Faktura til offentlig sektor
Offentlige kunder krever normalt EHF og bestemte referanser. Kontroller fakturakravene før du sender, slik at fakturaen ikke blir avvist.
Når du sender faktura til offentlig sektor, må du normalt bruke EHF. I tillegg må fakturaen ha riktig mottaker og referansene som står i avtalen, bestillingen eller kundens fakturainstruks. En faktura kan oppfylle bokføringskravene og likevel bli avvist fordi bestillingsnummeret mangler eller står i feil felt.
Før du oppretter fakturaen
Be kunden om fakturakravene før leveransen starter. Kontroller særlig:
- juridisk navn og organisasjonsnummer til virksomheten som skal faktureres
- bestillingsnummer, ordrenummer eller kontraktsnummer
- navn eller kode til bestilleren
- prosjekt, koststed eller annen intern referanse
- hvilke vedlegg som må følge fakturaen
- avtalt betalingsfrist
- hvem du skal kontakte hvis fakturaen blir avvist
Bruk opplysningene fra bestillingen. Ikke anta at avdelingen du har hatt kontakt med, er den juridiske mottakeren av fakturaen. Les guiden til fakturareferanser hvis kunden krever flere referanser.
EHF til offentlig sektor
EHF er en strukturert melding som sendes gjennom Peppol-nettverket. Kundens system leser opplysninger som fakturanummer, beløp, MVA og bestillingsreferanse fra egne felt. En PDF på e-post erstatter derfor normalt ikke EHF.
Slik foregår utsendingen:
- Fakturasystemet oppretter og kontrollerer EHF-meldingen.
- Systemet finner mottakerens elektroniske adresse.
- Meldingen sendes gjennom et Peppol-aksesspunkt.
- Mottakerens system kontrollerer feltene og tar imot eller avviser fakturaen.
- Du følger opp leveringsstatus og eventuelle feil.
Les hva EHF er for en forklaring av formatet og Peppol-nettverket.
Referansene må stå i riktig felt
Et bestillingsnummer i kommentarfeltet er ikke nødvendigvis nok. Kundens system kan kreve nummeret i et bestemt EHF-felt. Det samme gjelder kjøpers referanse, kontraktsnummer og prosjekt.
| Opplysning | Hva du bør kontrollere |
|---|---|
| Bestillingsnummer | Stemmer med kundens ordre og står i avtalt felt |
| Kjøpers referanse | Identifiserer bestilleren hos kunden |
| Kontrakt eller prosjekt | Er oppdatert og gjelder den fakturerte leveransen |
| Vedlegg | Har riktig filformat og følger selve EHF-meldingen |
| Varelinjer | Beskriver hva som er levert, i riktig periode og mengde |
Hvis fakturaen blir avvist
Statusen «sendt» betyr ikke alltid at fakturaen er mottatt og godkjent. Følg med på tekniske kvitteringer og avvisninger. Finn årsaken, rett opplysningene og vurder om fakturaen må krediteres eller bare sendes på nytt.
Ikke start purring før du har kontrollert at kunden kunne motta og behandle fakturaen. Hvis et utstedt salgsdokument må erstattes, må du bevare historikken med kreditnota og ny faktura .
Sjekk før du sender
- riktig offentlig virksomhet og organisasjonsnummer
- EHF som sendemåte
- gyldig mottakeradresse i Peppol
- bestillingsnummer og kjøpers referanse i riktige felt
- avtalt betalingsfrist
- tydelige varelinjer og leveringsperiode
- alle påkrevde vedlegg
- rutine for å følge opp avvisninger
ReAI kan hente kundeopplysninger, sende EHF, følge leveringsstatus og avstemme betalingen mot riktig post i kundereskontroen. Da kan fakturaen følges fra leveranse til betaling uten parallelle regneark.