Regning
Hva en regning er, krav til innhold, forskjellen mot faktura og kvittering, og oppbevaringsregler.
En regning er et betalingskrav utstedt av en selger til en kjøper for varer eller tjenester. I norsk regnskap fungerer regningen som grunnlag for bokføring og dokumentasjon av fordringer og gjeld.
Hva er regning i norsk regnskap?
I henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften må alle fordringer dokumenteres med gyldig bilag. En regning utgjør ofte et bilag som registreres i regnskapet for å synliggjøre utestående betalinger.
Typer regninger
| Type regning | Beskrivelse | Oppbevaringsfrist |
|---|---|---|
| Papirregning | Fysisk utstedt regning, ofte postforsendt eller levert manuelt | Minst 5 år |
| E-postregning | Elektronisk regning sendt som PDF eller i EHF-format | Minst 5 år |
| Fakturaprogram-regning | Regning generert og sendt direkte fra fakturaprogram eller ERP-system | Minst 5 år |
Er regning og faktura det samme?
I praksis, ja. Regning er det dagligdagse ordet, mens faktura er ordet som brukes i regelverket. En regning fra en næringsdrivende er et salgsdokument og må oppfylle de samme kravene som en faktura. Kvittering og reiseregning er noe annet.
| Dokument | Hva det viser |
|---|---|
| Regning / faktura | Et krav om betaling for varer eller tjenester |
| Kvittering | At betaling er mottatt, typisk ved kontantsalg |
| Reiseregning | En ansatts krav på refusjon av reiseutgifter overfor arbeidsgiveren |
Krav til regning
Etter bokføringsforskriften kapittel 5 må en regning fra en næringsdrivende blant annet inneholde:
- Nummer og dato – fortløpende nummer i en kontrollerbar serie og utstedelsesdato
- Selger – navn og organisasjonsnummer, med «MVA» etter nummeret når selger er mva-registrert
- Kjøper – navn og adresse eller organisasjonsnummer
- Ytelsen – hva som er levert, mengde, og tid og sted for levering
- Beløp og forfall – vederlaget og betalingsfristen
- Merverdiavgift – avgiftsgrunnlag, sats og beløp, spesifisert
Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige sende regninger til andre bokføringspliktige som e-faktura. En PDF på e-post vil da ikke lenger være nok i handel mellom bedrifter. Se obligatorisk e-faktura fra 2027.
Bokføring av en regning
Selger bokfører en regning på 10 000 kr + 25 % mva slik:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 12 500 | |
| 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig | 10 000 | |
| 2700 Utgående mva, høy sats | 2 500 |
Kjøper med fradragsrett fører samme regning som kostnad og inngående mva mot 2400 Leverandørgjeld. Se inngående faktura.
Oppbevaring av regninger
Regninger skal oppbevares i minst 5 år i henhold til Oppbevaring av regnskapsmateriale. Dette sikrer at virksomheten kan dokumentere fordringer ved senere revisjon eller bokettersyn.
Beste praksis for håndtering av regninger
- Digitaliser regninger umiddelbart - Skann eller lagre elektroniske versjoner for å sikre lesbarhet.
- Bruk standardiserte maler - Sørg for at alle krav inneholder nødvendige opplysninger.
- Automatiser purring - Systemer for automatiske purringer bidrar til bedre likviditetsstyring.
- Link regninger til prosjekter og kunder - Gir god oversikt og gjør rapportering enklere.
Lag regning i ReAI
Trenger du å sende én enkelt regning, kan du bruke ReAIs gratis fakturagenerator. Sender du regninger jevnlig, gir fakturering i ReAI nummerserie, KID, EHF og oppfølging av betaling i samme system som regnskapet.