Fakturareferanse på faktura

En fakturareferanse er informasjon kunden bruker for å koble fakturaen til riktig bestilling, prosjekt, avdeling eller person. Referansen er ikke alltid et lovpålagt fakturafelt, men den kan være et avtalt krav og helt avgjørende for at kunden skal godkjenne fakturaen.

I små kundeforhold holder det ofte med navnet på bestilleren. Større virksomheter og offentlige oppdragsgivere kan kreve et eksakt bestillingsnummer i et bestemt EHF-felt. Hvis referansen mangler, kan fakturaen bli avvist før noen vurderer selve leveransen.

Vanlige referanser

KID er en betalingsreferanse, ikke kundens innkjøpsreferanse. Les KID på faktura hvis du vil se hvordan betalingen matches mot riktig krav.

Spør før du sender

Den sikreste rutinen er å be om kundens fakturakrav når avtalen inngås. Spør kunden:

1. Hvilket juridisk selskap skal faktureres?
2. Skal fakturaen sendes som EHF, eFaktura, PDF eller via portal?
3. Kreves bestillingsnummer, kontaktperson, prosjekt eller koststed?
4. Hvilket felt skal hver referanse stå i?
5. Kreves timeliste, ordrebekreftelse eller annet vedlegg?
6. Hvem kontaktes hvis fakturaen blir avvist?

Registrer svarene på kunden eller avtalen, ikke i en privat notatbok hos prosjektlederen. Da kan fakturakravene gjenbrukes ved neste utsending.

Referanse på EHF

En EHF-faktura består av strukturerte felt. Derfor er plasseringen viktig. Et bestillingsnummer i en generell kommentartekst er ikke nødvendigvis nok hvis kundens system validerer et eget ordrefelt.

Typiske feil er:

• bestillingsnummeret står bare i PDF-visningen
• kontaktperson er lagt i feltet for kjøpers referanse når kunden forventer ordrenummer
• fakturaen inneholder gammelt prosjektnummer fra forrige oppdrag
• flere referanser er slått sammen i ett fritekstfelt
• vedlegget er nevnt, men ikke sendt med

Ved fakturering til offentlig sektor bør du følge kundens fakturainstruks og bruke EHF. Se faktura til offentlig sektor og EHF for små bedrifter .

Referanse på PDF-faktura

På en PDF bør referansen stå i selve fakturaen, godt synlig nær kundeopplysningene eller i et tydelig merket referansefelt. Ikke stol på e-postemnet eller meldingsteksten rundt vedlegget. Dokumentasjonen skal kunne forstås også når fakturaen senere hentes fra regnskapsarkivet.

I det gratis fakturaverktøyet kan du legge kontaktperson, bestillingsnummer eller PO-nummer i et eget referansefelt på PDF-en.

Bruk konsistente feltnavn:

• Deres referanse
• Bestillingsnummer
• Prosjekt
• Kontrakt
• Vår referanse

«Deres referanse» bør være en opplysning kunden kjenner igjen. «Vår referanse» kan være selgers prosjektleder eller interne saksnummer.

Når kunden oppgir feil referanse

Be om skriftlig bekreftelse på riktig opplysning. Hvis fakturaen allerede er sendt, avhenger rettingen av om selve salgsdokumentet må erstattes. Et regnskapssystem bør bevare sporbarhet og ikke la deg overskrive en sendt faktura uten dokumentasjon.

Hvis kunden bare trenger en intern avklaring, kan en melding være tilstrekkelig. Hvis fakturaen må erstattes, kan det være nødvendig med kreditnota og ny faktura. Se slik retter du en sendt faktura .

En enkel kontroll før utsending

• juridisk mottaker stemmer med avtalen
• organisasjonsnummer og adresse er riktige
• bestillingsnummer er kopiert uten mellomrom eller skrivefeil
• kontaktperson og prosjekt er fortsatt aktive
• referansen ligger i riktig EHF-felt eller synlig på PDF-en
• påkrevde vedlegg følger med
• varelinjene beskriver leveransen godt nok til godkjenning

ReAI lar deg lagre kundeinformasjon og referanser sammen med fakturagrunnlaget, slik at økonomi og leveranseansvarlig kan kontrollere de samme opplysningene før fakturaen sendes.