Fakturanummer
Nummereringen skal gjøre alle utstedte fakturaer sporbare og hindre at et salgsdokument kan fjernes uten at avviket blir synlig.
Et fakturanummer identifiserer en faktura i regnskapet. Nummeret skal tildeles maskinelt i en kontrollerbar, sammenhengende serie. Alternativt kan fakturaen bruke forhåndsnummererte blanketter trykt av en ekstern aktør.
Du bør ikke skrive inn neste nummer manuelt i Word eller Excel. Det gir ikke den systemkontrollen bokføringsforskriften krever.
Kravene kort forklart
| Krav | Praktisk løsning |
|---|---|
| Kontrollbar serie | Systemet viser rekkefølge og eventuelle avvik |
| Maskinell tildeling | Nummeret reserveres eller tildeles av fakturasystemet |
| Ingen gjenbruk | Et nummer brukes ikke på en ny faktura senere |
| Sporbar retting | Feil faktura reverseres med kreditnota, ikke sletting |
| Dokumentasjon | Avbrutte eller annullerte dokumenter kan forklares |
Kan serien starte på hvilket som helst nummer?
En ny virksomhet kan normalt velge et startnummer som passer systemet, for eksempel 1001. Det viktige er ikke at første faktura heter «1», men at den videre serien er kontrollerbar.
Unngå å legge sensitiv eller forvirrende informasjon inn i fakturanummeret. Kunde, prosjekt og avdeling hører hjemme i egne felt. En enkel løpenummerserie er lettere å kontrollere enn en kode som endrer struktur ofte.
Fakturanummer ved årsskifte
Du kan fortsette samme serie over årsskiftet. Hvis systemet bruker en årsspesifikk serie, må hver serie være tydelig definert og kontrollerbar. Ikke nullstill nummereringen manuelt uten å dokumentere hvordan systemet skiller seriene.
Eksempler:
- 1058, 1059, 1060
- 2026-1058, 2026-1059 og deretter en dokumentert 2027-serie
Fakturadatoen skal fortsatt være datoen fakturaen faktisk utstedes. Se fakturadato og leveringsdato ved fakturering rundt årsskiftet.
Hull i nummerserien
Et hull bør undersøkes. Det kan skyldes et utkast som reserverte et nummer, en teknisk feil eller et dokument som ble annullert. Løsningen er å beholde eller dokumentere hendelsen, ikke å flytte senere fakturaer tilbake i serien.
En intern kontroll kan vise:
- manglende nummer
- duplikater
- fakturaer uten bokføring
- kreditnota uten originalfaktura
- nummer tildelt uten at dokumentet ble ferdigstilt
Systemets oppførsel ved utkast og annullering bør beskrives i regnskapsrutinene.
Feil i en sendt faktura
Et fakturanummer skal ikke gjenbrukes fordi kunden har feil navn, beløp eller MVA. Opprett kreditnota og ny faktura slik at originalen, reverseringen og det korrekte dokumentet kan følges.
Kreditnotaen har sitt eget dokumentnummer og bør vise til fakturanummeret den korrigerer.
Fakturanummer og KID
Fakturanummeret kan inngå i KID , men numrene er ikke nødvendigvis like. KID kan også inneholde kundenummer og har et kontrollsiffer som valideres med MOD10 eller MOD11.
Kundens bestillingsnummer er en tredje referanse. Se fakturareferanse på faktura for forskjellen.
Fakturamal og gratis faktura
En fakturamal gir et visuelt oppsett, men ikke automatisk en lovlig nummerserie. For en enkelt faktura kan du bruke gratis fakturaverktøy . For løpende virksomhet bør faktura, nummerering, bokføring og betaling håndteres i en sammenhengende løsning.