Betalingsfrist og forfallsdato på faktura

Betalingsfristen er tiden kunden får til å betale. Forfallsdatoen er den konkrete datoen beløpet skal være betalt. Fristen bør følge avtalen med kunden og stå tydelig på fakturaen.

Det finnes ikke én frist som passer alle fakturaer. 14 eller 30 dager er vanlig, men bransje, kundetype, leveranse og avtalt kredittid avgjør hva som er riktig.

Fire datoer som ikke bør blandes

Les også om fakturadato og leveringsdato .

Kan du selv velge 7, 14 eller 30 dager?

Ja, dersom fristen er en del av avtalen med kunden. Oppgi betalingsvilkåret i tilbud, ordrebekreftelse eller kontrakt før fakturaen sendes. En ensidig kortere frist på fakturaen endrer ikke nødvendigvis det som allerede er avtalt.

En praktisk vurdering er:

• 7 dager kan passe for små, enkle leveranser når kunden har akseptert kort frist.
• 14 dager gir raskere kontantstrøm og er vanlig for mindre virksomheter.
• 30 dager er vanlig i etablerte B2B-forhold og ved fakturering til offentlig sektor.
• Mer enn 30 dager bør være et bevisst kredittvalg, ikke en standard som oppstår fordi kunden betaler sent.

Mellom virksomheter sier forsinkelsesrenteloven § 2 a at betalingsfristen ikke skal overstige 60 dager, med mindre en annen frist er uttrykkelig avtalt. Når en offentlig myndighet er kunden, er hovedregelen etter § 2 b maksimalt 30 dager fra de lovbestemte utgangspunktene. En lengre frist krever uttrykkelig avtale og saklig begrunnelse, og kan normalt ikke overstige 60 dager.

Når kan forsinkelsesrente begynne å løpe?

Når forfallsdatoen er fastsatt på forhånd, kan forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven § 2 løpe fra forfallsdagen dersom kunden ikke betaler. Hvis betalingstidspunktet ikke er fastsatt på forhånd, løper renten normalt først 30 dager etter at du har sendt et skriftlig betalingskrav.

Det er derfor en klar fordel å avtale betalingsvilkåret og oppgi en konkret forfallsdato. Bruk gjeldende rente når du beregner kravet; satsen endres halvårlig. Se forsinkelsesrentekalkulatoren for et oppdatert regnestykke.

Slik beregner du forfallsdatoen

1. Finn betalingsfristen i avtalen.
2. Avklar hvilket tidspunkt fristen skal regnes fra.
3. Beregn datoen konsekvent i fakturasystemet.
4. Kontroller helger og helligdager mot avtalen og betalingsløsningen.
5. Vis både fakturadato og forfallsdato på fakturaen.

Ikke bruk fakturadatoen til å skjule at fakturaen er sendt sent. Hvis fakturaen utstedes etter leveransen, skal datoene fortsatt gjengi det som faktisk har skjedd.

Betalingsfrist er også kredittrisiko

En lang betalingsfrist betyr at virksomheten finansierer kunden lenger. Før du gir 45, 60 eller flere dager, bør du vurdere:

• kundens betalingshistorikk og kredittrisiko
• hvor stort beløp som kan stå utestående
• om leveransen bør deles i forskudd, a konto og sluttoppgjør
• om prosjektet krever milepælsfakturering
• hvordan åpne poster skal følges opp

Ved løpende salg er det bedre å ha ett avtalt betalingsvilkår i kundekortet enn å skrive inn fristen manuelt hver gang.

Hvis kunden bestrider fakturaen

Et reelt omtvistet krav skal ikke behandles som en vanlig forglemmelse. Stans automatiske purringer, dokumenter innsigelsen og avklar om fakturaen skal stå, delkrediteres eller erstattes. Les kreditnota og retting av faktura dersom beløp, kunde eller leveranse er feil.

Når kravet er riktig, kan du følge rutinen for purring og purregebyr .

Sjekkliste

• Er betalingsvilkåret avtalt før fakturaen sendes?
• Er fakturadato, leveringsdato og forfallsdato riktige?
• Er kunden en virksomhet, forbruker eller offentlig myndighet?
• Har dere tatt et bevisst valg om kredittrisikoen?
• Kan innbetalingen matches med KID eller annen tydelig referanse?
• Er rutinen for forfalte og bestridte krav dokumentert?

ReAI lagrer betalingsvilkåret på kunden, beregner forfallsdato konsekvent og kobler faktura, innbetaling og kundereskontro. Det gjør det enklere å se hvilke kunder som betaler sent og følge opp uten å miste kontroll på historikken.

Kilder

• Forsinkelsesrenteloven §§ 2, 2 a og 2 b
• Finanstilsynet om gjeldende forsinkelsesrente