Åpenhetsloven – plikter, redegjørelse og dokumentasjon

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Den pålegger større virksomheter å kartlegge og håndtere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Forbrukertilsynet fører tilsyn og kan ilegge pålegg og overtredelsesgebyr.

Mye av grunnlaget for kartleggingen finnes allerede i regnskapet: hvem dere kjøper fra, hvor mye, og hva slags varer og tjenester det gjelder.

Kort oppsummert

• Loven gjelder større virksomheter etter åpenhetsloven § 3 .
• Tre plikter: aktsomhetsvurderinger, redegjørelse innen 30. juni hvert år og informasjonsplikt med svar innen tre uker.
• Vurderingene skal gjøres i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
• Redegjørelsen signeres av styret og daglig leder.

Hvem er omfattet?

Loven gjelder virksomheter som på balansedagen overstiger to av tre grenser:

Loven gjelder også foretak av allmenn interesse etter regnskapsloven, for eksempel børsnoterte selskaper. For morselskaper vurderes grensene for konsernet samlet. Grensene i åpenhetsloven er ikke de samme som størrelsesgrensene for små foretak i regnskapsloven, og de ble ikke endret da regnskapslovens grenser ble hevet.

Mindre virksomheter kan bli berørt indirekte, fordi store kunder ber leverandørene om informasjon.

Aktsomhetsvurderingen steg for steg

OECD-modellen har seks steg:

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer som ledelsen har vedtatt.
2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser.
3. Iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller begrense dem.
4. Følge opp at tiltakene virker.
5. Kommunisere med berørte interessenter.
6. Sørge for gjenoppretting der det er påkrevd.

Kartlegging fra leverandørreskontroen

En praktisk start er å hente leverandørlisten med kjøp per leverandør fra regnskapet:

Prioriter leverandørene med høyest risiko, og følg dem opp med spørsmål, leverandørerklæringer, revisjoner eller krav i avtaler. Lagre dokumentasjonen på vurderingene og tiltakene.

Redegjørelsen

Redegjørelsen etter § 5 skal:

• oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i risikovurderingene
• signeres etter reglene i regnskapsloven § 3-5, det vil si av styret og daglig leder
• være lett tilgjengelig på virksomhetens nettsted
• beskrive organisering, retningslinjer, avdekkede risikoer og konsekvenser, tiltak og resultater

Årsberetningen skal opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig.

Informasjonsplikten

Etter § 6 har enhver rett til informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser. Svaret skal være skriftlig, dekkende og forståelig, og gis innen tre uker. Er spørsmålet omfattende, kan fristen forlenges til to måneder. Virksomheten kan avslå i enkelte tilfeller, blant annet når kravet er åpenbart urimelig.

Åpenhetsloven og bærekraftsrapportering

Åpenhetsloven og kravene til bærekraftsrapportering i regnskapsloven (CSRD) overlapper, men er ikke like:

Reglene for bærekraftsrapportering er under endring. Regjeringen har foreslått at bare de største foretakene skal omfattes, men forslaget er ikke vedtatt. Se CSRD .

Sjekkliste

• Vurdert om virksomheten er omfattet av grensene
• Leverandørliste med innkjøpsvolum hentet fra regnskapet
• Risikoutsatte leverandører prioritert og fulgt opp
• Tiltak med ansvarlig og frist
• Redegjørelse signert og publisert innen 30. juni
• Rutine for å svare på henvendelser innen tre uker

Vanlige fallgruver

• Redegjørelsen publiseres for sent eller er ikke lett å finne på nettstedet.
• Redegjørelsen er generisk og beskriver ingen konkrete risikoer.
• Bare egen virksomhet vurderes, ikke leverandørkjeden.
• Henvendelser etter § 6 blir ikke besvart innen fristen.

Slik kan ReAI brukes

I ReAI kan du hente rapporter over leverandører og innkjøpsvolum fra leverandørreskontroen, som grunnlag for kartleggingen. Selve vurderingen og redegjørelsen må virksomheten gjøre selv. Trenger du hjelp, kan du finne regnskapsfører eller ta kontakt .