Hva er GLN-nummer?
GLN-nummer identifiserer virksomheter, lagre, butikker og leveringssteder i handel og logistikk. Se hvordan nummeret er bygget opp, hvordan du får det, og hvordan det brukes i EHF og vareflyt.
GLN-nummer (Global Location Number) er et 13-sifret nummer fra GS1-standarden som identifiserer en virksomhet eller en fysisk eller funksjonell lokasjon, for eksempel et hovedkontor, et lager, en butikk eller en vareleveranse-port. GLN gjør at avsender, transportør og mottaker snakker om nøyaktig samme sted, og det kobler vareflyten til riktige dokumenter i regnskapet.
Hvordan GLN er bygget opp
Et GLN har alltid 13 sifre og består av tre deler:
| Del | Lengde | Beskrivelse |
|---|---|---|
| GS1-foretaksprefiks | Varierer (typisk 7–10 sifre) | Tildeles virksomheten av GS1. Norske prefikser begynner med 70 |
| Lokasjonsreferanse | Resten opp til 12 sifre | Virksomheten nummererer selv sine lokasjoner |
| Kontrollsiffer | 1 siffer | Beregnes fra de 12 første sifrene |
Jo lengre foretaksprefikset er, jo færre lokasjonsnumre har virksomheten til rådighet. Et prefiks på 9 sifre gir for eksempel 3 sifre til lokasjoner, altså opptil 1 000 GLN.
Slik beregnes kontrollsifferet
Kontrollsifferet beregnes på samme måte som for GTIN/EAN: Sifrene i posisjon 1–12 vektes vekselvis med 1 og 3 (fra venstre), produktene summeres, og kontrollsifferet er det tallet som løfter summen opp til nærmeste tier.
Eksempel med de 12 første sifrene 7 0 8 0 0 0 1 2 3 4 5 6:
| Siffer | 7 | 0 | 8 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vekt | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 |
| Produkt | 7 | 0 | 8 | 0 | 0 | 0 | 1 | 6 | 3 | 12 | 5 | 18 |
Summen er 60. Nærmeste tier er 60, så kontrollsifferet blir 0, og hele nummeret er 7080001234560.
Slik får du GLN i Norge
- Bli medlem av GS1 Norway og få tildelt et foretaksprefiks. Medlemskapet har en årlig avgift som avhenger av virksomhetens størrelse.
- Kartlegg lokasjonene som trenger nummer: hovedkontor, lager, butikker, mottaksporter og fakturamottak.
- Tildel lokasjonsreferanser og beregn kontrollsiffer (GS1 har verktøy for dette).
- Registrer GLN i kunde- og leverandørregisteret og informer handelspartnerne før nummeret tas i bruk.
Har du allerede GTIN-nummer til produktene dine, bruker du samme foretaksprefiks for GLN.
Bruk i handel, EHF og logistikk
| Område | Hvordan GLN brukes | Nytte |
|---|---|---|
| Dagligvare og byggevare | Kjedene krever ofte GLN for butikker og leveringssteder i ordre og EDI-meldinger | Varene havner på riktig adresse |
| EHF-faktura | GLN kan oppgis som leveringssted eller som identifikator for kjøper og selger | Fakturaen kan kobles til riktig avdeling og mottak |
| Transport | GLN for henteadresse og mottaker i transportbestilling og fraktbrev | Færre feilleveranser |
| Lager | GLN per lager eller terminal | Tydelig kobling mellom lagerbeholdning og sted |
I Norge adresseres EHF-fakturaer i Peppol-nettverket vanligvis med organisasjonsnummeret, ikke med GLN. GLN brukes da som tilleggsinformasjon, for eksempel om leveringssted. Noen store kjeder og offentlige virksomheter ber likevel om GLN på fakturaen, så sjekk kundens krav.
Samspill med andre GS1-identifikatorer
| Standard | Hva identifiseres | Sammenheng med GLN |
|---|---|---|
| GTIN | Produkter | GLN forteller hvor produktet sendes fra og til |
| SSCC | Kolli og paller | Kollinummeret følger forsendelsen mellom to GLN-lokasjoner |
| GPC | Produktkategorier | Klassifiserer produktene, uavhengig av lokasjon |
Vanlige feil
- Feil kontrollsiffer: Nummeret avvises i kundens system. Kontroller alltid kontrollsifferet før du registrerer et nytt GLN.
- Samme GLN for flere steder: Et lager og en butikk skal ha hvert sitt nummer hvis varer leveres til begge.
- Gjenbruk av utgåtte numre: Et GLN for en nedlagt lokasjon bør ikke gjenbrukes for et annet sted på lang tid, fordi partnere kan ha det lagret.
- Ulike navn i ulike systemer: Bruk samme lokasjonsnavn i ordre, lager og regnskap.
GLN og regnskapet
GLN påvirker ikke bokføringen direkte, men gjør det enklere å kontrollere at inngående faktura gjelder varer som faktisk er levert til riktig sted. Knytt gjerne GLN til avdeling eller kostnadssted når dere har flere lagre eller butikker. I ReAI kan leverandørfakturaer kobles til innkjøpsordre, slik at bestilling, levering og faktura kan kontrolleres samlet før fakturaen godkjennes.