Godkjenne leverandørfaktura i ReAI

Leverandørfakturaer bør ikke bare bokføres. De bør kontrolleres av noen som forstår kjøpet. I ReAI kan du bruke godkjenningsflyt for å skille mellom mottak, kontroll, bokføring og betaling.

Hvis fakturaene først må inn i systemet, se fakturamottak og kvitteringsmottak .

Hvem bør godkjenne?

Velg godkjenner etter hva fakturaen gjelder:

Poenget er at godkjenneren skal bekrefte at varen eller tjenesten er mottatt, at beløpet virker riktig, og at kostnaden hører til riktig prosjekt, avdeling eller periode.

Kontroll før betaling

Før en faktura betales bør du sjekke:

• Stemmer leverandør, kontonummer og organisasjonsnummer?
• Er fakturaen duplikat av en tidligere faktura?
• Er MVA og beløp rimelig for typen kjøp?
• Skal kostnaden føres på prosjekt eller underkonto?
• Er forfallsdatoen riktig prioritert?

Deretter kan fakturaen gå videre til betaling av leverandørfakturaer .

Når fakturaen ikke skal godkjennes

Sett fakturaen på vent hvis den er uklar. Typiske årsaker er manglende bestilling, feil beløp, feil leverandørinformasjon eller uenighet om leveransen. Det er bedre å stoppe én feil betaling enn å rydde i etterkant.

Hvis samme type avvik skjer ofte, bør dere justere innkjøpsrutinen eller opprette tydeligere brukerroller og tilgang .

Dokumenter hva godkjenningen betyr

Avtal om godkjenneren bekrefter leveranse, pris, kontering, prosjekt eller alle punktene. Hvis flere personer godkjenner, bør rekkefølgen og beløpsgrensene være tydelige. Ellers kan alle tro at noen andre har kontrollert det viktigste.

Kommentarer som «ok» er lite nyttige ved avvik. Skriv heller hva som er avklart, hvem som godkjente en endring, og hvilket underlag som mangler. Gjentakende avvik kan samles i en godkjenningsmatrise med klare eiere.