Fakturamal
Bruk malen som struktur, men sørg for kontrollerbar nummerering, riktig MVA og dokumentasjon som ikke kan overskrives etter utsending.
En fakturamal er et fast oppsett for selger, kunde, varelinjer, MVA og betaling. Malen kan gi et ryddig dokument, men den løser ikke automatisk kravene til fakturanummerering, sporbarhet eller bokføring.
Hva bør en fakturamal ha?
- plass til unikt fakturanummer og fakturadato
- selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
- «MVA» etter organisasjonsnummeret når selger er registrert
- kundens navn og adresse eller organisasjonsnummer
- felt for leveringsdato eller periode
- varelinjer med beskrivelse, mengde, enhet og pris
- MVA-grunnlag, sats og MVA-beløp per sats
- totalbeløp, forfallsdato og kontonummer
- KID eller annen betalingsreferanse
- kundens bestillingsnummer, prosjekt eller kontaktperson
Se hva en faktura må inneholde for den fullstendige forklaringen.
Word og Excel: den viktige begrensningen
En redigerbar Word- eller Excel-mal tildeler normalt ikke fakturanummer maskinelt i en kontrollerbar, sammenhengende serie. Hvis du fyller inn nummeret manuelt, er ikke malen alene en god løsning for løpende fakturering.
Bokføringsforskriften åpner for maskinelt tildelte nummer eller forhåndsnummererte blanketter trykt av en ekstern aktør. For de fleste virksomheter er et faktura- eller regnskapssystem den enkleste løsningen.
Et system bør også:
- hindre at utstedte fakturaer slettes eller overskrives
- opprette kreditnota med kobling til originalen
- beregne og spesifisere MVA
- lagre kundedata og referanser
- sende EHF eller eFaktura
- følge betaling i kundereskontroen
Gratis faktura i nettleseren
Hvis du trenger å lage en enkelt faktura, kan du bruke ReAIs gratis fakturaverktøy . For gjentatt næringsvirksomhet bør fakturering og regnskap henge sammen, slik at nummerrekke, MVA, inntekt og betaling kan avstemmes.
Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura til andre bokføringspliktige virksomheter. En lokal Word- eller Excel-mal lager ikke en strukturert e-faktura. Se obligatorisk e-faktura fra 2027 før du velger en langsiktig løsning.
Design som gir raskere behandling
Et godt fakturadesign er først og fremst tydelig:
- Kunde og fakturanummer er lette å finne.
- Leveransen beskrives med forståelige varelinjer.
- Kundens bestillingsnummer står i et eget felt.
- MVA og totalsum kan kontrolleres uten å regne baklengs.
- Forfallsdato, konto og KID er samlet.
- Logo og farger tar ikke oppmerksomheten fra betalingsinformasjonen.
Unngå å plassere viktige opplysninger bare i e-posten rundt vedlegget. Fakturaen skal kunne forstås alene når den hentes fra arkivet senere.
Før du bruker malen
- kontroller at foretaksopplysningene er oppdatert
- avklar hvordan fakturanummer tildeles
- lås ferdige dokumenter mot utilsiktet redigering
- bruk fakturasjekklisten
- avklar MVA hvis virksomheten er ny eller salget er unntatt
- test at KID og kontonummer er riktig
- sørg for sikker oppbevaring og sikkerhetskopi