Mistet kvittering

Har du mistet en kvittering, er første steg alltid å be selgeren om en kopi. De fleste butikker og nettbutikker kan finne kjøpet igjen ut fra dato, tidspunkt, beløp og betalingskort. Går ikke det, kan du dokumentere kjøpet på annen måte og få fradrag for kostnaden hvis du kan sannsynliggjøre at det var en reell utgift for virksomheten. Du får derimot normalt ikke fradrag for inngående MVA, fordi merverdiavgiftsloven krever at MVA-fradraget er dokumentert med bilag fra selgeren.

Hva sier reglene?

Regelen om at kjøperen må kreve nytt salgsdokument, gjelder etter ordlyden salgsdokumenter som er feil eller mangelfulle. Det er likevel samme tankegang som gjelder når kvitteringen er borte: Først prøver du å skaffe originaldokumentasjonen, og deretter dokumenterer du så godt du kan.

Slik gjør du, steg for steg

1. Be om kopi fra selgeren. Oppgi dato, klokkeslett, butikk, beløp og de siste sifrene på kortet. Mange kjeder kan skrive ut en kopi fra kassasystemet.
2. Sjekk digitale kilder. Ordrebekreftelse på e-post, kundekonto i nettbutikken, kvitteringer i bank-appen eller i kjedens medlemsprogram kan være fullgode salgsdokumenter.
3. Lag et internt bilag hvis kopi ikke finnes. Beskriv hva som ble kjøpt, hvorfor, dato, selger og beløp. Dater og signer. Forklar hvorfor originalen mangler.
4. Legg ved betalingsbevis. Kontoutskriften eller kortutskriften viser at beløpet er betalt, til hvem og når.
5. Bokfør uten MVA-fradrag. Før hele beløpet, inkludert MVA, som kostnad.
6. Oppbevar alt sammen i fem år, som med andre bilag.

Eksempel: kvittering borte for et kjøp til 2 500 kroner

En håndverker kjøper verktøy for 2 500 kroner inkludert MVA med bedriftskortet, og kvitteringen blir borte. Butikken kan ikke finne kjøpet igjen. Han lager et internt bilag med kortutskriften vedlagt.

Med gyldig kvittering ville bilaget blitt ført slik:

Uten kvittering faller MVA-fradraget bort:

Den mistede kvitteringen koster altså 500 kroner i tapt MVA-fradrag. Selve kostnaden på 2 500 kroner får han fradrag for i skatteregnskapet, hvis kjøpet er sannsynliggjort som en reell utgift for virksomheten.

Hva er godt nok som erstatningsdokumentasjon?

Jo mer som kan kontrolleres, jo bedre. En god erstatning har:

• dato og sted for kjøpet
• selgerens navn og, om mulig, organisasjonsnummer
• hva som er kjøpt og hvor mye
• beløpet, gjerne med MVA spesifisert hvis du kjenner det
• formålet med kjøpet og hvem i virksomheten som kjøpte
• betalingsbevis fra bank eller kort
• dato og signatur fra den som lager bilaget

Et bankutdrag alene viser bare at pengene er betalt, ikke hva som er kjøpt. Det er derfor ikke godt nok uten en forklaring. Se hva et gyldig bilag må inneholde .

Når en ansatt har mistet kvitteringen

For ansattes utlegg krever bokføringsforskriften at den ansatte lager og signerer en datert oppstilling over kjøpene, der formålet fremgår. Mangler kvitteringen, bør den ansatte lage en egenerklæring med de samme opplysningene og legge ved kort- eller kontoutskrift. Arbeidsgiveren må deretter vurdere om refusjonen er godt nok dokumentert. En refusjon uten tilstrekkelig dokumentasjon kan bli behandlet som skattepliktig lønn. Se hvordan du registrerer utlegg .

Kontantkjøp over 1 000 kroner

Ved kontantkjøp fra butikk over 1 000 kroner inkludert MVA skal kvitteringen vise hvem som er kjøper, med mindre du har betalt med bedriftens betalingskort. Har du betalt med privat kort eller kontanter, er det enda viktigere å be om en kvittering med firmanavnet med én gang.

Slik unngår du problemet

• Ta bilde av kvitteringen i butikken. Et lesbart bilde er godt nok som dokumentasjon, så lenge det tas vare på i hele oppbevaringstiden.
• Be om e-postkvittering der det er mulig.
• Bruk bedriftskortet til bedriftskjøp, så er kjøpet lett å spore.
• Registrer kvitteringer ukentlig, ikke ved årsslutt.

Vanlige spørsmål

Kan jeg bruke kontoutskriften som bilag?

Ikke alene. Kontoutskriften dokumenterer betalingen, men ikke hva som er kjøpt eller om det gjelder virksomheten. Sammen med en signert forklaring kan den være nok til å dokumentere kostnaden, men ikke til å få fradrag for MVA.

Kan jeg få MVA-fradrag med en kopi av kvitteringen?

Ja. En kopi fra selgeren er fortsatt selgerens salgsdokument. Det er innholdet og at dokumentet kommer fra selgeren som gir fradragsrett, ikke om det er det første eksemplaret.

Hva hvis det gjelder mange kvitteringer?

Da har du et større dokumentasjonsproblem, og Skatteetaten kan skjønnsfastsette ved kontroll. Lag en samlet oversikt, hent kopier der det er mulig, og vurder å få hjelp fra en regnskapsfører.

Kvitteringen havner rett i ReAI

Med ReAIs kvitteringsapp tar du bilde av kvitteringen med mobilen eller videresender den på e-post med én gang. AI-en fyller ut leverandør, dato, beløp, MVA og konto, og bilaget matches mot banktransaksjonen. Da er kvitteringen lagret før den rekker å bli borte. Les også om kvitteringer i regnskapet og bilagsføring .

Kilder

• Bokføringsforskriften § 5-5-1
• Merverdiavgiftsloven § 15-10