Innbetaling uten KID

En innbetaling uten KID er en betaling som kommer inn på bankkontoen uten den numeriske referansen som normalt kobler betalingen automatisk til riktig kunde og faktura. Pengene kommer frem så lenge kontonummeret er riktig, men de må matches manuelt i kundereskontroen.

Hva skjer når en faktura betales uten KID?

Med KID på faktura leser regnskapssystemet referansen fra bankfilen og lukker fakturaen automatisk. Uten KID skjer dette:

Har du betalt uten KID?

Du trenger vanligvis ikke betale på nytt. Send mottakeren en kort melding med fakturanummer, beløp, betalingsdato og kontoen du betalte fra. Da kan de koble betalingen til riktig faktura før den blir purret.

Slik finner du riktig faktura

Gå gjennom sporene i denne rekkefølgen:

1. Meldingsfeltet: fakturanummer, kundenummer eller ordrenummer.
2. Beløpet: søk etter åpne fakturaer med nøyaktig samme beløp. Sjekk også sum av flere fakturaer og beløp fratrukket kreditnota eller gebyr.
3. Betalerens navn og konto: sammenlign med kunder i reskontroen. Husk at en privatperson kan betale for et firma og omvendt.
4. Datoen: nylig sendte fakturaer, purringer og avtalte avdrag.
5. Kontakt: spør kunden når sporene ikke gir et sikkert svar.

Ikke gjett. En innbetaling som lukkes mot feil faktura, gir feil purring til én kunde og en åpen post som ser betalt ut hos en annen.

Bokføring av innbetaling uten KID

Når kunden er kjent, føres innbetalingen mot kundefordringen og matches mot fakturaen i reskontroen. Eksempel: kunden betaler 12 500 kr uten KID.

Når betaleren ikke kan identifiseres med en gang, føres beløpet på en egen interimskonto for uidentifiserte innbetalinger, for eksempel en underkonto til 2990 Annen kortsiktig gjeld. Da stemmer banken, og beløpet blir ikke inntektsført eller lukket mot en tilfeldig faktura.

Når kunden er funnet, flyttes beløpet:

Hvis beløpet ikke hører til noen av kundene dine, kan banken hjelpe med å kontakte betaleren slik at pengene kan tilbakeføres. Interimskontoen bør gås gjennom ved hver bankavstemming og være tom, eller forklart, ved periodeslutt.

Vanlige feil

• Innbetalingen bokføres rett mot inntekt eller bank uten å lukke fakturaen, og kunden får purring på noe som er betalt.
• Beløpet matches mot eldste åpne faktura uten å sjekke om det faktisk gjelder den.
• Delbetalinger og gebyrer blir liggende som små differanser. Se delbetaling av faktura.
• Innbetalinger fra ukjente betalere blir liggende på interimskontoen i månedsvis.

Slik får du færre innbetalinger uten KID

• Sett KID tydelig ved siden av kontonummer og beløp på fakturaen.
• Tilby AvtaleGiro eller eFaktura til faste privatkunder og EHF til bedrifter, der KID følger med automatisk.
• Be kunder som ikke kan bruke KID, om å skrive fakturanummeret i meldingsfeltet.
• Vurder å kreve KID på kontoen hvis du har mange innbetalinger. Snakk med banken om konsekvensene for kunder som betaler fra utlandet.

Slik håndterer ReAI innbetalinger uten KID

ReAI leser bankhendelser og foreslår treff ut fra beløp, betalernavn, melding og åpne fakturaer. Du godkjenner treffet, og fakturaen lukkes i reskontroen. Innbetalinger uten sikkert treff blir liggende som åpne avvik til noen har tatt stilling til dem, slik at ingenting blir bokført på gjetning.

Les også avvik i bankinnbetalinger og betaling i valuta.