Hva er anskaffelser?

Anskaffelser er kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som en virksomhet trenger. Offentlige anskaffelser er innkjøpene til stat, kommuner, fylkeskommuner og offentligrettslige organer, og de følger anskaffelsesloven med forskrifter når kontrakten er verdt 500 000 kroner eller mer uten MVA. Private anskaffelser styres av bedriftens egne rutiner og vanlig avtalerett.

Offentlige og private anskaffelser

Offentlige anskaffelser: regelverket

Offentlige innkjøp reguleres av anskaffelsesloven og fire forskrifter: anskaffelsesforskriften for vanlige kjøp, forsyningsforskriften, konsesjonskontraktforskriften og forskriften om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser. Loven skal fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser.

Oppdragsgiveren skal følge de grunnleggende prinsippene i lovens § 4: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Stortinget har vedtatt å oppheve § 4, men opphevingen trer ikke i kraft før et nytt nasjonalt regelverk er på plass.

Endringene fra 1. juli 2026

• Grensen for når regelverket gjelder, ble hevet fra 100 000 til 500 000 kroner uten MVA.
• Reglene om samfunnshensyn, blant annet lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger og menneskerettigheter, ble samlet i loven.
• Hovedregelen om at klima- og miljøhensyn vektes med 30 prosent, ble videreført.
• Oppdragsgivere fikk plikt til å ha en anskaffelsesstrategi.

Terskelverdier

Terskelverdiene avgjør hvilke deler av anskaffelsesforskriften som gjelder. Alle beløp er anslått verdi uten MVA.

EØS-terskelverdiene som trådte i kraft 21. april 2026, er:

Den nasjonale terskelen på 1,3 millioner kroner er fastsatt i Norge. EØS-tersklene justeres normalt annethvert år, og DFØs terskeloversikt viser beløpene som gjelder nå, også for forsyningssektoren og konsesjonskontrakter.

Prosedyrer

Etter del III kan oppdragsgiveren alltid velge åpen eller begrenset anbudskonkurranse. De to siste prosedyrene krever at vilkårene i forskriften er oppfylt.

Tildeling av kontrakten

Kontrakten tildeles på grunnlag av kriterier som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Etter anskaffelsesforskriften § 18-1 er hovedregelen i del III det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Laveste pris eller laveste kostnad alene kan bare brukes når klima- og miljøhensyn ikke er tildelingskriterium.

Når leverandøren er valgt, får alle deltakerne en begrunnelse. Kontrakten kan først signeres når karensperioden er ute, slik at de som tapte, rekker å klage. Klager behandles av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller domstolene.

Rammeavtaler fastsetter vilkårene for kjøp over en periode og kan som hovedregel ikke vare mer enn fire år.

Slik går en offentlig anskaffelse for seg

DFØ deler prosessen i sju steg:

1. Avklare behovet
2. Forankre konkurransestrategien
3. Utarbeide konkurransegrunnlaget
4. Klargjøre konkurransen
5. Gjennomføre konkurransen: kunngjøring, spørsmål og svar, tilbud, evaluering og tildeling
6. Implementere kontrakten
7. Følge opp kontrakten til leveransen er fullført

Slik deltar du som leverandør

1. Finn konkurransene. Alle kunngjøringer over 1,3 millioner kroner ligger i Doffin, den nasjonale databasen for offentlige anskaffelser. Der kan du søke på bransje og sted og abonnere på varsler.
2. Les konkurransegrunnlaget før du bruker tid på tilbudet. Kvalifikasjonskravene avgjør om du får delta, og tildelingskriteriene avgjør hva du blir målt på.
3. Dokumenter at du er kvalifisert. Over EØS-terskelen fyller du ut det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Oppdragsgiveren kan også kreve skatteattest, som viser at skatt, avgift og arbeidsgiveravgift er betalt. Uoppgjorte krav som er fastslått ved rettskraftig dom eller endelig vedtak, fører som hovedregel til avvisning.
4. Hold orden på regnskapet. Årsregnskap, MVA-meldinger og a-meldinger som er levert i tide, er det som gjør at attester og kredittvurdering blir gode nok.
5. Lever tilbudet innen fristen og i den formen konkurransegrunnlaget krever. For sent innkomne tilbud blir avvist.
6. Fakturer riktig. Offentlige oppdragsgivere krever EHF-faktura med riktig referanse. Se faktura til offentlig sektor.

Større virksomheter må i tillegg kunne svare på spørsmål om leverandørkjeden etter åpenhetsloven.

Private anskaffelser

En privat bedrift velger leverandør fritt, men trenger en fast innkjøpsprosess for å unngå feilkjøp, dobbeltbetaling og misligheter:

1. Behov og budsjett avklares med den som har fullmakt til å bestille.
2. Tilbud innhentes fra én eller flere leverandører. Se hva et tilbud er.
3. Bestillingen dokumenteres med en innkjøpsordre som viser vare, mengde, pris og leveringsvilkår.
4. Varemottaket kontrolleres mot bestillingen.
5. Leverandørfakturaen kontrolleres mot bestilling og mottak, og godkjennes av en annen enn den som bestilte.
6. Fakturaen bokføres og betales til forfall.

Bokføring av anskaffelser

Hvordan et kjøp bokføres, avhenger av hva som er kjøpt:

Skattemessig skal et driftsmiddel aktiveres og avskrives når kostprisen er 30 000 kroner eller mer og brukstiden er minst tre år, se skatteloven § 14-40. Les mer om varige driftsmidler og avskrivning.

Eksempel 1: Konsulenttjeneste på 20 000 kroner pluss MVA

Eksempel 2: Maskin til 120 000 kroner pluss MVA

Frakt, montering og andre kostnader for å få maskinen klar til bruk er en del av anskaffelseskosten og aktiveres sammen med kjøpsprisen. Kjøp av handelsvarer er forklart i varekostnad.

Periodisering ved månedsslutt og årsslutt

• Levert, men ikke fakturert: Kostnaden avsettes i perioden leveransen skjedde.
• Betalt på forskudd: Beløpet står som forskuddsbetalt kostnad til tjenesten er levert.
• Fakturert, men ikke betalt: Beløpet står som leverandørgjeld og avstemmes mot leverandørreskontroen.

Vanlige feil

• Oppdeling av kjøp for å komme under en terskelverdi. Verdien skal anslås for hele kontrakten, med opsjoner og forlengelser.
• Bestilling uten fullmakt eller innkjøpsordre, slik at fakturaen ikke kan kontrolleres mot noe.
• Samme person bestiller, godkjenner og betaler.
• Driftsmidler kostnadsføres direkte, eller småkjøp aktiveres uten grunn.
• Faktura til offentlig kunde sendes som PDF og blir avvist.
• Kostnader bokføres når fakturaen betales, ikke når leveransen skjer.

Anskaffelser i ReAI

I ReAI følger du et kjøp fra innkjøpsordre til varemottak, faktura, godkjenning og betaling. Leverandørfakturaen kontrolleres mot bestillingen, bokføres på riktig konto og periode og lukkes i leverandørreskontroen når den er betalt. Se innkjøpsordre og varemottak og godkjenning av leverandørfaktura. Selger du til offentlig sektor, sender du EHF-faktura fra samme system.