Sjekkliste for e-faktura i 2027

Overgangen til obligatorisk e-faktura bør behandles som et avgrenset prosjekt, ikke bare som en innstilling i regnskapssystemet. Målet er at riktige fakturaopplysninger skal følge hele veien fra avtale og levering til kundens system, og at feil blir oppdaget før de forsinker betalingen.

Les først hva som er vedtatt om e-faktura fra 2027 . Denne sjekklisten handler om gjennomføringen.

1. Avgrens hvilke salg som omfattes

Lag en enkel oversikt over kundene og sendemåtene dere bruker i dag.

Prioriter høyt volum, store beløp og kunder som allerede har strenge krav til bestillingsnummer eller portal.

2. Pek ut én ansvarlig

Økonomiavdelingen bør ha hovedansvaret, mens IT, salg, prosjektledere og systemleverandører kan ha ansvar for hver sin del. Den hovedansvarlige må kunne svare på:

• hvem som bestemmer hvordan fakturaen skal sendes til en kunde
• hvem som vedlikeholder organisasjonsnummer og elektronisk adresse
• hvem som fyller ut bestillings- og prosjektreferanser
• hvem som følger opp tekniske avvisninger
• hvem som kontrollerer at faktura og bokføring stemmer

Uten tydelig ansvar kan en avvist EHF bli liggende mellom økonomisystemet, prosjektverktøyet og kundens innkjøpsavdeling.

3. Rydd kunderegisteret

Strukturert fakturering er avhengig av ryddige kundeopplysninger. Kontroller minst:

• juridisk navn og organisasjonsnummer
• fakturaadresse og kontaktperson
• EHF-/Peppol-adresse når kunden kan motta EHF
• bestillingsnummer eller PO-nummer
• prosjekt, koststed eller avdelingskode
• avtalte betalingsbetingelser
• valuta og språk
• om kunden krever vedlegg

Ikke bruk kommentarfeltet når et eget felt finnes. En referanse som bare står i e-posten, følger ikke nødvendigvis med til kundens system for godkjenning. Se guiden til fakturareferanser for eksempler.

4. Følg fakturaen gjennom alle systemene

Gå gjennom veien fra ordre til bank:

1. Avtale eller bestilling opprettes.
2. Leveranse, timer, varer eller milepæler godkjennes.
3. Fakturagrunnlag beregnes.
4. Fakturanummer og fakturadato tildeles.
5. Faktura valideres og sendes.
6. Systemet mottar leveringsstatus eller avvisning.
7. Salget bokføres og MVA periodiseres.
8. Betalingen avstemmes mot kundereskontroen.

For hvert steg bør dere dokumentere system, ansvarlig rolle, kritiske felt og hva som skjer ved feil. Hvis samme data kopieres manuelt mellom systemer, er dette et godt tidspunkt for å vurdere integrasjon.

5. Test mer enn «sendt»

En vellykket test betyr ikke bare at systemet viser grønt lys. Kontroller at mottakeren faktisk får en faktura som kan godkjennes og bokføres.

Test minst disse situasjonene:

• ordinær faktura med én MVA-sats
• flere MVA-satser på samme faktura
• kreditnota som viser til opprinnelig faktura
• faktura med bestillingsnummer og kontaktperson
• prosjektfaktura med vedlegg
• faktura i utenlandsk valuta
• faktura som blir avvist
• ny utsending etter korrigering

Sammenlign opplysningene i EHF-meldingen med den lesbare fakturakopien. Beløp, datoer og referanser må være like i begge.

6. Lag en rutine for avvisninger

EHF kan avvises fordi mottakeren ikke finnes i registeret, fordi et format ikke validerer eller fordi kunden krever et felt som mangler. Rutinen bør angi:

1. hvor avvisningen blir synlig
2. hvem som varsles
3. hvordan årsaken klassifiseres
4. om fakturaen må krediteres eller bare sendes på nytt
5. hvordan ny forfallsdato avtales når feilen ligger hos selger
6. hvordan saken dokumenteres

Ikke start purring på en faktura kunden aldri kunne motta eller godkjenne. Rett leveringsfeilen først og avklar betalingsfristen skriftlig.

7. Oppdater avtaler og kundeinformasjon

Nye kunder bør registreres med fakturakrav før første levering. Legg inn et fast punkt i tilbudet, ordrebekreftelsen eller rutinen for å opprette nye kunder:

• juridisk fakturamottaker
• organisasjonsnummer
• ønsket elektronisk sendemåte
• obligatorisk referanse
• betalingsfrist
• kontakt ved avvik

Les tilbud eller faktura hvis dere trenger å rydde i rutinene før fakturering.

8. Følg forskriften og dokumenter beslutninger

Lovkravet om sending fra 1. januar 2027 er vedtatt, mens nærmere formatkrav og unntak skal fastsettes i forskrift. Opprett derfor en datert oppgave med en ansvarlig person som skal:

• følge publisering av forskriften
• sammenligne kravene med leverandørens løsning
• oppdatere unntakslisten
• gjennomføre en ny test før årsskiftet
• informere ansatte og kunder om endret sendemåte

ReAI kan samle faktura, bokføring, bankavstemming og oppfølging på ett sted. Det reduserer antallet steder der kundeopplysninger eller fakturastatus kan gå tapt.

Kilder

• Regjeringen om ikraftsetting av e-fakturareglene
• Digdir om EHF og Peppol