Hva er en ordrebekreftelse?

Ordrebekreftelse er en skriftlig bekreftelse fra selger til kjøper om mottatt bestilling og detaljer om varer eller tjenester som skal leveres. I norsk regnskap fungerer ordrebekreftelsen som dokumentasjon på at en avtale er inngått, og danner grunnlaget for både fakturering og intern kontroll.

Se også: Hva er Tilbud? Se også: Hva er en Faktura? Se også: Hva er Fakturamal?

1. Hva er en ordrebekreftelse?

En ordrebekreftelse er et formelt dokument som bekrefter innholdet i en kundes bestilling. Den spesifiserer blant annet hvilke varer eller tjenester som skal leveres, priser, leveringsbetingelser og betalingsvilkår. Ordrebekreftelsen dokumenterer at partene har inngått en avtale og hva de er enige om.

En ordrebekreftelse er ikke en faktura. Den skal ikke bokføres, og den gir verken inntekt, kundefordring eller mva. Inntekten føres først når varen er levert eller tjenesten er utført, og da sendes fakturaen.

2. Hva bør en ordrebekreftelse inneholde?

Det finnes ingen lovbestemte krav til innholdet i en ordrebekreftelse. Følgende opplysninger gjør den tydelig og nyttig:

3. Prosessflyt for ordrebekreftelse

1. Kunde sender bestilling eller aksepterer tilbud.
2. Selger registrerer bestillingen internt.
3. Selger utarbeider ordrebekreftelse med nødvendige opplysninger.
4. Selger sender ordrebekreftelse til kunde.
5. Kunden kontrollerer ordrebekreftelsen og sier fra straks om noe er feil.
6. Varen leveres, og fakturaen sendes med referanse til ordren.

4. Eksempelmal på ordrebekreftelse

Organisasjonsnumrene er eksempler.

5. Juridisk betydning

En bestilling og en ordrebekreftelse er tilbud og aksept etter avtaleloven. Stemmer ordrebekreftelsen ikke med bestillingen, regnes den etter avtaleloven § 6 som et avslag og et nytt tilbud. Tror selgeren at bekreftelsen stemmer med bestillingen, og kjøperen må forstå det, må kjøperen si fra uten ugrunnet opphold. Ellers er avtalen inngått med det innholdet som står i ordrebekreftelsen.

Kontroller derfor alltid ordrebekreftelser du mottar mot din egen innkjøpsordre , og si fra med en gang om pris, antall eller leveringstid avviker.

En korrekt håndtert ordrebekreftelse gir sporbarhet i bestillingsprosessen og tydeliggjør partenes forpliktelser.

Oppbevaring

Ordrebekreftelser og andre avtaler som gjelder virksomheten, skal etter bokføringsloven § 13 oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, med unntak av avtaler av mindre betydning. Fakturaen som bygger på ordren, skal oppbevares i 5 år.

Se også: God Regnskapsskikk

6. Fra ordrebekreftelse til faktura

Når varen er levert, sendes fakturaen med samme referanser som ordrebekreftelsen. Da kan kunden matche faktura, ordre og varemottak raskt. Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura til hverandre, og kundens ordrereferanse bør da ligge i fakturaen. I ReAI lager du fakturaen med kundens referanse, og som kjøper kan du knytte leverandørfakturaer til innkjøpsordre.

7. Kontrollpunkter før utsendelse

8. Vanlige feil og beste praksis

• Manglende eller feil ordrenummer
• Uklare beskrivelser og leveringsbetingelser
• Ikke dokumentert kundeaksept
• Mangelfull arkivering i regnskapssystemet

Beste praksis:

• Bruk en fast mal slik at alle felter alltid er med.
• Bruk samme ordrenummer på ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura.
• Etabler to-trinns godkjenning for ordre over definerte beløp gjennom rollebasert tilgangsstyring .
• Dokumenter endringer skriftlig, slik at historikken er tilgjengelig ved reklamasjoner og tvister.

9. Vanlige spørsmål

Hva skiller ordrebekreftelse fra ordreseddel? Ordrebekreftelsen sendes fra selger til kunde som et bindende svar, mens ordreseddelen brukes internt for plukking og vareopptelling .

Hvordan håndteres endringer etter utsendelse? Send en ny eller revidert ordrebekreftelse som viser hva som er endret, og få kunden til å bekrefte endringen skriftlig.

Kan ordrebekreftelsen brukes i tvistesaker? Ja, dokumentet er bevis for hva som er avtalt, sammen med bestilling, korrespondanse og eventuell rammeavtale.

Skal ordrebekreftelsen bokføres? Nei. Den dokumenterer en avtale, men gir ingen regnskapspost. Det er fakturaen som bokføres.

10. Oppsummering

En ordrebekreftelse er et essensielt dokument som klargjør innholdet i en bestilling og legger grunnlaget for fakturering og regnskapsføring. Ved å følge anbefalte krav og beste praksis, sikrer norske bedrifter effektiv kommunikasjon og korrekt regnskapsdokumentasjon.