Innkjøpsordre og varemottak

En innkjøpsordre viser hva du har bestilt. Et varemottak bekrefter hva som faktisk har kommet. I ReAI følger du disse hver for seg, sammen med forsendelser og leverandørfakturaer.

Du trenger tilgang til innkjøpsordremodulen. Registrering og reversering av mottak krever rettighet til å endre lager. Start med et ryddig produktregister .

Opprett bestillingen

1. Åpne Innkjøpsordrer og velg Ny innkjøpsordre.
2. Velg leverandør og destinasjon/lager. Kontroller valuta, ordredato og forventet dato.
3. Bruk Legg til vare for hver varelinje. Velg riktig produktvariant, og kontroller SKU, bestilt antall og enhetskostnad.
4. Kontroller bestillingen og lagre med riktig status. For å registrere mottak må ordren ha status Bestilt og ikke være arkivert.
5. Behold ordrebekreftelse og andre relevante dokumenter på ordren. Å lagre bestillingen bekrefter ikke at leverandøren har mottatt den.

Velg registrerte varevarianter når du skal oppdatere lager. En linje uten koblet produkt må avklares før mottaket kan registreres. For en importert ordre vedlikeholder du selve bestillingen i kildesystemet der dette er avtalt.

Registrer varene som kommer nå

1. Åpne innkjøpsordren og velg Mottak / motta varer.
2. Velg Lager og faktisk Mottaksdato. Lagervarer krever et aktivt lager. Mottaksdatoen kan ikke ligge i fremtiden.
3. Kontroller kolonnene Bestilt, Tidligere mottatt og Gjenstående.
4. Fyll inn faktisk antall i Motta nå. Feltene er i utgangspunktet fylt med gjenstående antall: reduser dem ved dellevering og skriv 0 for varer som ikke har kommet.
5. Klikk Bekreft mottak først når alle linjene stemmer med leveransen.
6. Kontroller Mottakshistorikk og lagerbeholdningen etterpå.

Fyll inn gjenstående antall kan brukes når hele resten av bestillingen har kommet. Det er fortsatt ditt ansvar å kontrollere antallet før bekreftelse.

Lagervarer øker beholdningen på valgt lager. Øvrige koblede varelinjer oppdaterer mottaksstatus uten å øke lageret. Du kan ikke motta mer enn gjenstående antall; avklar en overlevering og korriger bestillingen før du bekrefter.

Rett et feilregistrert mottak

Finn mottaket under Mottakshistorikk og bruk Reverser mottak hvis handlingen er tilgjengelig. Dette reverserer hele mottaket, reduserer mottatt antall og tilbakefører lagerbevegelsene. Det opprinnelige mottaket blir stående i historikken.

Registrer deretter riktig mottak. Hvis bare én linje var feil, må du også ta med de riktige linjene igjen etter reverseringen. Kontroller at senere mottak eller lagerendringer ikke gjør korrigeringen misvisende. Reversering er en retting av registreringen; en faktisk retur til leverandøren må håndteres som sin egen hendelse.

Koble leverandørfakturaen

På innkjøpsordren finner du Leverandørfakturaer og Koble faktura. Tildel leverandør først, og velg riktig registrert faktura for denne leverandøren. Kontroller antall, priser, frakt og andre tillegg mot bestillingen og faktisk mottak.

En ordre kan ha flere fakturaer, og en faktura kan gjelde flere ordrer. Beløpet som vises ved koblingen, er hele fakturatotalen, ikke en fordeling per ordre.

Fakturakoblingen bokfører ikke kostnader, betaler ikke fakturaen og registrerer ikke mottak. Følg de egne stegene for fakturagodkjenning og betaling .

Hvis tallene ikke stemmer

Kontroller SKU, lager, mottaksdato og tidligere mottak før du justerer noe. En forsendelse markert som levert registrerer ikke automatisk varemottak. En betalt faktura bekrefter heller ikke at varene har kommet.

Mangler mottaksknappen, kontroller modul og rettigheter, at ordren er Bestilt, at den ikke er arkivert, og at det finnes gjenstående antall. Hvis lageret allerede er oppdatert fra et annet system, avklar hvordan mottaket skal håndteres før du registrerer det på nytt.

Se lagerbeholdning og lagerjustering for videre kontroll.