Proformafaktura
Proformafakturaen beskriver en planlagt eller vederlagsfri leveranse, men erstatter ikke salgsfakturaen når det foreligger et faktisk salg.
En proformafaktura ser ut som en faktura, men er normalt ikke et ordinært salgsdokument eller et bokføringsbilag. Den brukes til å opplyse om varer, verdi og leveringsvilkår før en handelsfaktura finnes, eller når varer sendes uten at det skjer et salg.
Merk dokumentet tydelig med PROFORMA INVOICE og tekst som viser at det ikke er et betalingskrav.
Proformafaktura eller vanlig faktura?
| Dokument | Betalingskrav | Bokføres som salg | Typisk bruk |
|---|---|---|---|
| Tilbud | Nei | Nei | Pris og vilkår før kunden aksepterer |
| Proformafaktura | Normalt nei | Nei | Toll, verdiopplysning, forskuddsgrunnlag eller vare uten salg |
| Ordrebekreftelse | Nei | Nei | Bekrefter inngått ordre |
| Handelsfaktura | Ja | Ja | Faktisk salg og betalingskrav |
| Kreditnota | Reduserer et krav | Ja | Retter eller reverserer tidligere faktura |
En proformafaktura skal ikke få et ordinært fakturanummer fra den kontrollerbare nummerserien for salgsfakturaer. Bruk en egen referanse, for eksempel PRO-2026-014.
Når brukes proformafaktura?
Vanlige situasjoner er:
- vareprøver, gaver eller erstatningsvarer sendes over landegrensen
- varer sendes midlertidig til messe, reparasjon eller demonstrasjon
- tollmyndighetene trenger verdi før handelsfaktura foreligger
- kjøper trenger et detaljert grunnlag for bank, importtillatelse eller intern godkjenning
- selger ber om forskudd før endelig fakturering
Ved et ordinært salg er hovedregelen at handelsfakturaen brukes i tolldeklarasjonen. Tolletaten åpner for at proformafaktura eller annen dokumentasjon kan være grunnlag i enkelte andre situasjoner, men dokumenttypen må da angis korrekt.
Hva bør dokumentet inneholde?
- teksten PROFORMA INVOICE
- tydelig merking som
Not an invoiceellerNo payment due - egen proformareferanse og dato
- avsenderens juridiske navn, adresse og organisasjonsnummer
- mottakerens juridiske navn og adresse
- konkret varebeskrivelse, mengde og verdi
- valuta
- opprinnelsesland og varekode når det er relevant
- leveringsbetingelser og transportmåte
- formålet med forsendelsen
- totalverdi for tollformål
- signatur eller kontaktperson når mottaker eller speditør krever det
Verdien bør være realistisk selv om varen gis bort. Tollmyndighetene kan trenge en verdi for avgifter, statistikk eller sikkerhet selv om kunden ikke skal betale.
Proformafaktura ved forskuddsbetaling
En proformafaktura kan brukes til å vise hva kunden skal betale på forskudd, men den må ikke forveksles med dokumentasjonen av det faktiske salget. Når betalings- eller leveringstidspunktet utløser plikt til salgsdokumentasjon og MVA-behandling, må virksomheten utstede korrekt faktura etter reglene som gjelder for transaksjonen.
Avklar:
- Om beløpet er depositum, forskudd eller betaling for levert ytelse.
- Når salgsdokumentet skal utstedes.
- Når MVA skal beregnes og rapporteres.
- Hvordan forskuddet skal avregnes på sluttfakturaen.
Les MVA på forskuddsfaktura og a-konto-betaling før større forskudd faktureres.
Skal proformafakturaen bokføres?
Ikke som en ordinær salgsfaktura når dokumentet bare er informasjon og det ikke har oppstått et betalingskrav. Oppbevar den likevel sammen med ordre-, toll- og leveringsdokumentasjonen slik at formålet med forsendelsen kan forklares.
Når kunden faktisk betaler, må betalingen kobles til riktig avtale og senere salgsdokument. Ikke la innbetalingen stå som ukjent bare fordi det første dokumentet var merket proforma.
Eksport og valuta
Ved eksport bør opplysningene i proformafakturaen samsvare med pakkliste, transportdokument og utførselsdeklarasjon. Tolletaten krever at dokumenttypen oppgis dersom deklarasjonen bygger på proformafaktura i stedet for handelsfaktura.
Bruk guiden til faktura til utlandet for MVA, valuta, IBAN og dokumentasjon ved det endelige salget.
Vanlige feil
- dokumentet kalles proforma selv om det er et reelt betalingskrav
- ordinær fakturanummerserie brukes
- kunden bokfører proformaen som leverandørgjeld
- MVA spesifiseres uten at det finnes riktig grunnlag
- sluttfaktura eller avregning blir aldri utstedt
- tollverdi, varebeskrivelse eller formålet med forsendelsen er uklart
- proforma og handelsfaktura får ulike mengder eller leveringsvilkår uten forklaring