Håndtere betalingsavvik

Betalingsavvik oppstår når banken, fakturaen og regnskapet ikke peker på samme historie. Det kan være en kunde som betaler feil beløp, en leverandørbetaling som stoppes, en innbetaling uten KID eller en dobbeltbetaling.

Start i bankavstemming og finn ut hvilken transaksjon som ikke matcher.

Vanlige avvik

For kundeoppfølging kan du lese fakturapåminnelse og inkasso .

Eksempel: kunden har betalt, men fakturaen står åpen

En faktura er på 2 500 kroner. Kunden opplyser at beløpet er betalt, mens en innbetaling på 2 000 kroner vises i banken. Ikke reduser fakturaen eller opprett en kreditnota bare for å få tallene til å passe.

1. Kontroller hvem som har betalt, datoen og referansen på innbetalingen.
2. Undersøk om kunden har delbetalt, trukket fra en avtalt kreditnota eller betalt resten separat.
3. Knytt de bekreftede 2 000 kronene til riktig faktura.
4. La 500 kroner stå som et åpent beløp mens årsaken avklares, med en ansvarlig for oppfølgingen.

Hvis en gyldig kreditnota på 500 kroner allerede finnes, er det den som forklarer differansen. Hvis kunden bestrider beløpet, må innsigelsen behandles før automatisk betalingsoppfølging fortsetter.

Gi kundeservice en bekreftet status

Et kundesvar bør si hva som er kontrollert, hva som fortsatt undersøkes, og hvem som følger opp. Skill mellom «kunden sier at beløpet er betalt», «betalingen er mottatt» og «betalingen er koblet til fakturaen».

Ved returer er det tilsvarende forskjell på mottatt vare, godkjent refusjon, kreditnota og gjennomført tilbakebetaling. Se returvarer og regnskap . En sak som er merket løst, er ikke i seg selv dokumentasjon på at pengene er tilbakebetalt.

Gi medarbeidere de opplysningene de trenger for saken, og avtal hvem som kan godkjenne endringer som påvirker penger eller regnskap. Kontroller kundens identitet før dokumenter deles.

Ikke match avvik for raskt

Det kan være fristende å bare koble transaksjonen til nærmeste faktura. Ikke gjør det før du forstår avviket. Feil matching skjuler problemet og kan gjøre senere rapporter mindre pålitelige.

Spør heller:

• Er fakturaen endret etter utsendelse?
• Finnes det kreditnota?
• Er betalingen fra riktig kunde eller leverandør?
• Har gebyr eller valuta påvirket beløpet?
• Skal resten stå åpent?

Når bør du lage bilag?

Noen avvik krever et eget bilag, for eksempel bankgebyr, øreavrunding eller tap. Andre avvik skal løses i reskontro, ikke med fri manuell føring.

Hvis du er usikker, bruk manuelt bilag med varsomhet og legg inn forklaring. For faste avvik kan automatiseringsregler spare tid når mønsteret er godt forstått.