Hva er en betalingspåminnelse?
Slik minner du kunden om en forfalt faktura uten å blande sammen purring, purregebyr og inkassovarsel.
En betalingspåminnelse er en beskjed om at en faktura har forfalt. Den kan være en vennlig og gebyrfri påminnelse, en formell purring med purregebyr eller et inkassovarsel. Ordene brukes ofte om hverandre, men fristene og konsekvensene er forskjellige.
Det er lurt å starte med å kontrollere om fakturaen faktisk er sendt til riktig mottaker, om betalingen allerede er registrert, og om kunden har bestridt kravet. Se også hvordan du følger opp kundefordringer .
Tre typer oppfølging
| Melding | Når kan den sendes? | Gebyr | Viktigste krav |
|---|---|---|---|
| Vennlig betalingspåminnelse | Når fakturaen er forfalt | Nei | Forklar hva kravet gjelder og hvordan kunden kan betale eller melde fra om feil |
| Purring med purregebyr | Tidligst 14 dager etter forfall | Inntil 38 kroner i 2026 | Skriftlig, minst 14 dagers betalingsfrist, kravets størrelse og grunnlag |
| Inkassovarsel | Etter at kravet er forfalt | Inntil 38 kroner i 2026 hvis det sendes tidligst 14 dager etter forfall | Skriftlig, tydelig merket som inkassovarsel og minst 14 dagers betalingsfrist |
Satsene følger inkassosatsen og kan endres hvert år. Finanstilsynet publiserer en oppdatert oversikt over inndrivingskostnader .
Du trenger ikke sende purring før inkassovarsel
Kunden har ikke krav på å få en vanlig purring før inkassovarselet. Mange bedrifter sender likevel en gebyrfri påminnelse først fordi en glemt betaling, feil e-postadresse eller manglende referanse ofte kan løses raskt.
En enkel arbeidsflyt kan være:
- Avstem banken og kontroller at betalingen ikke allerede er mottatt.
- Send en vennlig påminnelse kort tid etter forfall.
- Ta kontakt dersom beløpet er stort eller kunden normalt betaler i tide.
- Send et korrekt inkassovarsel dersom kravet fortsatt ikke er betalt.
- Stans automatisk oppfølging hvis kunden bestrider kravet, og undersøk innsigelsen.
Les Finanstilsynets forklaring av purring og inkassovarsel for de gjeldende formkravene.
Hva bør en vennlig påminnelse inneholde?
En nyttig betalingspåminnelse gjør det lett å forstå og betale kravet. Ta med:
- fakturanummer og opprinnelig forfallsdato
- opprinnelig beløp og eventuelle korrekt beregnede renter eller gebyrer
- kontonummer, KID eller annen betalingsreferanse
- kopi eller lenke til fakturaen
- kontaktinformasjon for spørsmål og innsigelser
- en tydelig, men saklig oppfordring til å betale
Unngå formuleringer som gir inntrykk av at saken allerede er sendt til inkasso dersom det ikke stemmer. God oppfølging skal være presis, etterprøvbar og respektfull.
Eksempel på gebyrfri betalingspåminnelse
Vi viser til faktura 1042 på 12 500 kroner med forfall 2. juli 2026. Vi kan ikke se at betalingen er registrert. Kontroller gjerne om den allerede er betalt. Hvis ikke, ber vi om betaling til kontoen og KID-nummeret som står på vedlagte faktura. Ta kontakt dersom fakturaen er feil eller du trenger en betalingsavtale.
Tilpass alltid teksten til saken. Ikke legg på purregebyr i en tidlig, gebyrfri påminnelse.
Forsinkelsesrente og standardkompensasjon
Forsinkelsesrente er noe annet enn purregebyr. Dersom forfallsdatoen var avtalt på forhånd, kan forsinkelsesrente normalt beregnes fra forfall. Hvis forfall ikke var fastsatt, gjelder andre regler. Bruk kalkulatoren for forsinkelsesrente og kontroller hvilken sats og startdato som gjelder.
Når skyldneren er en virksomhet, offentlig myndighet eller annen juridisk person, kan kreditor på bestemte vilkår kreve standardkompensasjon for inndrivingskostnader. Standardkompensasjon kan ikke uten videre legges oppå alle andre gebyrer. Finanstilsynets oversikt forklarer samordningen.
Når kunden bestrider fakturaen
En påminnelse løser ikke en reell uenighet om leveransen, prisen eller fakturagrunnlaget. Registrer innsigelsen, stans den automatiske eskaleringen og finn ut om fakturaen skal opprettholdes, delkrediteres eller krediteres i sin helhet.
Du skal ikke endre eller slette en bokført faktura. Bruk en kreditnota for å rette fakturaen og send eventuelt en ny faktura med korrekte opplysninger.
Automatiser uten å miste kontrollen
Et fakturasystem kan avstemme innbetalinger, sende påminnelser og stoppe videre varsler når betalingen kommer inn. Sett likevel opp manuell kontroll for bestridte krav, store beløp, delbetalinger og kunder med avtalte betalingsordninger.
Med ReAI kan faktura, bank, KID og kundereskontro følges i samme arbeidsflyt. Se fakturering og betalingsoppfølging i ReAI eller les mer om purring og purregebyr .