Fakturering
En god fakturaprosess gjør leveransen fakturerbar, sender riktig dokumentasjon og følger betalingen helt inn i kundereskontroen.
Fakturering er prosessen fra godkjent levering til sendt faktura, bokført salg og avstemt betaling. Den består derfor av mer enn å lage et PDF-dokument.
En robust prosess skal svare på fire spørsmål:
- Hva er levert og til hvilken pris?
- Hvem er riktig juridisk mottaker?
- Oppfyller fakturaen lovkrav og kundens krav?
- Er fakturaen mottatt, bokført og betalt?
Fakturaprosessen
| Steg | Kontroll | Resultat |
|---|---|---|
| Fakturagrunnlag | Avtale, levering, timer, varer, tillegg og godkjenning | Dokumentert beløp som kan faktureres |
| Kunde | Juridisk navn, organisasjonsnummer, sendemåte og referanser | Faktura til riktig mottaker |
| Salgsdokument | Nummer, dato, leveranse, MVA og betaling | Riktig faktura |
| Utsending | EHF, eFaktura, PDF eller portal | Dokumentert leveringsstatus |
| Bokføring | Inntekt, utgående MVA og kundefordring | Oppdatert regnskap |
| Betaling | KID, bankavstemming og avvik | Lukket eller delbetalt fordring |
| Oppfølging | Påminnelse, innsigelse, rente eller inkasso | Kontrollert behandling av utestående |
Før fakturaen opprettes
Fakturagrunnlaget bør komme fra en godkjent ordre, leveranse, timeliste eller milepæl. Avklar pris, betalingsfrist og tilleggsarbeid før utsending. Se tilbud eller faktura for dokumentrekkefølgen.
Registrer kundens fakturareferanse sammen med avtalen. Et manglende PO-nummer kan forsinke betalingen selv om alle lovpålagte felt er med.
Når fakturaen opprettes
Fakturaen må ha kontrollerbar nummerering og oppfylle kravene til salgsdokumentasjon. Bruk sjekklisten før utsending og den fullstendige guiden hva er en faktura for feltene.
Fakturadato er datoen dokumentet utstedes. Leveringsdato eller periode viser hva fakturaen gjelder. Hovedregelen er at fakturaen skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Les når faktura må sendes .
Elektronisk fakturering fra 2027
Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura ved salg til andre bokføringspliktige virksomheter. En PDF på e-post er ikke en strukturert e-faktura.
Les obligatorisk e-faktura fra 2027 og bruk sjekklisten for overgangen til å kartlegge systemer og kundedata.
Etter utsending
En faktura med status «sendt» kan fortsatt være avvist. Følg med på tekniske kvitteringer og kundens godkjenningsstatus. Når betalingen kommer, gir KID automatisk avstemming mot kundereskontroen.
Ved feil må du bevare historikken med kreditnota . Ved manglende betaling bør du først kontrollere levering, innsigelser og bank, og deretter følge opp etter reglene for purring .
ReAI samler fakturagrunnlag, faktura, bokføring, bank og oppfølging. Det reduserer dobbeltregistrering og gjør det mulig å se hvor i flyten en faktura har stoppet.