Hvordan registrere utlegg

Et utlegg er når du eller en ansatt betaler noe for selskapet privat, med eget kort eller kontant, og skal ha pengene tilbake. Det er forskjellig fra en leverandørfaktura, som selskapet selv skal betale.

Slik registrerer du et utlegg

1. Gå til Utlegg.
2. Last opp kvitteringen. Du kan dra og slippe et bilde eller en PDF, eller sende den på e-post.
3. AI foreslår beløp, dato, kategori og MVA. Kontroller og rett ved behov.
4. Velg hvilken ansatt utlegget gjelder, og lever det til godkjenning.

Sender du kvitteringen fra samme e-postadresse som den ansatte har i systemet, velges den ansatte automatisk. For at en ansatt skal kunne registrere egne utlegg, må det finnes en bruker med samme e-post. Se hvordan legge til brukere .

Fra kvittering til refusjon

Et utlegg går gjennom stegene åpen → til godkjenning → godkjent. Når det er godkjent, skylder selskapet den ansatte pengene, og beløpet kan refunderes via lønn . I regnskapet føres kostnaden på riktig konto, og den ansatte står som mottaker til utlegget er betalt.

Har selskapet betalt kjøpet direkte, hører det hjemme i kvitteringsmottak , ikke som utlegg.

Kontroller før innsending

Kvitteringen bør være lesbar og vise leverandør, dato, hva som er kjøpt, beløp og eventuell MVA. Skriv formålet dersom det ikke fremgår av dokumentet, og velg prosjekt når kostnaden skal viderefaktureres eller følges separat. Ikke del samme kvittering over flere utlegg uten en tydelig forklaring.

Utlegget bør deretter behandles etter en fast godkjenningsrutine før refusjon. Det reduserer risikoen for privat kjøp, duplikat eller feil periode.