Samlefaktura
Samlefaktura gir færre fakturaer og enklere betaling for faste kunder, men hver leveranse må fortsatt være dokumentert og fakturert innen fristen.
En samlefaktura er én faktura som dekker flere leveranser til samme kunde over en periode, for eksempel alle varer levert i løpet av en måned. I stedet for én faktura per levering får kunden én faktura med en linje eller spesifikasjon per leveranse.
Samlefaktura er vanlig hos grossister, byggevarehandel, transport, renhold og andre som leverer til de samme kundene mange ganger i måneden.
Frister for samlefaktura
Bokføringsforskriften setter ytre frister for når en faktura må utstedes:
| Situasjon | Frist | Hjemmel |
|---|---|---|
| Hovedregel | Snarest mulig og senest én måned etter levering | Bokføringsforskriften § 5-2-2 |
| Leveranser som faktureres månedlig | Innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden | § 5-2-3 |
| Løpende tjenester | Senest én måned etter utløpet av den alminnelige skattleggingsperioden for mva | § 5-2-4 |
Eksempel: En grossist leverer til en kafé 3., 10., 17. og 24. september. Alle leveransene kan samles på én faktura datert i begynnelsen av oktober, innen femten virkedager ut i måneden.
Hva må samlefakturaen vise?
En samlefaktura må oppfylle de vanlige kravene til faktura. I tillegg må det gå klart frem hvilke leveranser den dekker:
- dato og sted for hver leveranse, eller perioden leveransene gjelder
- hva som er levert og mengde, gjerne med henvisning til følgeseddel eller ordrenummer
- pris per leveranse eller linje
- mva spesifisert, fordelt på sats hvis leveransene har ulik sats
Kunden må kunne kontrollere hver enkelt leveranse mot sin egen dokumentasjon. Det er også grunnlaget for fradrag for inngående mva hos kunden.
Bokføring
Samlefakturaen bokføres som én faktura på datoen den utstedes. Eksempel med fire leveranser på til sammen 20 000 kr + 25 % mva:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 25 000 | |
| 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig | 20 000 | |
| 2700 Utgående mva, høy sats | 5 000 |
Pass på periodiseringen ved måneds- og årsslutt. Leveranser i desember som faktureres i januar, er inntekt i desember. Uten faktura må inntekten periodiseres som opptjent, ikke fakturert inntekt ved årsavslutningen.
Fordeler og ulemper
| Fordeler | Ulemper |
|---|---|
| Færre fakturaer å sende, betale og bokføre | Pengene kommer senere inn, noe som påvirker likviditeten |
| Enklere for kunden med én betaling i måneden | En feil på én leveranse kan stoppe betalingen av hele fakturaen |
| Oversiktlig for faste kunder | Krever god registrering av hver leveranse gjennom måneden |
Feil på én linje rettes med kreditnota for den linjen, ikke ved å slette hele fakturaen.
Samlefaktura i ReAI
I ReAI lager du samlefakturaen med én linje per leveranse, med dato og referanse, og sender den med KID og som EHF til bedriftskunder. Betalingen følges opp i kundereskontroen som for alle andre fakturaer. Se også abonnementsfakturering for faste, gjentakende beløp.
Les videre
Mer fra Fakturering, betaling og likviditet
Abonnementsfakturering
Abonnementsfakturering automatiserer faste fakturaer, men krever kontroll på avtaleperiode, prisendringer, oppsigelser og betaling.
Avstemming av kortoppgjør
Slik forklarer du forskjellen mellom kundebetalinger og nettobeløpet som kommer i banken.
Avvik i bankinnbetalinger
De fleste avvik i innbetalinger har seks årsaker. Her er hvordan du finner årsaken og bokfører differansen riktig.
Betalbar skatt
Slik beregner og bokfører et aksjeselskap betalbar skatt, og slik gjøres den opp med forskuddsskatt og restskatt året etter.