Oppfølging av kundefordringer

Oppfølging av kundefordringer er arbeidet med å sørge for at fakturaer blir betalt i tide, at forfalte poster purres, og at krav som ikke blir betalt, blir behandlet riktig. En fast rutine gir bedre likviditet, færre tap og en kundereskontro som stemmer med hovedboken.

Start med aldersfordelt saldoliste

Den aldersfordelte saldolisten viser hvor lenge hver faktura har vært utestående. Den er det viktigste verktøyet i oppfølgingen.

Kunde B trenger en påminnelse, kunde C en purring eller et inkassovarsel, og kunde D trenger en beslutning om inkasso, rettslig inndriving eller tap på fordring.

En rutine med riktige frister

Forsinkelsesrente kan kreves fra forfall. Satsen er 12,25 % per år fra 1. juli 2026.

Bestrider kunden kravet, skal oppfølgingen stoppes til saken er avklart. Kreditnota, prisavslag eller reklamasjon behandles først.

Nøkkeltall: kredittid og DSO

DSO (days sales outstanding) viser hvor mange dager det i snitt tar før kundene betaler:

DSO = kundefordringer ÷ salg inkludert mva × antall dager

Eksempel: kundefordringer på 500 000 kr og salg inkludert mva på 4 000 000 kr siste 365 dager gir 500 000 ÷ 4 000 000 × 365 = 46 dager. Har du 30 dagers betalingsfrist, betaler kundene i snitt 16 dager for sent. Følg tallet over tid, gjerne sammen med andelen av fordringene som er over 30 dager forfalt.

Vurdering av tap ved periodeslutt

Kundefordringer skal ikke stå i balansen til høyere verdi enn det du forventer å få inn. Ved periodeslutt vurderes:

• konstaterte tap, for eksempel etter konkurs eller intet til utlegg, som føres ut av reskontroen
• forventede tap på resten av fordringene, som settes av samlet

Eksempel på avsetning for forventet tap på 15 000 kr:

Vanlige feil

• Innbetalinger bokføres mot bank uten å lukke fakturaen, og kunden får purring på betalt faktura.
• Delbetalinger og små differanser blir liggende i reskontroen.
• Kreditnotaer kobles ikke til originalfakturaen.
• Purring sendes på fakturaer kunden har bestridt.
• Gamle poster blir stående uten at noen tar stilling til tap.

Sjekkliste for månedsavslutningen

• Stemmer kundereskontroen med konto 1500 i hovedboken?
• Er alle innbetalinger matchet, og er kundene med kreditsaldo avklart?
• Har alle poster over 30 dager forfalt en ansvarlig og et neste steg?
• Er bestridte krav merket og holdt utenfor automatisk purring?
• Er tap og avsetning vurdert?

Slik hjelper ReAI

ReAI matcher innbetalinger mot åpne fakturaer, viser aldersfordelt kundereskontro og sender påminnelser, purringer og inkassovarsler i riktig rekkefølge. Omstridte poster kan settes på vent, og hele historikken fra faktura til betaling eller inkasso ligger på samme sak. Trenger du hjelp med reskontro og regnskap, kan regnskapsbyrået Aiak bistå.