Faktura til kunde i utlandet
Før du fakturerer utlandet må du avklare hvem kunden er, hva som leveres, hvor leveransen skjer og hvordan MVA og betaling skal håndteres.
En faktura til utlandet følger de norske kravene til salgsdokumentasjon, men krever flere avklaringer enn en vanlig innenlandsk faktura. Kundens land avgjør ikke alene om fakturaen skal være uten norsk MVA.
Start med fire spørsmål:
- Er kunden en virksomhet eller privatperson?
- Selger du en vare eller en tjeneste?
- Hvor skjer leveringen eller hvor anses omsetningen å finne sted?
- Kan du dokumentere om kunden er næringsdrivende eller privatperson, og at varen er utført hvis det er relevant?
Praktisk sjekkliste
| Kontroll | Hva du trenger |
|---|---|
| Kunde | Juridisk navn, adresse, land og eventuell utenlandsk VAT-identifikator |
| Leveranse | Konkret beskrivelse, leveringsdato og leveringssted |
| MVA | Dokumentert vurdering av norsk MVA, fritak eller omvendt avgiftsplikt |
| Valuta | Avtalt valuta og dokumentert omregningskurs |
| Betaling | IBAN, BIC/SWIFT, forfallsdato og betalingsreferanse |
| Varer | Tolldeklarasjon, transportdokument og bevis på utførsel |
| Tjenester | Avtale, opplysninger om kunden er næringsdrivende eller privatperson, og hvor tjenesten leveres |
Skal fakturaen ha norsk MVA?
Det må vurderes konkret. De vanligste hovedsituasjonene er:
- Varer som leveres i Norge er som utgangspunkt norsk omsetning, selv om kunden har utenlandsk adresse.
- Varer som eksporteres fra Norge kan omfattes av MVA-fritak når vilkår og dokumentasjonskrav er oppfylt.
- Fjernleverbare tjenester til utenlandsk næringsdrivende kan falle utenfor norsk merverdiavgiftsområde, men tjenestetype og mottaker må dokumenteres.
- Tjenester til utenlandske privatpersoner kan følge andre regler, blant annet for elektroniske tjenester.
Ikke bruk teksten «reverse charge» eller «0 % VAT» uten å vite hvilket rettslig grunnlag som gjelder. Fritatt, unntatt og utenfor merverdiavgiftsområdet er ikke det samme.
Les MVA på salg til utlandet for avgiftsvurderingen. Ved tvil bør transaksjonen avklares før fakturaen utstedes.
Faktura i utenlandsk valuta
Du kan fakturere i for eksempel EUR, USD, GBP, SEK eller DKK når valutaen er avtalt med kunden. Dersom norsk MVA skal beregnes, krever bokføringsforskriften at MVA-beløpet også angis i norske kroner.
Regnskapet må vise:
- fakturabeløpet i avtalt valuta
- kursen som ble brukt ved bokføring
- norsk verdi på fakturatidspunktet
- eventuell valutagevinst eller valutatap når kunden betaler
En senere kursendring endrer ikke den opprinnelige fakturaen. Differansen håndteres som valutagevinst eller valutatap i regnskapet.
Språk og fakturainnhold
Engelsk er normalt det tryggeste språket for en utenlandsk kunde og er akseptert av Skatteetaten for salgsdokumentasjon. Fakturaen må fortsatt inneholde de norske obligatoriske opplysningene.
Bruk guiden til faktura på engelsk for engelske feltnavn og praktiske råd om betaling.
Hvis kunden kan motta PDF, kan du lage faktura med engelske feltnavn og velge avtalt valuta direkte i nettleseren. Husk at verktøyet ikke vurderer MVA-reglene eller omregner norsk MVA for deg.
Betaling med IBAN og SWIFT
Oppgi minst:
- korrekt IBAN
- BIC/SWIFT når banken eller landet krever det
- kontohavers juridiske navn
- avtalt valuta
- forfallsdato
- fakturanummer eller annen entydig betalingsreferanse
Avklar også hvem som dekker bankgebyrer. Uten en tydelig avtale kan innbetalingen bli lavere enn fakturabeløpet og skape en restpost i kundereskontroen.
Når du eksporterer varer
En handelsfaktura brukes som grunnlag i eksport- og tollprosessen. Beskriv varen presist og sørg for samsvar mellom faktura, pakkliste, transportdokument og utførselsdeklarasjon.
Ta med relevante opplysninger som:
- antall, vekt og varebeskrivelse
- opprinnelsesland når det kreves
- varekode når den er relevant for deklareringen
- leveringsbetingelser, for eksempel avtalt Incoterm
- frakt og forsikring når dette inngår i verdien
- fakturanummer og dato
En proformafaktura kan brukes i enkelte deklarasjonssituasjoner uten ordinært salg, men erstatter ikke en handelsfaktura når det faktisk foreligger et betalingskrav. Les proformafaktura forklart .
Vanlige feil
- norsk MVA fjernes bare fordi kunden har utenlandsk adresse
- kundens VAT-identifikator lagres uten kontroll
- MVA oppgis bare i utenlandsk valuta
- «reverse charge» brukes uten riktig grunnlag
- IBAN, SWIFT eller betalingsreferanse mangler
- bankgebyr skaper en restpost som aldri avstemmes
- utførselsdokumentasjon lagres ikke sammen med salget
- proformafaktura bokføres som ordinær salgsfaktura
Slik hjelper ReAI
ReAI kan lagre land, språk, valuta, betalingsvilkår og MVA-behandling på kunden. Når fakturaen betales, avstemmes innbetalingen mot den åpne posten, og valutadifferansen bokføres separat. Det gir bedre sporbarhet enn å lage utenlandsfakturaer som løse dokumenter.