Når må du sende faktura?
Fakturer så snart leveransen er kontrollert. Hovedregelen setter en yttergrense på én måned, mens enkelte leveranser har særregler.
Hovedregelen er at en faktura skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter at varen eller tjenesten er levert. Fristen er en yttergrense, ikke en anbefaling om å vente.
Tidlig og regelmessig fakturering gir bedre likviditet, færre glemte varelinjer og mindre diskusjon om hva som faktisk ble levert.
Hva betyr «etter levering»?
Leveringstidspunktet avhenger av avtalen og ytelsen:
| Leveranse | Praktisk fakturagrunnlag |
|---|---|
| Vare | Dokumentert overlevering eller forsendelse etter avtalen |
| Konsulenttimer | Godkjent timegrunnlag for avtalt periode |
| Fastprisprosjekt | Avtalt milepæl, delleveranse eller sluttgodkjenning |
| Abonnement | Perioden og faktureringsplanen i avtalen |
| Løpende tjeneste | Avtalt månedlig eller periodisk avregning |
Beskriv leveringsdato eller periode på fakturaen når det har betydning. Les forskjellen mellom fakturadato og leveringsdato for å unngå tilbakedatering.
Eksempel: konsulentarbeid
Et konsulentselskap leverer timer gjennom juni. Timelistene godkjennes 2. juli, og fakturaen utstedes 3. juli. Fakturaen kan ha 3. juli som fakturadato og beskrive leveransen som «konsulenttjenester 1.–30. juni».
Selskapet bør ikke vente til slutten av juli uten grunn. Jo lenger det venter, desto senere starter kundens betalingsfrist.
Eksempel: prosjekt med milepæler
Hvis avtalen sier at 30 prosent faktureres ved godkjent design og 70 prosent ved produksjonssetting, oppstår fakturagrunnlaget ved hver godkjente milepæl. Fakturaen bør vise milepælen og relevant prosjekt- eller bestillingsreferanse.
Se faktura med prosjektreferanse hvis kunden bruker prosjekt, koststed eller PO-nummer.
Eksempel: forskuddsfakturering
Forskudd og abonnement krever at avtalen, fakturateksten og MVA-behandlingen henger sammen. Fakturaen bør tydelig angi perioden eller ytelsen betalingen gjelder. Les MVA på forskuddsfaktura før du oppretter en generell rutine for forskudd.
Særregler
Bokføringsforskriften har særregler for blant annet enkelte løpende leveranser, bygge- og anleggsarbeid og andre periodiske ytelser. Hvis virksomheten har lange prosjekter, delbetalinger eller bransjespesifikke avregninger, bør rutinen kontrolleres mot gjeldende forskrift og eventuelt med regnskapsfører.
Ikke bruk en generell nettartikkel som eneste grunnlag for et komplekst prosjektoppgjør. Dokumenter hvordan avtalen definerer levering, og hvordan fakturaplanen følger leveransen.
Hva skjer hvis fakturaen sendes for sent?
Sen fakturering kan skape flere problemer:
- inntekter og MVA kan havne i feil periode
- kunden kan bestride gamle eller uklare varelinjer
- dokumentasjon og timelister blir vanskeligere å rekonstruere
- bedriften finansierer kunden unødvendig lenge
- utestående fakturaer blir oppdaget for sent
- prosjektmarginen ser bedre ut enn den egentlig er mens kostnadene allerede er bokført
Oppdager du et gammelt, ufakturert salg, bør du ikke tilbakedatere fakturaen. Lag riktig dokumentasjon med faktisk dato, avklar regnskaps- og MVA-behandlingen og dokumenter hvorfor faktureringen ble forsinket.
En god faktureringskalender
- Registrer timer, varer og utlegg fortløpende.
- Sett en fast frist for godkjenning av fakturagrunnlag.
- Fakturer ved leveranse eller på faste ukentlige intervaller.
- Kontroller kunde og fakturareferanse før utsending.
- Følg med på tekniske avvisninger samme dag.
- Match innbetalinger og følg opp forfall i kundereskontroen.
- Avstem levert, men ikke fakturert arbeid ved månedsslutt.
ReAI kobler fakturaen til regnskap, bank og kundereskontro, slik at et fakturagrunnlag ikke forsvinner mellom prosjektverktøy, regneark og økonomisystem.