Fakturamottak vs. kvitteringsmottak vs. bilagsmottak
Slik skiller ReAI mellom fakturaer du skal betale og kvitteringer du allerede har betalt.
Mange systemer har ett felles bilagsmottak der alt havner i samme bunke. Det har ikke ReAI, med vilje. Et inngående dokument er enten noe du skal betale, eller noe du allerede har betalt, og de to tingene krever helt ulik håndtering. Derfor deler vi mottaket i egne innbokser.
Fakturamottak
For leverandørfakturaer du skal betale. EHF-fakturaer kommer inn automatisk, og PDF-er du laster opp eller videresender på e-post leses av AI. Resultatet er en leverandørgjeld (2400), en regning som ligger og venter til du betaler den , gjerne rett fra ReAI med bank-integrasjon .
Kvitteringsmottak
For ting du allerede har betalt, typisk med kort eller som SaaS-abonnement. Du laster opp kvitteringen, og AI fyller ut resten. Her opprettes ingen regning som skal betales. Kostnaden er allerede ute av konto, og du dokumenterer den bare og matcher den mot banktransaksjonen.
Det er nettopp dette skillet som er poenget: en faktura skal inn i en betalingskø, en kvittering skal ikke. Blander du dem, risikerer du å betale noe to ganger eller å miste oversikten.
Hva med utlegg og inntekter?
- Har du eller en ansatt lagt ut privat, hører det hjemme som utlegg .
- Får du penger uten å sende faktura selv, bruker du inntektsmottak .