Hva er kvittering?
Hva en kvittering er, hvilke krav som gjelder og hvordan den brukes som bilag i regnskap.
En kvittering er et bevis på at en transaksjon eller betaling har funnet sted. Kvitteringer er en sentral del av dokumentasjonsplikten i norsk regnskap og gir grunnlag for korrekt bokføring og revisjon. En regning representerer betalingskrav til kjøper og omtales nærmere i artikkelen Regning.
Hva er kvittering i norsk regnskap?
I henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften må alle forretningshendelser dokumenteres med gyldig bilag. En kvittering fungerer ofte som bilag for kontantbetalinger og utlegg.
Typer kvitteringer
Nedenfor er en oversikt over de vanligste typene kvitteringer som brukes i norsk forretningsvirksomhet:
| Type kvittering | Beskrivelse | Oppbevaringsfrist |
|---|---|---|
| Kontantkvittering | Papirkvittering utstedt ved kontantkjøp | Minst 5 år |
| E-kvittering | Elektronisk kvittering sendt på e-post eller SMS | Minst 5 år |
| Automatisk kvittering fra kassasystem | Kvittering generert av kassasystem (f.eks. datakasse) | Minst 5 år |
Krav til kvittering
En kvittering fra en næringsdrivende selger er et salgsdokument og må oppfylle kravene i bokføringsforskriften kapittel 5. Den skal blant annet vise:
- Nummer og dato – fortløpende nummer og dato for salget
- Selger – navn og organisasjonsnummer, med «MVA» etter nummeret hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Ytelsen – hva som er solgt og hvor mye
- Beløp – vederlaget og hvordan det er betalt
- Merverdiavgift – avgiftsbeløpet spesifisert når selger er mva-registrert
Må kjøpers navn stå på kvitteringen?
Ved kontantsalg fra detaljist kan selger som hovedregel utelate kjøpers navn. Kjøper må likevel identifiseres blant annet når en næringsdrivende kjøper varer for over 1 000 kr for videresalg eller til bruk i produksjonen, og når det betales med kontanter for 40 000 kr eller mer. En næringsdrivende kjøper kan alltid be om å få navnet sitt på kvitteringen.
Kortterminalens slipp alene er ikke en fullgod kvittering. Den viser betalingen, men ikke hva som er kjøpt eller hvor mye mva som er betalt.
Kvittering fra kassasystem eller manuell kvittering
| Kvittering fra kassasystem | Manuell kvittering | |
|---|---|---|
| Når brukes den | Hovedregelen ved kontantsalg, som også omfatter kort og Vipps i salgsøyeblikket | Når kontantsalget er under 50 000 kr ekskl. mva i året, eller et annet unntak gjelder |
| Nummerering | Tildeles automatisk i kontrollerbar rekkefølge | Forhåndsnummererte blanketter eller innbundet bok med forhåndsnummererte sider |
| Kopi til selger | Ligger i den elektroniske journalen | Gjenpart eller side i boken |
| Kontroll | Z-rapport og kasseoppgjør hver dag | Daglig oppstilling av salg og kontanter |
Unntakene for lite, ambulerende eller sporadisk kontantsalg følger av bokføringsforskriften § 5-4-1. Kunden skal uansett få kvittering hvis hen ber om det. Les mer om kravene til kassen i hva er en datakasse.
Skal du utstede kvitteringer ved salg over disk, se hvordan ReAI kassasystem knytter salget til kvittering og dagsoppgjør.
Kvittering som bilag for utlegg
Når en ansatt legger ut for bedriften, er kvitteringen dokumentasjonen for kjøpet. Lever den sammen med en utleggsrefusjon som viser hvem som la ut, formålet og hvem som godkjente. Eksempel: en ansatt kjøper kontorrekvisita for 500 kr inkludert 25 % mva:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6800 Kontorrekvisita | 400 | |
| 2710 Inngående mva, høy sats | 100 | |
| 2910 Gjeld til ansatte | 500 |
Når utlegget refunderes, debiteres 2910 og krediteres 1920 Bankinnskudd.
Hva gjør du hvis du har mistet kvitteringen?
Be selger om en kopi. De fleste butikker kan skrive ut en kopi fra kassasystemet ut fra dato, tidspunkt og beløp. En kontoutskrift viser bare at det er betalt, ikke hva som er kjøpt, og gir normalt ikke grunnlag for fradrag for inngående mva. Får du ikke kopi, dokumenter kjøpet så godt som mulig og la det godkjennes. Mva kan ikke fradragsføres uten gyldig salgsdokument. Se hele fremgangsmåten i mistet kvittering.
Digitale kvitteringer og juridiske krav
Moderne systemer for digital kvittering må ivareta autentisitet, integritet, lesbarhet, og tilgjengelighet i hele oppbevaringsperioden. For mer informasjon om oppbevaringskrav, se Oppbevaring av regnskapsmateriale.
Beste praksis for håndtering av kvitteringer
- Fotografer eller skann originalkvitteringer med en gang de mottas
- Bruk digitale arkiveringsløsninger med søkefunksjon og sikker backup
- Standardiser arbeidsgang med klare rutiner for innlevering og godkjenning
- Sørg for sporbarhet ved å knytte kvitteringer til bilagsnummer og prosjekter
Kvitteringer i ReAI
I ReAI laster du opp kvitteringen som bilde eller PDF, eller sender den på e-post. Med kvitteringsappen tar du bilde av kvitteringen med en gang, før den blir borte. AI foreslår beløp, dato, kategori og mva, som du kontrollerer før bokføring. Se hvordan du registrerer utlegg og forskjellen på fakturamottak og kvitteringsmottak.