkte til et lager eller til kundens sluttkunde bør ofte ikke vise innkjøpspris. Hvis mottakeren skal kontrollere både leveranse og avtalt pris, kan pris være nyttig. Avklar dette i leveringsrutinen.
Uansett bør pris, MVA, betalingsfrist og totalbeløp fremgå av selve fakturaen. Bruk fakturasjekklisten før faktureringen fullføres.
Oppbevaring og sporbarhet
En følgeseddel eller ordreseddel kan være tilleggsdokumentasjon til regnskapet. Hvis fakturaen bare viser til «leveranse i henhold til avtale» eller et annet dokument for å forklare salget, kan tilleggsdokumentet bli en nødvendig del av dokumentasjonen. Oppbevar derfor relevante ordre-, leverings- og avviksopplysninger sammen med fakturagrunnlaget.
ReAI kan knytte kunde, ordre, leveringsgrunnlag, faktura og betaling sammen. Det gir bedre sporbarhet enn å lage hvert dokument som en egen fil uten felles referanser.