Innkjøpsordre i ReAI

En innkjøpsordre, også kalt purchase order eller PO, er bestillingen virksomheten din sender til en leverandør. Den beskriver hva dere vil kjøpe, i hvilket antall og til hvilken avtalt pris. En tydelig ordre gjør oppfølgingen enklere for både innkjøper og regnskapsfører.

I ReAI kan du opprette innkjøpsordre og knytte dem til leverandørfakturaer. Funksjonen inngår i lager og logistikk sammen med produktdata, lageroversikt og frakt.

Tre dokumenter med ulike roller

Disse kan komme på forskjellige datoer. En leverandør kan sende deler av bestillingen først, fakturere frakt separat eller bruke en annen varebeskrivelse. Referanser og dokumenterte avvik er derfor viktigere enn at totalsummene tilfeldigvis er like.

Slik bruker du innkjøpsordren

1. Velg leverandør og registrer varene med riktig variant eller SKU.
2. Kontroller antall, pris og relevante referanser før bestillingen sendes videre.
3. Samle avtaler og vedlegg som forklarer hva dere har bestilt.
4. Følg opp leveringen og dokumenter det som avviker fra ordren.
5. Knytt leverandørfakturaen til innkjøpsordren og kontroller innholdet før godkjenning.

Ordre som opprettes i ReAI kan redigeres i ReAI. For importerte innkjøpsordre kan kildesystemet fortsatt være stedet der endringer skal gjøres. Unngå to parallelle versjoner av samme bestilling.

Eksempel med dellevering

Du bestiller 100 enheter av en vare. Leverandøren sender 60 nå og opplyser at resten kommer senere. Fakturaen gjelder 60 enheter og frakt.

Da bør du kunne finne igjen:

• den opprinnelige bestillingen på 100 enheter
• dokumentasjon på de 60 som er mottatt
• hvilke 40 som fortsatt ikke er levert
• fakturaen og frakten som gjelder den første leveringen

Koblingen mellom innkjøpsordre og faktura gjør sammenhengen lettere å finne. Den avgjør ikke alene om pris, antall og avgiftsbehandling er riktig.

En importert ordre endrer ikke lageret av seg selv

Bestilt mengde er ikke lagerbeholdning. Import av en innkjøpsordre i ReAI er ikke i seg selv en lagertransaksjon. Avklar hvordan faktisk mottak og lagerendringer skal registreres i oppsettet deres, særlig når lagerdata også kommer fra en integrasjon.

Bruk lageroversikt og integrasjoner sammen med en tydelig rutine for telling og avvik. Hvis flere systemer inneholder beholdning, må ett av dem være avtalt kilde for tallene.

Knytt innkjøp til resten av handelen

Innkjøpene skal dekke varer som selges gjennom nettbutikk , kassasystem eller faktura. Når varene skal ut, kan du opprette forsendelser fra ReAI .

Vil du få bestillinger, fakturaer og lageroversikt inn i en mer sammenhengende rutine? Be om en gjennomgang av lager og logistikk .