Sjekkliste før du sender faktura
En to-minutters kontroll reduserer avvisninger, kreditnotaer og forsinket betaling.
En faktura kan oppfylle lovens minimumskrav og likevel bli avvist av kunden. Bruk denne sjekklisten for å kontrollere både salgsdokumentasjonen og opplysningene kunden trenger for å behandle den.
1. Riktig juridisk mottaker
- kundens juridiske navn stemmer med avtalen
- organisasjonsnummer og adresse er riktig
- fakturaen gjelder riktig selskap i et konsern
- EHF-adresse eller annen kanal er kontrollert
- kontaktperson og fakturaadresse er oppdatert
En faktura til feil selskap kan normalt ikke bare redigeres etter utsending. Da må du bevare sporbarheten med kreditnota og ny faktura .
2. Sporbar fakturanummerering
- fakturanummeret er unikt
- nummeret er tildelt maskinelt i en kontrollerbar, sammenhengende serie
- en slettet eller annullert faktura etterlater dokumentasjon
- kreditnotaen viser til fakturaen den korrigerer
En løs Word- eller Excel-mal gir ikke automatisk en lovlig nummerrekke. Bruk gratis fakturaverktøy for en enkelt faktura eller et faktura-/regnskapssystem for løpende fakturering.
3. Dato og leveranse
- fakturadatoen er datoen dokumentet faktisk utstedes
- leveringsdato eller periode fremgår når den har betydning
- fakturaen sendes innen fristen etter levering
- forfallsdato følger avtalen
Se fakturadato og leveringsdato og når du må sende faktura hvis datoene er ulike.
4. Beskrivelse og beløp
- varen eller tjenesten er beskrevet så kunden forstår leveransen
- mengde, enhet, pris og rabatt stemmer med avtalen
- tillegg og utlegg er dokumentert
- valuta og totalsum er tydelige
- forskudd eller tidligere delbetaling er tatt hensyn til
Unngå varelinjer som bare sier «arbeid» eller «i henhold til avtale» når avtalen ikke følger fakturaen. En presis beskrivelse gjør både godkjenning og senere kontroll enklere.
5. MVA
- virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret når MVA kreves inn
- organisasjonsnummeret etterfølges av «MVA» når virksomheten er registrert
- MVA-grunnlag, sats og beløp fremgår per sats
- fritak, unntak eller salg til utlandet er vurdert og dokumentert
- faktura uten MVA har en presis forklaring når det er nyttig
Les faktura uten MVA og bruk MVA-kalkulatoren for beløpskontroll.
6. Kundens referanser
- bestillingsnummer eller PO-nummer er riktig
- kontaktperson, prosjekt og koststed står i avtalte felt
- EHF-feltene er brukt riktig
- fakturaen viser til kontrakt, ordre eller tilbud når kunden krever det
Les fakturareferanse på faktura for å skille mellom kundens referanse og betalingsreferansen KID.
7. Betaling
- kontonummeret tilhører riktig selskap
- KID er gyldig og unik når det brukes
- beløp og forfallsdato er tydelige
- IBAN og BIC er med når utenlandsbetaling krever det
- betalingsbetingelsene stemmer med avtalen
Du kan kontrollere en referanse med KID-validatoren og lese mer om innbetaling uten KID .
8. Kanal og vedlegg
- fakturaen sendes i kanalen kunden har avtalt
- EHF validerer før utsending
- timeliste, ordrebekreftelse eller annen dokumentasjon er vedlagt
- sensitive personopplysninger sendes på en forsvarlig måte
- avvisningsmeldinger går til en ansvarlig person
En PDF på e-post er ikke det samme som en strukturert e-faktura. Fra 1. januar 2027 gjelder et nytt krav om e-faktura ved salg mellom bokføringspliktige virksomheter. Se obligatorisk e-faktura fra 2027 .
Etter utsending
Kontrollen slutter ikke når du trykker send:
- Bekreft at fakturaen er levert, ikke bare opprettet.
- Følg opp tekniske avvisninger med en gang.
- Match betaling mot riktig kunde og faktura.
- Avklar innsigelser før du starter inkassoløp.
- Bruk oppdaterte frister og satser ved purring.
ReAI samler faktura, bokføring, bank og kundereskontro, slik at statusen kan følges uten manuelle lister.