Tap på fordring

Tap på fordring oppstår når en kunde ikke betaler, og bedriften må erkjenne at hele eller deler av kundefordringen ikke kommer inn. Regnskapet skiller mellom konstaterte tap, som føres ut av reskontroen, og forventede tap, som settes av. Skatt og mva har egne regler.

Hva gjør du med en ubetalt faktura?

Eksemplene i denne guiden gjelder vanlige kundefordringer fra salg. Lån til eiere, konsernfordringer og frivillig ettergivelse kan kreve andre vurderinger.

Konstatert og forventet tap

Et krav er ikke automatisk tapt fordi det er gammelt eller kunden ikke svarer. Tapet må dokumenteres, for eksempel med melding fra bostyrer, namsfogdens beslutning eller dokumentasjon på at inndriving er forsøkt uten resultat. Seks måneder etter forfall og minst tre purringer er ikke en mekanisk regel som erstatter den aktiviteten forholdene krever. Se Skatteetatens vilkår for tap på krav.

En prisreduksjon, reklamasjon eller frivillig ettergivelse må vurderes etter sine egne regler. Bruk kreditnota ved en reell korrigering av salget, og ikke før det som tap på grunn av manglende betalingsevne.

Bokføring av konstatert tap

Tapet føres på 7830 Tap på fordringer. Når tidligere beregnet utgående MVA kan korrigeres etter merverdiavgiftsloven § 4-7, reduseres også MVA-beløpet. Korreksjonen krever blant annet endelig konstatert tap som skyldes kundens manglende betalingsevne. Eksempel der vilkårene for både tap og MVA-korreksjon er oppfylt: en faktura på 10 000 kr + 2 500 kr mva er konstatert tapt:

Tilbakeføringen av mva tas med i mva-meldingen for terminen tapet ble konstatert. Bruk regnskapssystemets tapsfunksjon eller riktig mva-kode, slik at korreksjonen kommer i riktig felt i mva-meldingen. En manuell postering direkte på mva-kontoen uten riktig kode kan gi feil melding. Vilkårene for korreksjonen er beskrevet i merverdiavgiftshåndboken om tap på utestående fordringer.

Oppbevar faktura, purringer, innkrevingshistorikk og grunnlaget for tapsvurderingen, og avstem kundereskontroen mot hovedboken etter at tapet er ført.

Avsetning for forventet tap

Ved periodeslutt vurderes resten av kundefordringene. Avsetningen kan bygge på en vurdering av enkeltkunder, en prosent av fordringene per aldersgruppe i aldersanalysen, eller begge deler. Eksempel der det ikke finnes en tidligere avsetning, og vurderingen gir behov for 25 000 kr:

Konto 1580 er en fradragskonto: kundefordringene står fortsatt i reskontroen, men vises netto i balansen. Avsetningen justeres opp eller ned ved hver periodeslutt. Står det allerede 18 000 kr på avsetningskontoen og nytt behov er 25 000 kr, er økningen 7 000 kr, ikke 25 000 kr i tillegg. Unngå dobbelt kostnadsføring når et tidligere avsatt tap senere konstateres.

Hvis kunden betaler likevel

Kommer det inn penger på en fordring som er ført som tapt, føres innbetalingen som en reduksjon av tapet, ikke som en ekstraordinær inntekt. Er mva tilbakeført, må den beregnes på nytt for det som betales. Eksempel: kunden betaler hele beløpet på 12 500 kr:

Skattemessig fradrag

Konstaterte tap er fradragsberettiget i det året tapet er endelig konstatert (skatteloven § 6-2). Kravet må ha vært tatt til inntekt tidligere.

For forventede tap på kundefordringer gir den regnskapsmessige avsetningen ikke fradrag. I stedet kan næringsdrivende gjøre en sjablongmessig nedskrivning etter skatteloven § 14-5 fjerde ledd og Finansdepartementets skattelovforskrift:

Nedskrivning = (konstaterte tap i år og i fjor ÷ kredittsalg i år og i fjor) × 4 × kundefordringer ved årets slutt

Tap og kredittsalg regnes uten mva.

Eksempel: Konstaterte tap var 20 000 kr i år og 30 000 kr i fjor. Kredittsalget var 5 000 000 kr hvert år. Kundefordringene ved årsslutt er 800 000 kr inkludert MVA.

• Tapsprosent: 50 000 ÷ 10 000 000 = 0,5 %
• Nedskrivningssats: 0,5 % × 4 = 2 %
• Skattemessig nedskrivning: 800 000 × 2 % = 16 000 kr

Forskjellen mellom den regnskapsmessige avsetningen og den skattemessige nedskrivningen er en midlertidig forskjell. Se skattelovforskriften om sjablonberegnet tap på kundefordringer.

Forebygg tap

• Kredittsjekk nye kunder: Se på årsregnskap i Regnskapsregisteret, betalingsanmerkninger og kredittscore før du gir kreditt. Les hvor du finner regnskapstallene.
• Sett kredittgrenser og stopp nye leveranser når grensen er nådd eller fakturaer er forfalt.
• Bruk sikkerhet ved store ordre: forskuddsbetaling, bankgaranti eller avtalt eiendomsforbehold.
• Følg opp tidlig: En fast rutine for oppfølging av kundefordringer med påminnelse, purring og inkassovarsel. Se også hvordan du bokfører purregebyr.
• Avbryt foreldelse: Krav foreldes normalt etter 3 år. Se foreldelse av krav.

Nøkkeltall

Vanlige feil

• Tapet føres på feil konto, for eksempel bankgebyrer (7770), i stedet for 7830.
• Utgående mva tilbakeføres ikke, og bedriften betaler mva av et beløp den aldri har fått.
• Mva tilbakeføres før tapet er konstatert.
• Senere innbetaling føres som ny inntekt uten at mva beregnes på nytt.
• Den regnskapsmessige avsetningen fradragsføres skattemessig i stedet for sjablongnedskrivningen.

Tap på fordringer i ReAI

Bruk faktura- og betalingshistorikken som grunnlag for vurderingen, og lagre dokumentasjonen sammen med tapsbilaget. Kontroller kundereskontroen etter føringen. Trenger du hjelp med vurderingen ved årsoppgjøret, se regnskapshjelp.

Dokumenter vurderingen før du fører

Samle faktura, forfallsdato, purringer med dato, innkrevingshistorikk, eventuell melding fra bostyrer og et notat om hvorfor vilkårene er oppfylt. Noter hvilken periode tapet er konstatert i, og vurder skattefradrag og MVA-korreksjon separat. En regnskapsmessig kostnad gir ikke automatisk begge deler.

Se Skatteetatens veiledning om tap på krav og merverdiavgiftshåndboken § 4-7.