Håndtere betalingsavvik
Rydd betalingsavvik før de blir feil i reskontro, bankavstemming eller rapportering.
Betalingsavvik oppstår når banken, fakturaen og regnskapet ikke peker på samme historie. Det kan være en kunde som betaler feil beløp, en leverandørbetaling som stoppes, en innbetaling uten KID eller en dobbeltbetaling.
Start i bankavstemming og finn ut hvilken transaksjon som ikke matcher.
Vanlige avvik
| Avvik | Første kontroll |
|---|---|
| For lite betalt | Sjekk om kunden har delbetalt eller trukket fra kreditnota |
| For mye betalt | Vurder tilbakebetaling eller åpen post på kunden |
| Innbetaling uten KID | Match manuelt mot riktig faktura |
| Dobbeltbetaling | Kontroller reskontro før eventuell tilbakebetaling |
| Feil leverandørbetaling | Stopp betaling hvis den ikke er sendt, ellers dokumenter avviket |
For kundeoppfølging kan du lese fakturapåminnelse og inkasso .
Ikke match avvik for raskt
Det kan være fristende å bare koble transaksjonen til nærmeste faktura. Ikke gjør det før du forstår avviket. Feil matching skjuler problemet og kan gjøre senere rapporter mindre pålitelige.
Spør heller:
- Er fakturaen endret etter utsendelse?
- Finnes det kreditnota?
- Er betalingen fra riktig kunde eller leverandør?
- Har gebyr eller valuta påvirket beløpet?
- Skal resten stå åpent?
Når bør du lage bilag?
Noen avvik krever et eget bilag, for eksempel bankgebyr, øreavrunding eller tap. Andre avvik skal løses i reskontro, ikke med fri manuell føring.
Hvis du er usikker, bruk manuelt bilag med varsomhet og legg inn forklaring. For faste avvik kan automatiseringsregler spare tid når mønsteret er godt forstått.