Faktura med prosjektreferanse
Mange kunder godkjenner bare fakturaer med riktig prosjekt- eller bestillingsreferanse. Her er hvilke referanser du trenger og hvor de skal stå.
En faktura med prosjektreferanse har med kundens prosjektnummer, bestillingsnummer eller annen referanse som kunden bruker for å fordele kostnaden og godkjenne fakturaen. Referansen er ikke et lovkrav i seg selv, men mange kunder avviser eller forsinker fakturaer som mangler den.
Hvilke referanser finnes?
| Referanse | Hva den brukes til | EHF-felt |
|---|---|---|
| Bestillingsnummer (PO) | Kobler fakturaen til kundens innkjøpsordre | Ordrereferanse |
| Kjøpers referanse | Viser hvem hos kunden som har bestilt | Kjøpers referanse |
| Kontraktsnummer | Viser hvilken avtale leveransen gjelder | Kontraktsreferanse |
| Prosjektnummer | Fordeler kostnaden på kundens prosjekt | Prosjektreferanse |
| Koststed eller avdeling | Kundens interne fordeling | Ofte kjøpers referanse eller egen linjereferanse |
Hvilke felt kunden krever, står i bestillingen, avtalen eller kundens fakturainstruks. Spør før første faktura.
Kundens prosjekt og ditt prosjekt
Skill mellom kundens prosjektreferanse, som skal stå på fakturaen, og ditt eget prosjektnummer, som brukes i ditt prosjektregnskap for å måle lønnsomhet. De kan være forskjellige. Et godt system har plass til begge.
Slik gjør du det riktig
- Registrer kundens referanser på prosjektet eller ordren når oppdraget starter.
- La fakturaen hente referansene automatisk fra prosjektet.
- Bruk riktig felt i EHF. En referanse i fritekstfeltet blir ofte ikke lest av kundens system.
- Fakturer én bestilling per faktura hvis kunden krever det.
- Følg med på avvisninger, og rett referansen før du sender på nytt.
Når fakturaen blir avvist
En avvist faktura er ikke det samme som en ubetalt faktura. Rett referansen og send på nytt. Er fakturaen allerede bokført og må erstattes, lager du en kreditnota og en ny faktura. Se kreditnota-prosess.
Ikke purre før du vet at kunden har fått en faktura den kan behandle.
Offentlige kunder
Offentlige virksomheter krever normalt EHF med bestillingsnummer eller kjøpers referanse. Se faktura til offentlig sektor.
Vanlige feil
- Referansen står i fritekst, ikke i riktig EHF-felt.
- Gammel bestillingsreferanse brukes etter at kunden har laget en ny.
- Flere bestillinger samles på én faktura, og kunden kan ikke fordele dem.
- Ditt eget prosjektnummer står der kunden forventer sitt.
Slik hjelper ReAI
I ReAI legger du kundens referanser på prosjektet, og de følger med på fakturaer og EHF. Samtidig føres timer og kostnader på ditt eget prosjekt. Se fakturareferanse, prosjektregnskap i ReAI og EHF for små bedrifter.
Artikkelen er sist oppdatert: 2026-09-23
Les videre
Mer fra Fakturering, betaling og likviditet
Abonnementsfakturering
Abonnementsfakturering automatiserer faste fakturaer, men krever kontroll på avtaleperiode, prisendringer, oppsigelser og betaling.
Avstemming av kortoppgjør
Slik forklarer du forskjellen mellom kundebetalinger og nettobeløpet som kommer i banken.
Avvik i bankinnbetalinger
De fleste avvik i innbetalinger har seks årsaker. Her er hvordan du finner årsaken og bokfører differansen riktig.
Betalbar skatt
Slik beregner og bokfører et aksjeselskap betalbar skatt, og slik gjøres den opp med forskuddsskatt og restskatt året etter.