ReAI er først og fremst et regnskapssystem. Alle dine behov for regnskap skal dekkes.

Men vi tenker litt mer helhetlig på det å drive bedrift, regnskap henger sammen med de fleste andre systemer du bruker, og derfor tilbyr vi mye mer enn bare regnskap. Det kan være mer riktig å kalle det et ERP-system / forretningssystem.

Målet er at du skal trenge å bruke færrrest mulig systemer, og der vi ikke kan tilby tilsvarende funksjonalitet, skal integrasjoner lages for å automatisere regnskapet.

Hva gjør ReAI bedre enn “de andre” systemene?

Det er mer likheter enn forskjeller. ReAI lar deg bokføre, har integrasjon med banken, lar deg sende EHF-faktura osv. Her er alle systemene ganske like. Men det er noen viktige forskjeller som gjør at ReAI langsiktig er et bedre system.

Oppsummert i 3 ord: Standardisering, automatisering og pris

Standardisering: Kontoplan og underkontoer

ReAI tillater ikke å lage egne kontoer i kontoplan. Det kan høres ut som en begrensning, men det er slik alle systemer burde fungert. Det å tillatte egendefinerte kontoer er en stor tabbe som har flere ulemper enn fordeller.

Alle systemer burde ha en kontoplan som dekker alles behov med overordnede kategorier, så bør underkategorier løses med underkontoer, ikke nye kontoer.

Eksempel: 2255 gjeld til eiere

I andre systemer blir man tvunget til å lage 2256 Eier 1, 2257 Eier 2.

En bedre løsning er å bruke underkonto/reskontro akkurat som man gjør for leverandører på 2400 og kunder på 1500.

Med 100 leverandører, ville det ikke gått å lage 2401 DHL, 2402 Telenor osv. da du raskt ville brukt opp tallene. Det er også unødvendige at brukere skal “finne opp” nye tall. Derfor velger alle systemer å samle alt under 2400.

Men ReAI tar det et steg lenger, 1921, 1922 er også en dårlig løsning for bank-kontoer. Når du oppretter en bank-konto i ReAI legges under 1920, akkurat som leverandører legges under 2400. Dette er en mer skalerbar og “riktig” løsning.

**NB! Merk at de kontoene som bruker underkonto ikke kan brukes direkte, det kan være litt forvirrende at man må opprette en underkonto eller bank (1920) før man kan bruke en konto, men er litt tilsvarende at du må opprette en leverandør for å føre en leverandørfaktura, kunde for å sende kundefaktura osv. **

Automatisering

Vi tenker i mye større grad på automatisering enn andre systemer. Det er mange eksempeler på dette, noen av de:

• istedenfor at du fyller ut swift/bic manuelt, så har vi lagret alle mappinger av kontonummer prefix(bank-kode) til bankens SWIFT. Dette gjør at når du legger inn kontonummer hos oss, så slipper du å legge inn SWIFT/BIC manuelt.
• ReAI oppdaterer mva-status automatisk, mens andre systemer ofte lar deg oppdatere dette manuelt selv.
• A-melding sender vi automatisk ved lønnskjøring og OTP-faktura, mens andre systemer har dette som et manuelt steg.

På hver eneste side spør vi oss selv: Kan vi fylle ut dette automatisk for brukeren? Og svaret er ofte ja. Selv om andre systemer lar deg fylle ut dette manuelt.

Pris

ReAI er opp til 10X rimeligere enn etablerte aktører, og oftest 5X billigere eller mer om du sammeligner totalkostnad og faktisk tar med alle kostnader.

ReAI “design-filosofi”

Noe av det vi fokuserer på når vi utvikler systemet:

• Mest mulig skal være automatisert, minst mulig klikk. Å automatisere deterministisk er som regel bedre enn å bruke AI.
• Tilpasset AI og agents. Alt skal kunne gjøres med local agents via API. Akkurat som at utviklere skriver mindre kode, vil regnskapsførere styre agents, ikke føre manuelt.
• Systemet skal være raskt
• Brukergrensesnitt skal være kompakt, minst mulig scrolling. Mest mulig relevant informasjon, skjul alt som brukeren ikke trenger å se for å få jobben gjort. Eksempelvis trenger ikke brukeren å vite om Peppol for å motta og sende EHF-faktura.
• Applikasjonen skal kunne brukes fra mobil
• Dokumentasjon skal være bygd inn i løsningen. Eksempelvis, dersom en knapps effekt ikke er åpenbar, skal det være tilhørende tooltip for å forklare hva den gjør.
• Vi skal ta mest mulig valg for brukeren. Det er bedre at vi har tenkt gjennom arbeidsflyter og setter en fornuftig standard, istedenfor at alle skal finne på kruttet på nytt.

Hva er et regnskapssystem?

Siden ReAI er et regnskapssystem, beskriver vi kort hva som er det mest “fundamentale” et regnskapssystem gjør.

Regnskapsysstemene lar deg gjøre kredit(-) og debet(+) på ulike kontoer. Kontoene kan du tenke på som ulike “kategorier”. Regnskapssystemet holder også styr på ulike “invariants”, altså noe som alltid må være sant, hvor den viktigste er at mengden kredit er like mengden debit.

Det er mange grunner til at dette er nyttig, men en av de er at du ikke bare ser hva penger ble brukt på, men også hvor de kom fra. Du ser begge sider. Eksempelvis 100 kr ut av konto(-), og 100 kr brukt på programvare(+).

For å bruke kredit og debet i ReAI direkte har vi “manuelt bilag”, i teorien kunne man ført hele regnskapet for ett år på ett manuelt bilag, med masse posterings-rader (en rad med kredit og debit). I praksis er ikke dette en god idé, da de fleste posteringene som gjøres skjer i “bakgrunnen” når du bruker konsepter som leverandørfaktura, kunde-faktura, lån osv.

Posteringene samles alltid på et “bilag”, en gruppering av (ofte) relaterte posteringer. Ordet Bilag kan forvirre siden det ofte brukes om vedlegget du laster opp sammen med posteringene. Det er altså ikke bare manuelt bilag som lager et bilag. En leverandørfaktura lager et bilag med posteringer for leverandørgjeld (2400) og ofte driftskostnad (6xxx/7xxx), når du registrerer en leverandørfaktura eksempelvis Reai AS sier du “jeg skylder Reai AS 500 kr og har nå brukt 500 kr på software”.

Målet med posteringer er å endre saldo på kontoer. Akkurat som du har en saldo i nettbanken (hvor mye du har på konto), har du en saldo på hver konto i regnskapet. 1920 dnb, kan ha 100 i saldo, da har du 100 kr på bankkonto. Når 6553 har saldo 500 har du brukt 500 kr på programvare.

Til slutt ønsker du å lage rapporter for intern styring, og sende regnskapsdata til myndighetene, alt dette gjøres ut ifra saldo kontoene.