Kvitteringsapp for bedrifter
Ta bilde av kvitteringen med mobilen, så fyller AI ut resten. Kvitteringen blir et bilag som matches mot banken, uten papirposer og uten ekstra app.
En kvitteringsapp skal gjøre én ting godt: få kvitteringen fra lommen og inn i regnskapet før den blir borte. I ReAI tar du bilde av kvitteringen med mobilen eller videresender den på e-post. AI-en fyller ut leverandør, dato, beløp, MVA og konto, og kvitteringen blir et bilag som matches mot banktransaksjonen. Du kontrollerer forslaget og godkjenner. Kvitteringsmottaket er en del av regnskapsprogrammet og koster ikke noe ekstra.
Slik fungerer det
- Ta bilde eller send på e-post. Åpne ReAI på mobilen og last opp et bilde av kvitteringen. E-kvitteringer videresender du på e-post, eller laster opp som PDF.
- AI-en leser kvitteringen. Den foreslår leverandør, dato, beløp, MVA-sats og kostnadskonto.
- Du kontrollerer. Sjekk forslaget mot kvitteringen, velg prosjekt hvis kostnaden hører til et oppdrag, og godkjenn.
- Match mot banken. Er banken koblet til, finner ReAI korttransaksjonen og kobler den til bilaget.
- Ferdig bokført. Kostnaden, inngående MVA og betalingen står i regnskapet, og kvitteringen ligger lagret sammen med bilaget.
Tre typer kvitteringer, tre innbokser
ReAI skiller mellom det du allerede har betalt, det du skal betale og det noen har lagt ut privat. Hvis alt havner i én bunke, er det lett å betale noe to ganger eller glemme en refusjon.
| Situasjon | Hvor det hører hjemme | Hva som skjer |
|---|---|---|
| Kjøpt med firmakortet | Kvitteringsmottak | Kostnaden dokumenteres og matches mot banken. Ingen betaling opprettes |
| Faktura som skal betales | Fakturamottak | Regningen legges i betalingskøen og kan betales med BankID |
| Ansatt har betalt privat | Utlegg | Utlegget godkjennes og refunderes, for eksempel med lønnen |
Les mer om forskjellen i fakturamottak og kvitteringsmottak .
Utlegg for ansatte
Ansatte som har lagt ut, laster opp kvitteringen selv. Sender de den fra samme e-postadresse som de har i ReAI, blir de valgt automatisk. Utlegget går videre til godkjenning, og når det er godkjent, betales det tilbake sammen med lønnen. Den ansatte trenger bare en bruker med ansattrolle.
Hvorfor ikke en egen kvitteringsapp?
Frittstående kvitteringsapper lagrer bildet, men da må kvitteringen ofte eksporteres og bokføres i regnskapsprogrammet etterpå. Når kvitteringen går rett inn i regnskapet, slipper du:
- å sende kvitteringer fra én app til et annet system
- å kontrollere at kvitteringen ble bokført én gang, og bare én gang
- å avstemme banken mot en liste som ligger et annet sted
- å betale for én app til kvitteringer og én til regnskapet
Kan jeg kaste papirkvitteringen?
Ja, når kvitteringen er lagret elektronisk på en sikker måte og det finnes en sikkerhetskopi. Da kan papiroriginalen kastes. Dokumentasjonen skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, og den må være lesbar hele perioden. Ta derfor bildet med en gang, før blekket falmer. Kvitteringer som lagres i ReAI, ligger sammen med bilaget i regnskapet.
Hva en kvittering må inneholde, står i guiden om kvittering som bilag . Rutiner for hele virksomheten finner du i digital kvitteringshåndtering .
Eksempel: kvittering fra byggevarehus
Du kjøper materialer for 1 250 kr inkludert MVA med firmakortet. Du tar bilde av kvitteringen, og AI-en foreslår dette bilaget:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 4300 Innkjøp av varer for videresalg | 1 000 | |
| 2710 Inngående merverdiavgift | 250 | |
| 1920 Bankinnskudd | 1 250 |
Hvis materialene er brukt i et kundeoppdrag, velger du prosjektet før du godkjenner. Kostnaden kommer da med i prosjektregnskapet.
Kontroller alltid AI-forslaget
AI-en gjør arbeidet raskere, men du er fortsatt ansvarlig for bokføringen. Sjekk særlig:
- at MVA-satsen stemmer. Mat har 15 % og persontransport 12 %
- at kjøpet gjelder virksomheten og ikke er privat
- at datoen er kjøpsdatoen, ikke datoen du lastet opp
- at en kvittering ikke bokføres både som utlegg og i kvitteringsmottaket
Vanlige spørsmål
Finnes ReAI i App Store eller Google Play?
ReAI er en webapp du installerer på hjemskjermen fra nettleseren, på både iPhone og Android. Den oppdateres automatisk og bruker samme innlogging som på web. Se slik installerer du ReAI-appen .
Hva koster kvitteringsappen?
Kvitteringsmottak, utlegg og AI-tolkning er med i ReAI. Prisen følger antall bilag i året. Opptil 100 bilag koster 1 500 kr per år (per september 2026). Se prisene .
Kan regnskapsføreren se kvitteringene?
Ja. Inviter regnskapsføreren som bruker, så ser han eller hun de samme bilagene og kvitteringene som deg. Du trenger ikke sende filer frem og tilbake.
Kom i gang
Opprett en konto, installer ReAI på mobilen og ta bilde av den første kvitteringen. Du kan prøve gratis i 30 dager. Se kom i gang med ReAI .