Prøv gratis

Mange systemer har ett felles bilagsmottak der alt havner i samme bunke. Det har ikke ReAI, med vilje. Et inngående dokument er enten noe du skal betale, eller noe du allerede har betalt, og de to tingene krever helt ulik håndtering. Derfor deler vi mottaket i egne innbokser.

Fakturamottak

For leverandørfakturaer du skal betale. EHF-fakturaer kommer inn automatisk, og PDF-er du laster opp eller videresender på e-post leses av AI. Resultatet er en leverandørgjeld (2400), en regning som ligger og venter til du betaler den , gjerne rett fra ReAI med bank-integrasjon .

Kvitteringsmottak

For ting du allerede har betalt, typisk med kort eller som SaaS-abonnement. Du laster opp kvitteringen, og AI fyller ut resten. Her opprettes ingen regning som skal betales. Kostnaden er allerede ute av konto, og du dokumenterer den bare og matcher den mot banktransaksjonen.

Det er nettopp dette skillet som er poenget: en faktura skal inn i en betalingskø, en kvittering skal ikke. Blander du dem, risikerer du å betale noe to ganger eller å miste oversikten.

Hva med utlegg og inntekter?

  • Har du eller en ansatt lagt ut privat, hører det hjemme som utlegg .
  • Får du penger uten å sende faktura selv, bruker du inntektsmottak .

Tre spørsmål før du sender inn et dokument

  1. Er dette et krav virksomheten fortsatt skal betale? Bruk fakturamottaket.
  2. Er kjøpet allerede betalt med virksomhetens kort eller konto? Bruk kvitteringsmottaket.
  3. Har en person lagt ut privat? Registrer et utlegg.

Kontroller alltid leverandør, dato, beløp og MVA mot originaldokumentet før du godkjenner AI-forslaget. Et kontoutdrag dokumenterer normalt betalingen, men erstatter ikke fakturaen eller kvitteringen. Når dokumenttypen er riktig fra starten, blir både godkjenning og bankavstemming enklere.