Hva er EHF?
EHF gjør fakturadata maskinlesbare og kan flytte fakturaen direkte mellom avsenders og mottakers økonomisystem.
EHF står for Elektronisk Handelsformat. Det er et sett norske dokumentformater for elektronisk handel, blant annet faktura, kreditnota, ordre og katalog. Formatene bygger på europeiske Peppol-standarder og bruker strukturerte data som systemer kan validere og behandle.
En EHF-faktura er ikke en PDF. Systemet kan lage en lesbar visning, men den strukturerte meldingen er det sentrale dokumentet i utvekslingen.
Slik sendes en EHF-faktura
- Selgerens system oppretter fakturadata.
- Meldingen valideres mot format- og forretningsregler.
- Et Peppol-aksesspunkt finner mottakerens elektroniske adresse.
- Fakturaen leveres til mottakerens aksesspunkt og økonomisystem.
- Mottakeren kan kontrollere, attestere og bokføre strukturerte felt.
- Avsenderen får status og eventuelle avvisninger gjennom løsningen som brukes.
Bedriften trenger normalt ikke bygge denne infrastrukturen selv. Et faktura- eller regnskapssystem kobler seg til en godkjent tjenesteleverandør.
ELMA og Peppol
ELMA er et norsk register som viser hvilke elektroniske dokumenttyper en virksomhet kan motta. Et oppslag kan blant annet avklare om organisasjonsnummeret er registrert for EHF-faktura.
Peppol er nettverket og rammeverket som gjør det mulig for sertifiserte aksesspunkter å utveksle dokumenter på tvers av systemleverandører og landegrenser.
Les ELMA for registeret og EHF for små bedrifter for den praktiske oppstarten.
Hvilke opplysninger følger med?
EHF kan strukturere blant annet:
- selger og kjøper
- fakturanummer og fakturadato
- leveringsdato eller periode
- varelinjer, mengder og priser
- MVA-grunnlag, satser og beløp
- totaler og valuta
- kontonummer og KID
- bestillingsnummer, kontrakt, prosjekt og kontaktperson
- referanse til originalfaktura ved kreditnota
De ordinære bokføringskravene gjelder fortsatt. Se hva en faktura må inneholde og fakturareferanse på faktura .
EHF til offentlig sektor
Offentlige virksomheter bruker EHF i digitale anskaffelser og kan stille konkrete krav til bestillingsnummer, kontaktperson, kontrakt og vedlegg. Følg alltid fakturainstruksen i avtalen eller bestillingen.
En teknisk gyldig EHF kan bli avvist dersom kundens innkjøpsreferanse mangler. Se faktura til offentlig sektor før første utsending.
EHF og eFaktura
EHF brukes mellom virksomheter og mot offentlig sektor. eFaktura brukes til å vise regninger for privatpersoner i nettbank og betalingsapper. ELMA og Peppol hører til EHF, ikke den vanlige eFakturaen for privatpersoner.
Se elektronisk fakturering for kanalene side om side.
Nye krav fra 2027
Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura ved salg til andre bokføringspliktige virksomheter. Nærmere formatkrav og unntak skal fastsettes i forskrift.
EHF og Peppol er den etablerte infrastrukturen i Norge, men bedriften bør følge den endelige forskriften før den konkluderer om tekniske detaljer. Les obligatorisk e-faktura fra 2027 og sjekklisten for e-faktura for planleggingen.
Vanlige feil
- feil organisasjonsnummer eller mottakeradresse
- manglende bestillingsnummer
- referanse plassert i feil felt
- ugyldig MVA-summering
- kreditnota uten referanse til originalfaktura
- vedlegg som mangler eller ikke kan åpnes
- systemet viser «sendt» selv om leveringen senere er avvist
ReAI kobler EHF til kunde, faktura, bokføring og kundereskontro, slik at avvisninger og betaling kan følges på ett sted.